Kaikki mitä sinun tarvitsee kopioida Outlook-osallistujasi toiseen pyyntöön
- Joskus sinun on ehkä kopioitava Outlook-kokouksen osallistujat kutsusta toiseen.
- Jos haluat kopioida osallistujat heidän vastaustensa perusteella, sinun on käytettävä sekä Outlookia että Exceliä.
- Voit valita kaikki kutsutut yksinkertaisesti kopioimalla ja liittämällä luettelon.
Kokouspyyntöjen lähettäminen Outlookissa oleville ihmisille on yhtä helppoa kuin he tulevatkin. Sen avulla voit seurata osallistujien vastauksia muiden etujen ohella.
Mutta mitä tapahtuu, jos sinun on kopioitava osallistujaluettelo yhdestä Outlook-kokouksesta toiseen lähettääksesi uuden kokouskutsun? No, tämä on hyvin yksinkertaista, ja näytämme sinulle, kuinka se tehdään ja paljon muuta tässä yksityiskohtaisessa oppaassa.
Kuinka voin viedä kokouksen osallistujat Exceliin?
Kokouksen osallistujien vieminen Exceliin on melko yksinkertaista ja suoraa, sillä sinun tarvitsee vain kopioida ja liittää kutsuttujen sähköpostiosoitteet ja vastaustila.
Sinun on kuitenkin edelleen suodatettava ja lajiteltava se. Selitämme kaiken tämän tämän oppaan seuraavassa osassa.
Kuinka kopioin osallistujaluettelon tiimikokouksesta?
1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella kopioidaksesi
- Käynnistä Outlook ja napsauta Kalenteri -kuvaketta vasemmassa ruudussa.
- Napsauta kalenterissa sen kokouksen päivämäärää, josta haluat kopioida osallistujat, ja kaksoisnapsauta kokouskutsua ikkunan oikealla puolella.
- Nyt, napsauta Vastaanottaja -kenttään juuri avatussa kokousikkunassa.
- paina Ctrl näppäin + A valitaksesi kaikki osallistujat ja napsauta kenttää hiiren kakkospainikkeella.
- Valitse lopuksi Kopio -vaihtoehto ja liitä osallistujat uuteen kokoukseen, missä niitä tarvitaan.
Jos haluat kopioida vain kokouksen osallistujaluettelon Outlook-kokouskutsusta ilman heidän kutsuaan vastauksia, voit tehdä sen napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Vastaanottaja-kenttää ja liittämällä sen kokoukseen pyynnöt.
2. Käytä Kopioi tila leikepöydälle
- Käynnistä Outlook ja avaa alkuperäinen kokous, josta haluat kopioida kutsutut.
- Klikkaa Seuranta -painiketta.
- Valitse nyt Kopioi tila leikepöydälle.
- Käynnistä Excel ja luo uusi laskentataulukko.
- Valitse seuraavaksi A1 solua ja paina Ctrl näppäin + V liittääksesi osallistujat ja heidän vastauksensa.
- Napsauta tästä Data välilehti yläreunassa.
- Klikkaus Suodattaa, jota seuraa vieressä oleva alanuoli Vastaus.
- Valitse vastauksista suodatettava parametri (hyväksytty, hylätty tai ei vastausta) ja napsauta OK. Sinulla pitäisi nyt olla vain suodatetut osallistujat.
- Kopioi lopuksi osallistujat ja liitä ne kokouskutsuun, jota tarvitset Outlookissa.
Jos sinun on kopioitava osallistujat Outlook-kokouskutsusta heidän vastaustensa perusteella, käytä tätä menetelmää. Tämän avulla voit nähdä kokouksen osallistujat lähettääksesi seurantasähköpostin ennen sen lähettämistä.
- Outlook-kalenteri ei salli muokkauksia: 3 tapaa korjata se
- 2 tapaa palauttaa ja lähettää sähköpostin uudelleen Outlookissa
- Luokkien luominen ja käyttäminen Outlookissa: Paranna tuottavuuttasi
3. Kopioi Outlook VBA: lla
- Käynnistä Outlook ja paina Alt näppäin + F11 avataksesi VBA-editorin.
- Klikkaus Lisää yläreunassa ja valitse Moduuli.
- Kopioi ja liitä alla oleva koodinäyte sinne:
Sub CopySpecificAttendees()
Dim olSel As Selection
Dim olItem As AppointmentItem
Dim olAttendees As Recipients
Dim obj As Object
Dim strAddrs As String
Dim DataObj As MSForms.DataObject
Set DataObj = New MSForms.DataObject
Set olSel = Outlook.Application.ActiveExplorer.Selection
Set olItem = olSel.Item(1)
Set olAttendees = olItem.Recipients
For Each obj In olAttendees
'To copy the attendees who have accepted the meeting request
If obj.MeetingResponseStatus = olResponseAccepted Then
'To copy who declined - "If olAttendee.MeetingResponseStatus = olResponseDeclined Then"
'To copy who haven't respond - "If olAttendee.MeetingResponseStatus = olResponseNone" Then
strAddrs = strAddrs & ";" & obj.Address
DataObj.SetText strAddrs
DataObj.PutInClipboard
End If
Next
End Sub
- Palaa sitten Outlook-ikkunaan ja napsauta Tiedosto -välilehti.
- Valitse seuraavaksi Vaihtoehdot vasemmassa ruudussa.
- Klikkaus Pikakäyttötyökalupalkki.
- Napsauta tästä Valitse komennot avattavasta valikosta ja valitse Makrot.
- Valitse makro.
- Klikkaa Lisätä -painiketta.
- Napsauta seuraavaksi OK -painiketta lisätäksesi sen.
- Siirry nyt kalenteriisi ja napsauta kokousta kopioidaksesi osallistujat.
- Napsauta yläreunassa olevaa makrokuvaketta. Tämä auttaa kopioimaan tapaamisen tiedot.
- Luo lopuksi uusi kokouspyyntö ja napsauta Vastaanottaja -kenttään ja paina Ctrl + V. Osallistujat liitetään sinne automaattisesti.
Jos haluat jonkinlaisen automatisoidun menetelmän osallistujien kopioimiseksi Outlook-kokouskutsuistasi, tämä on oikea ratkaisu. Voit aina käyttää luotua makroa kokouksen tietojen ja osallistujien kopioimiseen milloin tahansa.
Osallistujaluettelon tulostaminen Outlookissa
- Mene luoksesi Kalenteri Outlookissa ja avaa kokouskutsu, josta voit tulostaa osallistujat.
- Nyt, napsauta Seuranta in Tapaaminen osio.
- Valitse Kopioi tila leikepöydälle kontekstivalikosta.
- Avaa seuraavaksi uusi Word-asiakirja ja liitä osallistujaluettelo sinne.
- Lopuksi paina Ctrl + P tulostaa.
Jos sinun on joskus tulostettava tapaamistietosi, mukaan lukien kokoukseen kutsutut ja vastaukset, yllä olevat vaiheet auttavat sinua saamaan työn tehtyä.
Olemme saavuttaneet tämän yksityiskohtaisen oppaan, joka koskee kokouksen osallistujien kopioimista Outlookissa kokonaan uuteen pyyntöön. Yllä olevien vaihtoehtojen avulla voit kopioida kaikki osallistujat tiettyyn kokouspyyntöön tai valita ne heidän vastaustensa perusteella.
Tämä on erityisen hyödyllistä, jos joskus tarvitset lähetä kokouskutsusi muistutuksena tietylle ihmisryhmälle.
Joten, sinulla ei pitäisi olla ongelmia Outlook-kokouksessasi aikataulu ja muistutus annetuilla tiedoilla.
