Как да създадете и използвате категории в Outlook: Увеличете вашата производителност

Научете как най-добре можете да използвате категориите на Outlook във ваша полза

Това е изчерпателно ръководство за това как да създавате и използвате категории в Microsoft Outlook. Обяснихме всички подробности, които ще ви помогнат да разберете ползите от използването на категории, както и инструкции стъпка по стъпка как да създавате, преименувате и изтривате категории.

Освен това ще научите как да присвоявате категории на имейли, срещи, контакти и задачи. Статията също така ще предостави съвети как да сортирате и филтрирате съобщения по категория по подразбиране.

В тази статия

• Какво представляват категориите на Outlook?
• Защо не мога да използвам категории в Outlook?
• Как да създавате и използвате категории на Outlook?
• 1. Създайте категории на Outlook
• 1.1 Настолен клиент
• 1.2 Уеб приложение
• 2. Преименувайте категориите на Outlook
instagram story viewer
• 2.1 Настолно приложение
• 2.2 Уеб клиент
• 3. Изтрийте категориите на Outlook
• 3.1 Настолно приложение
• 3.2 Уеб клиент
• 4. Използвайте категории на Outlook
• 4.1 Присвояване на категории на Outlook към вашия имейл
• 4.2 Добавяне на категория към вашето събитие в календара
• Как да сортирате и филтрирате съобщенията по категория?

Какво представляват категориите на Outlook?

Много хора са объркани между това какво е категория на Outlook и какво е папка на Outlook. Въпреки това, те знаят, че има множество начини за персонализиране на Outlook и самото приложение предоставя различни начини за сортиране на съобщения, търсене на папки, сортиране на папки и много други.

Винаги обаче има известно объркване между категориите и папките на Outlook. Папките на Outlook ви позволяват да организирате входящата си кутия и да съхранявате съобщения.

Когато премествате съобщения във вашите папки, вие ги премествате от входящата кутия в тези папки. След това, за да намерите съобщенията, всичко, което трябва да направите, е да влезете в папката с категории и да потърсите в нея.

От друга страна, категориите на Outlook са начин за визуализиране и промяна на цветовия код на съобщенията във входящата ви кутия.

Когато присвоите категория на съобщение, то не напуска входящата кутия, вместо това им се присвоява цвят на категория. Използвайки цветовата категория, можете лесно да намерите съобщението, което търсите, от списъка с категории.

Защо не мога да използвам категории в Outlook?

Много потребители съобщават, че не могат да използват категории в Outlook. Една от основните причини бутонът Категория да не е наличен за IMAP акаунти е, че те не се синхронизират обратно със сървъра.

Освен това няма да можете да присвоите цветова категория на IMAP акаунти, тъй като Outlook 2016 има ограничение за функцията за цветови категории. За да коригирате това, трябва да промените IMAP акаунта на POP3 акаунт.

Как да създавате и използвате категории на Outlook?

1. Създайте категории на Outlook

1.1 Настолен клиент

1. Стартирайте настолното приложение Outlook.
2. В Етикети раздел щракване Категоризирайте.
3. От падащия списък изберете Всички категории.
4. Удари Нов бутон в Цветови категории кутия.
5. В Добавяне на нова категория наименувайте категорията си, като я напишете в текстовото поле.
6. Изберете персонализиран цвят от Цвят падащо меню.
7. Използвайки Клавиш за бърз достъп, добавете клавиш за бърз достъп за вашата категория.
8. Кликнете Добре за затваряне на Добавяне на нова категория кутия и щракнете отново Добре за да запазите вашите предпочитания.

1.2 Уеб приложение

1. Посетете длъжностното лице Страница за вход в Outlook.
2. Кликнете върху Настройки.
3. Изберете Общ и тогава Категории.
4. Натиснете + Създаване на категория в горната част на списъка с категории.
5. Назовете категорията, изберете цвят за нея, след което щракнете върху Запазване.

2. Преименувайте категориите на Outlook

2.1 Настолно приложение

1. Стартирайте настолното приложение Outlook.
2. В Етикети раздел щракване Категоризирайте.
3. От падащия списък изберете Всички категории.
4. Изберете категория, която искате да преименувате, и натиснете Преименуване бутон.
5. Въведете ново име в текстовото поле и щракнете Добре за да приложите промените.

2.2 Уеб клиент

1. Посетете длъжностното лице Страница за вход в Outlook.
2. Кликнете върху Настройки.
3. Изберете Общ и тогава Категории.
4. Кликнете върху молив бутон до категория, за да я редактирате.
5. Въведете предпочитаното име на категорията в текстовото поле и щракнете Добре. Можете също да промените цвета на тази категория.

Следвайки горния метод, можете лесно да преименувате категорията на Outlook и да й зададете име по ваш избор както на работния плот, така и на уеб приложението.

3. Изтрийте категориите на Outlook

3.1 Настолно приложение

1. Стартирайте настолното приложение Outlook.
2. В Етикети раздел щракване Категоризирайте.
3. От падащия списък изберете Всички категории.
4. Изберете категория, която искате да изтриете, и натиснете Изтрий бутон.

3.2 Уеб клиент

1. Посетете длъжностното лице Страница за вход в Outlook.
2. Кликнете върху Настройки.
3. Изберете Общ и тогава Категории.
4. Кликнете върху Кошче бутон до категория, за да я изтриете.

Използвайки горните методи, можете лесно да изтриете категории на вашия компютър, както и уеб клиентското приложение на MS Outlook.

Прочетете повече по тази тема

• Календарът на Outlook не позволява редакции: 3 начина да го коригирате
• 2 начина за извикване и повторно изпращане на имейл в Outlook
• Как да добавите празници към вашия календар на Outlook
• Как да отпечатате имейл от Outlook Web & Desktop App

4. Използвайте категории на Outlook

4.1 Присвояване на категории на Outlook към вашия имейл

1. Отидете на У дома менюто на приложението Outlook.
2. Щракнете с десния бутон върху имейла, щракнете върху Категоризирайте и изберете категория от изскачащото меню.
3. След като бъде зададена, можете да видите цвета на категорията, както и името на категорията в Категории колона на вашата пощенска кутия.

Следвайки горния метод, можете лесно да присвоите категории на Outlook на едно или няколко съобщения. Това ще ви помогне да се съсредоточите върху съобщенията, свързани с дадена категория. Например, можете да се съсредоточите и да се справите със съобщения, свързани с работата, когато сте в категорията Работа.

4.2 Добавяне на категория към вашето събитие в календара

1. Стартирайте приложението Outlook на вашия компютър.
2. Щракнете с десния бутон върху събитието в календара и изберете Категоризирайте от падащия списък и изберете категория. Ако не виждате предпочитаната от вас категория, щракнете върху Всички категории.
3. След като изберете категорията, ще видите името на категорията и цвета, приложен към събитието в календара.

Можете да приложите категориите към вашите контакти, срещи и други събития в настолното приложение Outlook или уеб приложението.

Как да сортирате и филтрирате съобщенията по категория?

1. След като зададете категория на вашите имейли, можете просто да сортирате съобщенията, като натиснете Категории колона в хоризонталната лента, която се появява над съобщенията на Outlook.
2. Под Категории раздел, можете да разширите или затворите определена категория, като използвате малък триъгълник бутон в заглавката на категорията.

Горните стъпки ще ви помогнат да сортирате и филтрирате категорично входящата кутия на Outlook. Някои от важните предимства на функцията за категория в Outlook са изброени по-долу.

• Категориите ви позволяват бързо да намерите конкретно съобщение, свързано с конкретна тема
• Можете лесно да намерите конкретно съобщение, като погледнете цвета на категорията, ако му е присвоена категория
• Можете да поддържате входящата си кутия в Outlook организирана, като присвоите категория на вашите съобщения, събития в календара или дори контакти
• Категориите са по-полезни за потребителите от папките, тъй като можете да присвоите няколко категории на едно съобщение
• Веднъж назначен, той е лесен за категоризиране
• Няма ограничение за броя категории, които можете да имате в Outlook

Това е всичко от нас в това ръководство. Можете да разгледате нашето ръководство, което обяснява подробно как можете да извършите a потърсете празна категория в Outlook.

Имаме и специално ръководство за това как да проверете в коя папка е пощата на Outlook. Също така можете да се обърнете към нашето ръководство, което ще ви помогне да разрешите Outlook не премества имейли в папка проблем.

Чувствайте се свободни да ни уведомите в коментарите по-долу, ако горното ръководство е помогнало с вашето запитване за това как да създавате и използвате категории на Outlook.