วิธีสร้าง แชร์ ลบ และส่งออก Outlook Quick Parts

ใน Microsoft Outlookชิ้นส่วนด่วนเป็นวิธีที่เหมาะสมที่สุดในการตอบกลับอีเมลอัตโนมัติ นี่เป็นคุณสมบัติที่ช่วยประหยัดเวลาใน Office 2007 และช่วยให้คุณสามารถจัดเก็บหรือนำองค์ประกอบเอกสารมาใช้ใหม่ได้

ซึ่งอาจรวมถึงการตอบกลับคำขอข้อมูล คุณสมบัติเอกสาร ตาราง ลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลที่คุณใช้บ่อยที่สุด หรือเนื้อหาอีเมลอื่นๆ คุณมีสิทธิ์นึกถึง AutoTex เมื่ออ่านสิ่งเหล่านี้ Quick Parts เกือบจะแทนที่ฟังก์ชันการทำงานดังกล่าวใน Office เวอร์ชันเก่า

AutoText ยังคงมีอยู่ แต่ Quick Parts มีคุณสมบัติพิเศษมากมายและหลากหลายมากขึ้น และทำงานในลักษณะเดียวกันใน Outlook for Outlook ทุกเวอร์ชัน

Office 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 และ Outlook 2007

ดังนั้น หากต้องการสร้าง Quick Parts สำหรับข้อความ ให้ทำตามขั้นตอนโดยละเอียดที่นี่ จากนั้น อย่าลังเลที่จะเรียนรู้วิธีจัดการพวกเขาให้ดียิ่งขึ้น และอย่าลืมว่าขั้นตอนในอีเมล ผู้ติดต่อ การนัดหมาย หรืองานจะเหมือนกัน

ฉันจะสร้าง แชร์ ลบ และส่งออก Outlook Quick Parts ได้อย่างไร

1. สร้างชิ้นส่วนด่วนใน Outlook

1. พิมพ์ ข้อความ คุณต้องการใช้ในส่วนด่วนเป็นใหม่ ข้อความอีเมล.
2. เน้นข้อความที่คุณต้องการบันทึกเป็นส่วนด่วน การจัดรูปแบบ รูปภาพ ลิงก์ หรือเนื้อหาอื่นๆ ทั้งหมดจะถูกจัดเก็บไว้เป็นส่วนหนึ่งของ Quick Part
3. ตอนนี้คุณสามารถย้ายไปที่ แท็บแทรก.
4. ใน กลุ่มข้อความ, คลิก อะไหล่ด่วน.
5. ในการสร้าง Quick Part ให้เลือกตัวเลือกเพื่อ บันทึกการเลือกไปที่ Quick Parts Gallery.
6. จาก สร้าง Building Block ใหม่ ไดอะล็อกบ็อกซ์ ได้เวลาใส่ชื่อที่สื่อความหมายสำหรับรายการของคุณ
7. คลิก ตกลง เพื่อบันทึก
8. เมื่อสร้าง Quick Part แล้ว คุณจะสามารถเข้าถึงและนำกลับมาใช้ใหม่ได้ทุกเมื่อจากทุกที่

---

2. แชร์ส่วนด่วนใน Outlook

Quick Parts ถูกบันทึกไว้ในไฟล์ที่เรียกว่า NormalEmail.dotm และ Normal.dotm. สิ่งเหล่านี้ไม่ได้ออกแบบมาเพื่อแบ่งปัน เมื่อคุณต้องการแชร์ Quick Parts ที่มีประโยชน์หลายๆ อย่าง ให้สร้างและบันทึกเทมเพลตใหม่

อาจเป็นเทมเพลต .dotx แทนที่จะเป็น .dotm ซึ่งทำให้การแชร์เป็นไปได้แม้ในขณะที่ใช้โปรแกรมรับส่งเมลนี้

3. ลบ Quick Parts ใน Outlook

1. ก่อนอื่นให้เปิด แม่แบบ ที่มีแบบเอกสารสำเร็จรูปที่คุณต้องการลบ
2. ไปที่ แท็บแทรก.
3. ไปทางขวามือคือ อะไหล่ด่วน, พบใน กลุ่มข้อความ. คลิกเลย
4. คลิกขวาที่รายการใดๆ จากนั้นคลิก จัดระเบียบและลบ.
5. เลือกรายการที่คุณต้องการลบและคลิก ปุ่มลบ.
6. สุดท้าย เมื่อถูกถามว่าคุณต้องการลบบล็อคส่วนประกอบที่เลือกจริงๆ หรือไม่ ให้ยืนยันโดยคลิก ใช่.

บันทึก: Building Block นี้ไม่มีให้บริการในแกลเลอรีอีกต่อไปเมื่อคุณแจกจ่ายแม่แบบ แม้ว่าเนื้อหาอาจยังปรากฏในแม่แบบก็ตาม

---

4. ส่งออกชิ้นส่วนด่วนใน Outlook

1. ก่อนอื่นให้เปิดโฟลเดอร์
2. ป้อน %APPDATA%MicrosoftTemplates ในกล่องที่อยู่
3. กด ใส่รหัส.
4. จากนั้นคุณจะได้รับ NormalEmail.dotm และ Normal.dotm ไฟล์ในโฟลเดอร์เปิดใหม่
5. ตอนนี้ เพียงคัดลอกไฟล์ทั้งสองนี้จากโฟลเดอร์ และวางลงในโฟลเดอร์ที่คุณต้องการ

บันทึก: NormalEmail.dotm และ Normal.dotm มักจะอยู่ในโฟลเดอร์เทมเพลตของคุณ จากที่นี่ คุณสามารถคัดลอกและวางด้วยตนเองได้ตามสบาย

---

บทสรุป

หากคุณใช้เนื้อหาซ้ำบ่อยๆ คุณอาจได้รับประโยชน์จากฟังก์ชัน Quick Parts ของ Outlook ไม่ว่าคุณจะเขียนข้อความใหม่หรือเพียงแค่ตอบกลับข้อความที่มีอยู่ วิธีนี้ก็ยังเป็นวิธีที่ดีในการประหยัดเวลาในการเขียนอีเมลฉบับต่อไปของคุณ

เมื่อคุณเริ่มทำความรู้จักกับ Quick Parts แล้ว คุณคงสงสัยว่าคุณจัดการได้อย่างไรหากไม่มีชิ้นส่วนเหล่านี้!

อ่านเพิ่มเติม:

• วิธีดาวน์โหลด Outlook Assistant
• ดาวน์โหลดปฏิทิน Outlook ลายเซ็น และเปลี่ยนชุดเสียง
• วิธีเชื่อมต่อ Slack กับ Outlook