Outlook で優先フィールドを作成、追加、カスタマイズする方法

[フィールド セレクター] オプションを使用して列を追加する

Outlook で割り当てられたタスクの緊急度を判断するには、組み込みの優先度レベル (高、標準、低)、カラー タグ、期日、およびステータス フィールドを使用できます。

ただし、さらに詳細を追加する場合は、Outlook でカスタム優先度フィールドを作成する必要があり、いくつかの追加手順が必要です。

この包括的なガイドでは、カスタム優先度を作成および追加するためのステップバイステップの手順と、Outlook で優先度をカスタマイズする方法について説明します。

Outlook の優先フィールドとは何ですか?

Outlook では、優先度フィールドにタスク、電子メール、またはその他のアイテムに割り当てられた重要度のレベルが表示され、タスクを遅らせてもよいか、すぐに処理する必要があるかを示します。

タスクの件名フィールドに関連情報を含めてタグを追加すると、To Do リストを並べ替えやすくなり、優先度の高い項目から最初に取り組むことが容易になります。

デフォルトの優先度設定には 3 つのオプションがあります。 高い, 中くらい、 そして 低い特に、メンバーによって優先順位の解釈が異なる可能性があるチームで作業している場合には、これだけでは十分ではありません。

また、優先度フィールドをカスタマイズすると、Outlook のタスク管理を適応させ、ワークフローを個人用にカスタマイズするのに役立ちます。

さらにカスタマイズするには、 Outlook クイック アクセス ツールバー 頻繁に使用されるすべてのオプションにすぐにアクセスできるため、アプリの使用がこれまでより簡単になります。

Outlook でカスタム フィールドを作成するにはどうすればよいですか?

1. カスタムフィールドを作成する

1. を押します。 ウィンドウズ キー、タイプ 見通しをクリックして、 開ける.
2. ナビゲーション バーに移動し、 タスク フォルダ。 新しいウィンドウの右側のペインに、割り当てられたタスクがリストされます。
3. 次に、列ヘッダー バーを右クリックしてコンテキスト メニューを表示し、 フィールドセレクター.
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4. で フィールドセレクター ダイアログ ボックスで、クリックします 新しい.
5. で 新しい列 ウィンドウで、列に割り当てる名前を入力します。 のために タイプ そして フォーマット, デフォルトではテキストが選択されていますが、列名や目的に応じてフィールドの種類を変更できます。 すべての詳細を入力したら、をクリックします わかりました.
6. 列が表示されたら、 フィールドセレクター ウィンドウで、列ヘッダー バーにドラッグ アンド ドロップして追加します。

タスク リストをさらに合理化するために、好きなだけ列を作成できますが、追加しすぎると作業が複雑になります。

このトピックについて詳しく読む

• Outlook で PST ファイルを作成する方法
• Outlook で統合受信トレイ ビューを作成する方法

2. 「セル内編集を許可」を有効にして優先度を定義します

注記

受信トレイ フォルダーとは異なり、タスク フォルダーにはすでに セル内編集を許可する 機能が有効になっています。 ただし、入力できない場合は、手順に従って有効にしてください。

1. の中に タスク フォルダに移動し、 ビュー タブから、 現在のビュー ヘッダー、選択 設定の表示.
2. で 詳細ビュー設定 ウィンドウで、 その他の設定 ボタン。
3. 次に、場所を特定します 列見出しと行の横にチェックマークを付けます。 セル内編集を許可するをクリックしてから、 わかりました.
4. タスク リストで、追加した新しい列を見つけて、個々のタスクの重要性を定義する番号またはテキストを追加します。

送信者からのメールに優先順位を付けて、すべてのメールが受信トレイに確実に配信されるようにしたい場合は、次の方法を知る必要があります。 Outlook で電子メールをホワイトリストに登録する.

カスタム優先度フィールドを使用するにはどうすればよいですか?

カスタム優先度フィールドを追加すると、好みに応じてタスクをパーソナライズし、生産性が向上し、明確さと効率が向上します。

これがどのように役立つかをさらに理解するのに役立ついくつかの方法を次に示します。

• 時間に制約のあるプロジェクトまたはタスク – リストに記載されているタスクの一部が期限に近づいている場合は、カスタム優先度フィールドを使用して、それらのタスクに高い優先度レベルを割り当てることができます。
• コンテキスト関連の優先順位 – 価値の高いクライアントや期限など、さまざまなタスクのコンテキストに対して、優先度フィールドを追加して、それに応じてタスクを処理できます。
• 危険 – リスク優先度フィールドを追加して、割り当てられたタスクに関連する可能性のあるリスクを表示します。
• フォローアップ – フォローアップの優先順位フィールドでは、フォローアップが必要なタスクを強調表示できます。 タスクに「フォローアップ高」というラベルを付けることができます。
• チームコラボレーション – チーム内でタスクの重要性を知らせ、コミュニケーションと効率を高めるために使用します。

Outlook のカスタム優先度フィールドに関して従うべきベスト プラクティスは何ですか?

Outlook のタスク管理を改善するには、まずプロジェクト内のタスクのコンテキストを理解してから、適切なカスタム優先度フィールドを追加する必要があります。

さらに、この機能を効果的に使用するには、次の点に留意する必要があります。

• 関連性 – 関連するラベルはタスクの重要性を迅速に評価するのに役立つため、列の名前、タイプ、形式を選択するときは、タスクを念頭に置く必要があります。
• ワークフロー – 優先度フィールドのカスタマイズは、自分にとって意味があり、ワークフローと一致する必要があります。
• 数字で並べ替える – フィールド タイプとして数値を使用すると、タスクの優先順位を昇順または降順で示すことができ、緊急度の評価に役立ちます。
• タスクの優先順位を確認する – カスタム優先順位を定期的にチェックして、現在の要件に適合しているかどうかを確認する必要があります。
• 同じアプローチを使用しないでください – タスクの管理は、その人や担当するタスクの主観的なものです。 したがって、ニーズと割り当てられたタスクに合ったカスタム優先度フィールドを選択する必要があります。
• 簡略化する – 混乱を招き、明確にするという目的が損なわれる可能性があるため、追加しすぎないでください。

Outlook タスクでカスタム優先度を設定するにはどうすればよいですか?

タスクリストの列ヘッダーバーを右クリックし、 フィールドセレクター、新しい列を追加し、名前を付け、それに応じてフィールド タイプを定義します。

列を作成したら、その列をタスク リストにドラッグ アンド ドロップして列ヘッダーに追加できます。 次に、緊急性やその他の好みに応じて優先順位を指定できます。

以上が、Outlook でカスタム優先度フィールドを作成し、コンテキスト、時間の制約、関連するリスクなどに応じてタスクにラベルを付ける方法です。

見つけたら、 Outlook のインデックス作成が遅い それを修正したい場合は、Windows 11 上の Outlook でのインデックス作成を高速化するためのこのガイドを参照することをお勧めします。

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