Как да получите списък с имена на файлове вътре в папка в Excel

Имате папка, в която има стотици файлове. Трябва да получите списъка с имената на всички тези файлове, също така трябва да накарате този списък да бъде попълнен във файл на Excel. Е, очевидно има ръчен начин и след това има начин на Geek Page. Ръчният начин би бил да копирате името на всеки файл и да го поставите във файл на Excel, като отнема много години, за да завърши задачата, с много човешки грешки. Начинът на Geek Page определено ще бъде извършването на някои стъпки първоначално за автоматизиране на целия процес с помощта на едно щракване. Звучи вълнуващо? И ние се чувстваме така!

В тази статия обясняваме как можете лесно да генерирате списък с имената на файлове, намиращи се в определена папка, също с помощта на нищо друго освен някои чисти формули на Excel. Надявам се, че ви е приятно да четете!

Примерен сценарий

Да приемем, че имате следната папка с файлове от различни типове, да речем xlsx, txt, docx и т.н. Сега изискването е да имате този списък с имена на файлове в Excel файл, без ръчно да копирате и поставяте всяко име на файл, тъй като броят на файловете в папката може да бъде доста огромен. Нека видим как това може лесно да се направи.

Раздел 1: Как да получите списък с всички имена на файлове в папка

Етап 1: Първо, стартиране Microsoft Excel. Когато стане, щракнете върху Празна работна книга опция.

Стъпка 2: Нека да продължим и първо да запазим документа, тъй като стъпките, изброени в тази статия, изискват документът да бъде запазен, за да работят.

За да запазите документа, щракнете върху ФАЙЛ раздел в горната част.

Стъпка 3: Сега на наляво прозорец, щракнете върху Запази като опция. След това на право прозорец, щракнете върху Прегледайте бутон.

Стъпка 4: След като сте в Запази като прозорец, направете следните стъпки.

1. Навигирайте към точно местоположение къде си файлове присъстват, тоест местоположението, посочено в Примерен сценарий раздел на тази статия.
2. Като следващо, дайте a име към вашия файл за автоматизация под Име на файл поле. В примера по-долу съм дал името като theGeekPageAutomation.xlsx.
3. По подразбиране разширението ще бъде избрано. Но ако не е, изберете разширението като Работна книга на Excel (*.xlsx) от падащото меню, свързано с Запазване като тип опция.
4. Удари Запазете бутон, след като сте готови.

Стъпка 5: Сега, на File Explorer, отворете местоположението, където се намират вашите файлове. Това е същото място, където сте запазили и вашия файл за автоматизация, в стъпка 4.

Кликнете върху лента за навигация на File Explorer и копирайте цялото местоположение като изберете местоположението и след това чрез натискане на клавишите CTRL + C заедно.

Стъпка 6: Сега се върнете към файла на Excel, който сте запазили, в моя случай theGeekPageAutomation.xlsx, и тогава щракнете двукратно върху първата клетка, кое е, A1. Можете да изберете и други клетки. Но тъй като целият процес е дълъг, може да се объркате, ако изберете друга клетка. Затова ви препоръчваме да изберете самата клетка A1.

Сега просто натиснете клавишите CTRL + V в същото време да паста местоположението, на което сте копирали Стъпка 5.

Ръчно добавяне \* (обратна наклонена черта + звездичка) в края на копираното местоположение. Това е много важно. По същество се превежда като, всичко, което се намира на посоченото място.

Стъпка 7: Ако можете правилно да поставите местоположението на папката, където се намират вашите файлове, можете да пропуснете тази стъпка. В противен случай, ако се сблъскате с някакви трудности, следното е едноетапно решение, опитайте го.

Тази стъпка просто описва друг лесен метод, с помощта на който можете да получите местоположението на папката, където се намират вашите файлове. За това трябва копирайте и поставете следната формула върху клетката A1 както е показано на екранната снимка по-долу.

=SUBSTITUTE(CELL("име на файл"),RIGHT(CELL("име на файл"),LEN(CELL("filename"))-FIND("@",SUBSTITUTE(CELL("filename"),"\","@ ",LEN(CELL("име на файл"))-LEN(SUBSTITUTE(CELL("filename"),"\",""))),1)),"*")

Забележка: Моля, имайте предвид, че не е нужно да добавяте \* ръчно в края на местоположението, ако използвате тази формула. Тази част вече е обработена във формулата.

Стъпка 8: Сега, ако ударите Въведете ключ, можете да видите местоположението на папката, където се намират вашите файлове.

След като местоположението на папката е готово с \* в края, натиснете ФОРМУЛИ раздел в горната част.

Както следва, под ФОРМУЛИ раздел, натиснете Определете име бутон.

Стъпка 9: Сега, първо, дайте име към новия ви диапазон от имена. Дадох името като GeekPageList.

Сега под Отнася се до поле, въведете =ФАЙЛОВЕ( и след това накрая щракнете на A1 клетка за автоматично попълване ФАЙЛОВЕ() формула.

=ФАЙЛОВЕ(

Стъпка 10: След като щракнете върху клетка A1, тя ще бъде посочена в ФАЙЛОВЕ() формула автоматично.

Затворете формулата FILES() с пишете в затваряща скоба, ). Не забравяйте, че това е важна стъпка.

Удари Добре бутон.

Стъпка 11: Сега успешно създадохте именуван диапазон, който съдържа имената на всички файлове в папката, чието местоположение сте посочили в клетка A1.

Сега вашият нов именуван диапазон GeekPageList е като масив и има всички имена на файлове на посочената папка. Единствената чакаща работа, която имаме сега, е да извлечем успешно имената на файловете един по един от този масив.

За да извлечете успешно първото име на файл от масива GeekPageList, просто кликнете два пъти на всяка клетка, препоръчваме клетка B1 тъй като това е клетката, използвана в примерните екранни снимки, и Копирай постави следната формула.

=ИНДЕКС(GeekPageList, 1)

Забележка: Ако сте дали различно име на диапазона от имена на адрес Стъпка 9, трябва да замените GeekPageList име с името, което сте дали.

Също така имайте предвид, че ИНДЕКС функцията приема предадения към нея масив като свой първи аргумент и връща елемента, присъстващ в номера на индекса, който й е предаден, като втори аргумент. В такъв случай, ИНДЕКС функцията връща първия файл, присъстващ в местоположението на папката, присъстващо в клетката A1.

Стъпка 12: Ако ударите Въведете ключ сега, можете да видите, че името на първия файл е успешно извлечено от GeekPageList.

Стъпка 13: По същия начин можете да извлечете името на втория файл с помощта на ИНДЕКС функционират както следва.

=ИНДЕКС(GeekPageList, 2)

Стъпка 14: По същия начин името на третото файл може да бъде извлечено чрез предаване на индексния номер като 3.

=ИНДЕКС(GeekPageList, 3)

Докато броят на файловете в папката е ограничен, може би можете да продължите да замествате индексния брой файлове, както е показано в стъпките по-горе. Но какво ще стане, ако има много файлове? Е, определено тогава имаме нужда от някакъв начин, използвайки който можем да автоматизираме популацията на втория аргумент на ИНДЕКС функция. Нека видим как това може да стане в следващите стъпки.

Стъпка 15: За автоматизиране на попълването на втория аргумент на ИНДЕКС функция, нека използваме РЕДОВЕ функция. Моля, заменете формулата, която имате в клетката B1 с този по-долу.

=ИНДЕКС(GeekPageList, ROWS(A1:A1))

Стъпка 16: Ако ударите Въведете ключ, можете да видите, че вторият аргумент е попълнен правилно и че името на първия файл е успешно извлечено.

Ако сега плъзнете формулата надолу, за да я приложите в колоната, ще забележите, че името на първият файл се повтаря и че не получаваме имената на другите файлове, присъстващи в папка. Е, необходими са още някои малки модификации, за да се получат всички имена на файлове.

Стъпка 17: Просто щракнете върху първия аргумент от РЕДОВЕ функция, която е A1, вътре в ИНДЕКС функция и след това натиснете F4 ключ.

Това ще заключи първия аргумент на РЕДОВЕ функция. Вашата формула на този етап трябва да изглежда по следния начин.

=ИНДЕКС(GeekPageList, ROWS($A$1:A1))

Стъпка 18: Сега нека опитаме да плъзнем формулата надолу. За това щракнете върху малка зелена квадратна форма в десен ъгъл на клетката и го плъзнете надолу.

Стъпка 19: Сега можете да видите, че формулата е приложена правилно и всички имена на файлове идват, вместо да повтаряте първото отново и отново.

Но ако погледнете края на маркирания регион, можете да видите това #РЕФ! грешката е дошла. Това е така, защото масивът е изтекъл извън обхвата. Да, ако плъзнем формулата по-надолу, надвишавайки действителния брой файлове в нашата папка, който е броят на елементите в нашия масив, тогава можем да получим #РЕФ! грешка, което показва, че имаме препълване на масива грешка. Не се притеснявайте, това също може да се преодолее бързо и лесно.

Стъпка 20: За справяне с Грешка #REF, нека добавим АКО ГРЕШКА функция. В АКО ГРЕШКА() функцията, както е дефинирана по-долу, ще върне a празна стойност ако има грешка в стойността, върната от вътрешната формула. Вашата формула с обработката на грешки трябва да бъде както следва.

=АКО ГРЕШКА(ИНДЕКС(GeekPageList, ROWS($A$1:A1)),"")

Стъпка 21: Това е. Грешката вече е перфектно обработена. Вече няма да получавате грешки в стойностите в списъка си с имена на файлове. Наслади се!

Забележка: Моля, имайте предвид, че файлът за автоматизация, theGeekPageAutomation.xlsx, също се включва в списъка с файлове, тъй като е на същото място. Можете ръчно да изтриете името на файла за автоматизация от списъка, ако не искате да присъства в списъка с имена на файлове.

Раздел 2: Как да получите списък с имена на файлове със специфични разширения в папка

Сега да кажем, че искате само списък с имена на файлове с определено разширение. В такъв случай всичко, от което се нуждаете, е малка настройка, нека да видим какво представлява в следващите стъпки.

Моля, имайте предвид, че преди да продължите, уверете се, че сте изпълнили всички стъпки, посочени в раздел 1.

Етап 1: Ако имате нужда само от docx списък с имена на файлове, след това в A1 клетка, вместо да се сложи проста звездичка знак, *, трябва да поставите *docx*. Вижте екранната снимка по-долу.

Да, това би било всичко. Просто натиснете Въведете ключ и в колона Б, ще имате списък с docx само файлове.

Стъпка 2: По същия начин, ако имате нужда само от списъка с текстови файлове, тогава в A1 клетка, в крайна сметка, тип *текст* вместо една звездичка. Удари Въведете ключ, за да видите резултатите в колона B.

Стъпка 3: По същия начин, само ако искате xlsx файлове, напишете надолу *xlsx* След \ на A1 клетка.

Можете да генерирате списък с имена на файлове с всеки конкретен тип разширение като JPEG, PNG и т.н. по същия начин. Забавлявай се!

Моля, кажете ни в секцията за коментари, ако сте заседнали в някоя от стъпките, ние винаги се радваме да помогнем! Освен това споделете статията с приятелите и семейството си, ако я намерите за полезна.

Останете на линия за още умопомрачителни съвети, трикове и статии с практически инструкции!