Πώς να δημιουργήσετε μια ενοποιημένη προβολή εισερχομένων στο Outlook

Εξερευνήστε τις δοκιμασμένες από ειδικούς μεθόδους για να το κάνετε αυτό

Εάν έχετε διαμορφώσει πολλούς λογαριασμούς email στο Outlook, ο καθένας θα έχει ξεχωριστά Εισερχόμενα. Πρέπει να κάνετε ταχυδακτυλουργία μεταξύ των εισερχομένων για να παρακολουθείτε τα εισερχόμενα email και να ενημερώνεστε για την επικοινωνία.

Για να μειώσετε την ταλαιπωρία, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ενοποιημένο φάκελο εισερχομένων στο Outlook για να συνδυάσετε όλα τα εισερχόμενα από διαφορετικά προγράμματα-πελάτες email.

Σε αυτόν τον οδηγό, θα συζητήσουμε μεθόδους με οδηγίες βήμα προς βήμα για τη συγχώνευση λογαριασμών Outlook για τον εξορθολογισμό της επικοινωνίας.

Τι είναι τα ενοποιημένα εισερχόμενα στο Outlook;

Με την αυξημένη χρήση των λογαριασμών email για διαφορετικούς σκοπούς, όπως εργασία, που σχετίζονται με έργα και προσωπική επικοινωνία, προέκυψε η ανάγκη διαχείρισής τους.

Μια ενοποιημένη προβολή εισερχομένων στο Outlook σάς βοηθά να ελέγχετε και να διαχειρίζεστε μηνύματα email από πολλές διευθύνσεις email σε ένα μέρος.

Εξαλείφει την ταλαιπωρία της εναλλαγής μεταξύ λογαριασμών email ή φακέλων για τον έλεγχο των εισερχόμενων μηνυμάτων και της επικοινωνίας. Ακολουθούν ορισμένα οφέλη από τη χρήση ενός:

• Σας εξοικονομεί χρόνο – Σας επιτρέπει να ελέγχετε όλα τα email σε ένα μέρος, ώστε να μην χάνετε τίποτα σημαντικό, εξοικονομώντας χρόνο και κόπο.
• Σας βοηθά να θέσετε προτεραιότητες – Με μια ενοποιημένη προβολή, μπορείτε να ελέγξετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να αποφασίσετε την προτεραιότητα και να απαντήσετε σε αυτά ανάλογα.
• Βελτιώστε την ορατότητα μεταξύ λογαριασμών – Σας βοηθά να λαμβάνετε αμέσως όλες τις σημαντικές επικοινωνίες εάν έχετε διαφορετικά έργα και ευθύνες.
• Εστιάστε στο περιεχόμενο – Τα ενοποιημένα εισερχόμενα συμβάλλουν στη μείωση του γνωστικού φόρτου της διαχείρισης πολλών λογαριασμών και σας δίνει τη δυνατότητα να εστιάσετε στο περιεχόμενο των email.
• Οργανωμένα εισερχόμενα – Η δυνατότητα ελέγχου όλων των μηνυμάτων email σε μια ενιαία προβολή σάς βοηθά να τα ταξινομήσετε και να τα κατηγοριοποιήσετε με καλύτερο τρόπο.

Στο Outlook 2016 και σε νεότερες εκδόσεις, είναι διαθέσιμη μια δυνατότητα που ονομάζεται Focused Inbox, η οποία λειτουργεί παρόμοια, αλλά για μία διεύθυνση email τη φορά.

Χωρίζει τα Εισερχόμενά σας σε δύο κατηγορίες, Εστιασμένος και Αλλα. Τα email με υψηλή προτεραιότητα πρέπει να προστεθούν στο Focused και τα υπόλοιπα να ταξινομηθούν ως Άλλα. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε και απενεργοποιήστε τη δυνατότητα στον υπολογιστή σας και τις εφαρμογές για κινητά σύμφωνα με τις ανάγκες σας.

Ωστόσο, δεν συνδυάζει τα εισερχόμενα για πολλούς λογαριασμούς σε ένα μέρος, εξ ου και η ανάγκη για μια ενοποιημένη προβολή.

Υπάρχει τρόπος να συνδυαστούν τα εισερχόμενα στο Outlook;

Το Outlook δεν σας προσφέρει έναν απλό τρόπο να το κάνετε, αλλά καθώς η πλατφόρμα είναι εξαιρετικά προσαρμόσιμη, μπορεί να γίνει. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι αντιμετώπισης για τη λήψη της συνδυασμένης προβολής εισερχομένων του Outlook για καλύτερη διαχείριση email.

Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα, να χρησιμοποιήσετε το φάκελο Αναζήτηση ή να εκτελέσετε μακροεντολές χρησιμοποιώντας VBA για να δημιουργήσετε μια ενοποιημένη προβολή Εισερχομένων στο Outlook.

Πώς να δημιουργήσετε μια ενοποιημένη προβολή εισερχομένων στο Outlook;

1. Χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης

1. Πάτα το Windows κλειδί, τύπος άποψηκαι κάντε κλικ Ανοιξε.
2. Στο κύριο παράθυρο του Outlook, επιλέξτε οποιοδήποτε από τα εισερχόμενα. Μεταβείτε στη γραμμή αναζήτησης και πληκτρολογήστε φάκελος: Εισερχόμενα.
3. Κάντε κλικ στο βέλος προς τα κάτω στα αριστερά και αλλάξτε το Τρέχων φάκελος επιλογή να Όλα τα γραμματοκιβώτια. Αυτό θα σας δείξει τα email από όλους τους λογαριασμούς email ταυτόχρονα.
4. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στα δεξιά της γραμμής αναζήτησης και φιλτράρετε περαιτέρω τη λίστα επιλέγοντας πεδία όπως Ημερομηνία, Θέμα, Μέγεθος, και τα λοιπά.

Αφού εισαγάγετε ένα ερώτημα αναζήτησης, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο μέλλον κάνοντας κλικ στη γραμμή αναζήτησης και επιλέγοντας το Πρόσφατες αναζητήσεις επιλογή, συγχωνεύοντας έτσι τα εισερχόμενά σας στο Outlook όποτε θέλετε.

Δεν μπορείτε να βρείτε ορισμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook; Σας συμβουλεύουμε να ανατρέξετε στον οδηγό μας για το Το email του Outlook εξαφανίστηκε θέμα για να μάθετε τους λόγους και τις εύκολες λύσεις.

2. Δημιουργήστε έναν κανόνα

2.1 Δημιουργήστε έναν φάκελο

1. Πάτα το Windows κλειδί, τύπος άποψηκαι κάντε κλικ Ανοιξε.
2. μεταβείτε στο Ντοσιέ καρτέλα και κάντε κλικ Νέος φάκελος.
3. Μόλις το Νέος φάκελος εμφανίζεται το παράθυρο, ονομάστε το Ενοποιημένα Εισερχόμενα και κάντε κλικ Εντάξει.

2.2 Δημιουργήστε έναν κανόνα

1. μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα και κάντε κλικ Κανόνες.
2. Από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων.
3. Κάντε κλικ Νέος Κανόνας από το Κανόνες & Ειδοποίηση κουτί διαλόγου.
4. Στο Οδηγός κανόνων παράθυρο διαλόγου, τοποθετήστε ένα σημάδι επιλογής σε Εφαρμογή κανόνα στα μηνύματα που λαμβάνω και κάντε κλικ Επόμενο.
5. Στην επόμενη σελίδα, τοποθετήστε ένα σημάδι επιλογής δίπλα μέσω του καθορισμένου λογαριασμού, και μόνο σε αυτόν τον υπολογιστή, Κάντε κλικ Επόμενο.
6. Μόλις εμφανιστεί κάτω από Βήμα 2, κάντε κλικ στον υπερσύνδεσμο στο προσδιορίζεται και επιλέξτε μια διεύθυνση email και κάντε κλικ Εντάξει.
7. Τώρα, επιλέξτε μετακινήστε το στον καθορισμένο φάκελοκαι μόλις εμφανιστεί σε Βήμα 2, κάντε κλικ στον υπερσύνδεσμο στο προσδιορίζεται.
8. Επιλέγω Ενοποιημένα Εισερχόμενα από το αναδυόμενο παράθυρο και κάντε κλικ Εντάξει; στη συνέχεια, στο κύριο παράθυρο, κάντε κλικ Επόμενο.
9. Μπορείτε να προσθέσετε εξαιρέσεις αν θέλετε ή να το αφήσετε ως έχει και να χτυπήσετε Επόμενο.
10. Στην επόμενη σελίδα, ονομάστε τον κανόνα και τοποθετήστε ένα σημάδι επιλογής δίπλα Εκτελέστε αυτόν τον κανόνα σε μηνύματα που βρίσκονται ήδη στα Εισερχόμενακαι ελέγξτε το Ελέγξτε την περιγραφή του κανόνα για σφάλματα πεδίο. Μόλις νομίσετε ότι όλα είναι στη θέση τους, κάντε κλικ Φινίρισμα.
11. Κάντε κλικ Εντάξει στο Κανόνες και ειδοποιήσεις παράθυρο για να το κλείσετε.

Ο κανόνας θα εφαρμοστεί στον επιλεγμένο λογαριασμό email σε λίγα λεπτά. Ακολουθήστε τα βήματα 1 έως 10 για όλους τους λογαριασμούς email που θέλετε να προσθέσετε στα Ενοποιημένα Εισερχόμενά σας.

Σε περίπτωση που το Το κουμπί Εισερχόμενα δεν λειτουργεί για εσάς, σας προτείνουμε να διαβάσετε αυτόν τον λεπτομερή οδηγό για να μάθετε τις λύσεις για την επίλυση του προβλήματος.

Διαβάστε περισσότερα για αυτό το θέμα

• Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο PST στο Outlook
• Πώς να ενεργοποιήσετε και να χρησιμοποιήσετε το Copilot στο Outlook [Εύκολα βήματα]

3. Χρήση κώδικα της Visual Basic (Μακροεντολές)

3.1 Αλλάξτε τις ρυθμίσεις Μακροεντολής

1. Εκκινήστε το Outlook και μεταβείτε στο Αρχείο αυτί.
2. Κάντε κλικ Επιλογές να ανοίξει το Επιλογές του Outlook παράθυρο.
3. Κάντε κλικ Κέντρο εμπιστοσύνης από τον αριστερό πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις Κέντρου εμπιστοσύνης κουμπί.
4. Στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις μακροεντολών, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής δίπλα Ειδοποιήσεις για όλες τις μακροεντολέςκαι κάντε κλικ Εντάξει.
5. Πάλι κλικ Εντάξει.

3.2 Χρησιμοποιήστε VBA

1. Στο κύριο παράθυρο του Outlook, μεταβείτε στο Προγραμματιστής αυτί.
2. Κάντε κλικ στο Visual Basic επιλογή για άνοιγμα Microsoft Visual Basic για εφαρμογές.
3. μεταβείτε στο Εισάγετε επιλογή και επιλέξτε Μονάδα μέτρησης.
4. Αντιγράψτε και επικολλήστε τον παρακάτω κώδικα στη μονάδα και πατήστε Crtl + μικρό για να το αποθηκεύσετε και μετά κλείστε το παράθυρο.

Sub UnifiedInbox() Dim xExplorer As Outlook.Explorer. Dim xSearch As String. On Error Resume Next. xSearch = "folderpath: Inbox"
Set xExplorer = Outlook.Application.ActiveExplorer. xExplorer.Search xSearch, olSearchScopeAllFolders. Set xApp = Nothing. End Sub

3.3 Εκτελέστε τον κωδικό

1. Στο κύριο παράθυρο του Outlook, μεταβείτε στο Προγραμματιστής αυτί.
2. Επιλέγω Μακροεντολές, στη συνέχεια από το αναπτυσσόμενο μενού, επιλέξτε αυτό που αποθηκεύσατε.
3. Η ενέργεια θα εκτελέσει το ερώτημα και θα δείτε να εμφανίζονται όλα τα εισερχόμενα email από πολλούς λογαριασμούς.

Τα αποτελέσματα που εμφανίζονται θα είναι παρόμοια με αυτά που είδαμε στη μέθοδο της γραμμής αναζήτησης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε από αυτά για να έχετε τα επιθυμητά αποτελέσματα.

Ωστόσο, με τον καιρό το ερώτημα από τη γραμμή αναζήτησης θα πέσει από τη λίστα καθώς αναζητάτε άλλα πράγματα. Επομένως, η μέθοδος μακροεντολών είναι χρήσιμη καθώς αποθηκεύει το ερώτημα και μπορείτε να το εκτελέσετε όποτε θέλετε.

Επομένως, αυτές είναι οι μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να συνδυάσετε τα εισερχόμενα και να δημιουργήσετε μια ενοποιημένη προβολή Εισερχομένων στο Outlook για απρόσκοπτη διαχείριση email.

Εάν αντιμετωπίζετε προβλήματα συγχρονισμού αλληλογραφίας όπως Το Outlook δεν ενημερώνει τα Εισερχόμενά σας, σας συνιστούμε να ανατρέξετε σε αυτόν τον οδηγό για να βρείτε γρήγορες λύσεις.

Μη διστάσετε να μας δώσετε οποιεσδήποτε πληροφορίες, συμβουλές και την εμπειρία σας σχετικά με το θέμα στην παρακάτω ενότητα σχολίων.