تساعد ميزة الأرشفة التلقائية في Outlook المستخدمين على إدارة المساحة في علبة البريد الخاصة بهم عن طريق نقل رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا من المجلد الحالي إلى موقع الأرشيف. يتم تخزين العناصر المؤرشفة في ملف بيانات Outlook (.pst). في بعض الحالات ، لاحظ المستخدمون أن الأرشفة التلقائية إما مفقودة أو لا تعمل بشكل صحيح حتى عندما تكون جميع الإعدادات صحيحة.
في هذه المقالة ، قمنا بإدراج استراتيجيات لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها وإعادة الأرشفة التلقائية للعمل مرة أخرى.
الطريقة الأولى - تغيير إعدادات الأرشفة التلقائية
اقترح المستخدمون أن تغيير إعدادات الأرشفة التلقائية ساعدهم في حل المشكلة. يمكن تعيين هذا على مستويات متعددة: الإعدادات الافتراضية ، ولكل مجلد ، واليدوية.
المستوى 1 - إعدادات الأرشفة التلقائية الافتراضية
1. اذهب إلى ملف قائمة.
2. الآن حدد ملف خيارات التبويب.
3. في النافذة التي تفتح ، حدد ملف متقدم التبويب.
4. بحث عن أرشفة تلقائية في الجزء الأيسر وانقر فوق إعدادات الأرشفة التلقائية ... زر.
5. للتأكد من عمل الأرشفة التلقائية ، حدد المربع الأول وقم بتكوينه حسب عدد المرات التي تريد تشغيل الأرشفة التلقائية فيها.
6. حدد خانة الاختيار موجه قبل تشغيل الأرشفة التلقائية للحصول على إشعار قبل حدوث الأرشفة التلقائية.
7. تحقق من الخيارات التالية:
- حذف العناصر منتهية الصلاحية (مجلدات البريد الإلكتروني فقط) إذا كنت تريد حذف العناصر منتهية الصلاحية
- أرشفة أو حذف العناصر القديمة وإلا سيتم حذف العناصر منتهية الصلاحية فقط.
- إظهار مجلد الأرشيف في قائمة المجلدات للسماح لـ archive.pst بالظهور في قائمة المجلدات مما يساعد في العثور على العناصر المؤرشفة بسهولة.
- تستطيع تحديد عمر العناصر التي تريد أرشفتها في مجال قم بتنظيف العناصر الأقدم من x، والذي يستند افتراضيًا إلى آخر تاريخ تم تعديله
8. لديك خيارات لتقرر ما إذا كنت تريد أم لا نقل العناصر القديمة إلى ملف أرشيف أو حذفها نهائيًا.
9. بمجرد تحديد الخيار ، يمكنك تطبيقها والنقر فوق نعم لحفظ الإعدادات.
المستوى 2 - إعدادات الأرشفة التلقائية لكل مجلد
إذا كانت الأرشفة التلقائية لا تعمل في مجلد معين في صندوق البريد الخاص بك ، فاتبع الخطوات أدناه:
1. انقر على اليمين في المجلد وحدد الخصائص.
2. اضغط على أرشفة تلقائية التبويب.
3. بناءً على متطلباتك ، حدد ما يلي:
- إذا كنت تريد أن يكون هذا المجلد استثناءً من الأرشفة التلقائية ، فحدد لا أرشفة العناصر في هذا.
- إذا كنت تريد أرشفة العناصر الموجودة في هذا المجلد باستخدام الإعدادات الافتراضية كما تمت مناقشتها مسبقًا ، فحدد أرشفة العناصر الموجودة في هذا المجلد باستخدام الإعدادات الافتراضية
- إذا كنت تريد تعيين خيارات الأرشفة التلقائية المختلفة لهذا المجلد ، فحدد أرشفة هذا المجلد باستخدام هذه الإعدادات. يمكنك تغيير عمر العناصر المراد حذفها وإنشاء ملف منفصل للأرشفة.
4. انقر فوق نعم بمجرد الانتهاء.
ملحوظة: هذه الإعدادات خاصة بالمجلد ولا يتم تطبيقها على المجلدات الفرعية.
المستوى 3 - أرشفة الإعدادات يدويًا
يمكنك أيضًا بدء عملية الأرشفة يدويًا إذا لم يعمل ما سبق.
1. اذهب إلى ملف ثم حدد أدوات.
2 في الأدوات ، حدد نظف الأشياء القديمة. يبدأ عملية الأرشفة ويتم عرض التقدم في شريط الحالة.
الطريقة الثانية - تعديل قيمة التسجيل ArchiveIgnoreLastModifiedTime
تستند عملية الأرشفة في Outlook إلى تاريخ ووقت آخر تعديل بشكل افتراضي. إذا قمت بالرد على عنصر أو إعادة توجيهه أو نقله أو تحريره أو حفظه أو استيراده ، فسيتغير التاريخ المعدل مما قد يتسبب في عدم قيام الأرشفة التلقائية بأرشفة العنصر.
وجد المستخدمون أن الأرشفة التلقائية تعمل من خلال تعيين قيمة التسجيل لـ ArchiveIgnoreLastModifiedTime ، مما يجعل عناصر أرشفة Outlook بناءً على تاريخ الاستلام. قبل تغيير قيمة التسجيل ، احتفظ بنسخة احتياطية منها في حالة حدوث أخطاء.
1. صحافة مفتاح Windows + R. للبدأ يركض. نوع رجديت لفتح ملف محرر التسجيل.
2. انتقل إلى الموقع أدناه أو انسخه والصقه في شريط التنقل.
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office.0 \ Outlook \ Preferences
3. بمجرد الوصول إلى مفتاح التسجيل الفرعي أعلاه ، انقر فوق يحرر قائمة.
4. في قائمة "تحرير" ، حدد جديد وانقر فوق قيمة DWORD (32 بت) لإنشاء عنصر جديد في التسجيل.
5. اسم العنصر الجديد باسم ArchiveIgnoreLastModifiedTime و اضغط يدخل.
6. انقر بزر الماوس الأيمن فوق العنصر الذي تم إنشاؤه حديثًا ، ثم حدد تعديل.
7. عيّن القيمة إلى 1 في ال بيانات القيمة مربع وانقر فوق نعم.
8. أغلق محرر التسجيل وأعد تشغيل Outlook لجعل تغييرات السجل سارية المفعول.
تحقق الآن مما إذا كان Outlook يقوم بأرشفة العناصر بشكل صحيح عن طريق محاولة الأرشفة يدويًا ومعرفة ما إذا كانت العناصر تتم أرشفتها بناءً على تاريخ استلامها.
الطريقة الثالثة - مستثناة من الأرشفة التلقائية
إذا لاحظت أنه لم يتم أرشفة عنصر معين ، فهذا يعني أنه تم تعيين الخاصية الخاصة به لاستبعاده من الأرشفة التلقائية.
1. انقر نقرًا مزدوجًا لفتح العنصر الذي تم استبعاده من عملية الأرشفة.
2. اضغط على ملف القائمة ثم حدد الخصائص.
3. في ال الخصائص نافذة ، قم بإلغاء تحديد الخيار لا أرشفة تلقائية لهذا العنصر.
4. يمكنك تخصيص ملف عرض للحصول على نظرة عامة على العناصر التي تم تكوين هذا الخيار لها. تحتاج إلى السماح لـ التحرير في الخلية تعمل على النحو التالي:
- يختار رأي وانقر فوق عرض الإعدادات.
- انقر هنا على ملف اعدادات اخرى زر.
- تحقق الآن من الخيار السماح بالتحرير في الخلية.
- يمكنك الآن النقر فوق خانة اختيار عناصر معينة أسفل لا أرشفة تلقائية مباشرة من العرض لتشغيل / إيقاف تشغيل الأرشفة لهذا العنصر.
ملحوظة: قد لا ترى مربع اختيار للعناصر الخاصة بك ما لم تنقر على الحقل نفسه. يعني عدم وجود خانة اختيار أو خانة اختيار غير محددة أنه سيتم أرشفة العنصر وفقًا لإعدادات الأرشيف الخاصة بك.
الطريقة الرابعة - أمر الأرشيف غير متوفر في بيئة الشركة
تم تعطيل الأرشفة التلقائية بواسطة نهج المجموعة
في حال كنت تعمل في بيئة شركة ولا يمكنك العثور على الأرشفة التلقائية والأرشيف الإعدادات كما هو مذكور في الطريقة الأولى أعلاه ، فهذا يعني أن المسؤول ربما قام بتعطيل الإعدادات كمجموعة سياسات. يساعد هذا في منع بيانات صندوق البريد من الانتشار حول أجهزة كمبيوتر مختلفة عبر الشبكة في ملفات pst.
في هذه الحالة ، تحتاج إلى سؤال مسؤول البريد عن المكان الذي يجب أرشفة بياناتك فيه ومدة الاحتفاظ بالعناصر. أيضًا ، يمكن للمسؤولين لديك تعيين نُهج المجموعة لتعطيل الأرشفة التلقائية ومنع إنشاء ملفات pst.
تبادل مع الأرشيف عبر الإنترنت
سبب آخر للإعدادات المفقودة هو أنه عندما يكون لديك حساب Exchange ، تم تمكين أرشيف عبر الإنترنت لك على خادم Exchange. في مثل هذه الحالات ، سيتم تعطيل خيارات الأرشفة من جانب العميل تلقائيًا بواسطة Outlook وسيحدث الأرشيف وفقًا لسياسات الشركة المحددة على خادم Exchange.
الميزة هي أنه يمكنك الوصول إلى الأرشيف الخاص بك على أي جهاز كمبيوتر يقوم بتشغيل Outlook أو حتى عبر مستعرض عند الوصول إلى صندوق البريد الخاص بك عبر Outlook على الويب. نتيجة لتمكين هذا لحسابك ، لن تتوفر ميزات الأرشفة التلقائية والأرشفة اليدوية بعد الآن في Outlook.
الطريقة الخامسة - التحقق من وجود أرشيف تالف أو كامل. pst
عندما يصبح ملف archive.pst تالف، لن يتمكن Outlook من أرشفة هذا الملف. في هذه الحالة ، تحتاج إلى أغلق برنامج Outlook واستخدم أداة إصلاح علبة الوارد (scanpst.exe) لمسحها بحثًا عن الأخطاء وإنشاء ملف أرشيف جديد. انقر هنا للعثور على موقع scanpst.exe وخطوات إجراء الفحص في الإصلاح 5 من المقالة.
عندما يصبح ملف archive.pst ممتلىء، فلن يسمح لبرنامج Outlook بتخزين أي عناصر أخرى فيه. عند الوصول إلى حد التحذير ، لن تتمكن من نقل العناصر إلى الأرشيف إما يدويًا أو باستخدام الأرشفة التلقائية. مرة واحدة في تم الوصول إلى الحد الأقصى، فمن المستحسن إنشاء ملف أرشيف جديد. يعتمد حد الحجم على إصدار Outlook المستخدم.
- ملفات Outlook 97 - 2002 pst (ANSI): أقصى حجم للملف هو 2 غيغابايت ويتم إصدار تحذير عندما يصل إلى 1.8 غيغابايت.
- ملفات pst في Outlook 2003 - 2019 (Unicode): الحد الافتراضي هو 20 غيغابايت من Outlook 2003/2007 و 50 غيغابايت في الإصدارات الأحدث 2010 و 2013 و 2016 و 2019 و Microsoft 365. يتم إصدار تحذير عندما يصل الحد الأقصى إلى 19 جيجابايت و 47.5 جيجابايت على التوالي.
الطريقة 6 - حذف رسائل البريد من Full Mailbox
في حالة امتلاء صندوق البريد الخاص بك ، ستتلقى رسالة تفيد بأن صندوق البريد ممتلئ عندما تحاول إرسال رسالة. ومع ذلك ، عند محاولة الأرشفة عندما يكون صندوق البريد ممتلئًا ، لن يعمل الأرشيف ولن تتلقى خطأ يفيد ذلك أيضًا.
لإعادته إلى العمل ، يمكنك إما حذف أو نقل بعض العناصر إلى ملف الأرشيف يدويًا أو اتصل بمسؤول البريد لديك لزيادة حجم صندوق البريد الخاص بك مؤقتًا.
لتنظيف صندوق البريد الخاص بك ، يمكنك متابعة عملية التنظيف بالترتيب التالي للمجلدات: العناصر المحذوفة والبريد الإلكتروني غير الهام وصندوق الوارد والعناصر المرسلة ومجلدات البريد الأخرى والمجلة والتقويم وجهات الاتصال و ملحوظات.
إذا كان أي من الإصلاحات المذكورة أعلاه لا يعمل من أجلك ، فنحن نوصيك إما بإجراء ملف إصلاح مجموعة Office الخاصة بك أو أعد تثبيت Office وتحقق مما إذا كان يساعد في حل المشكلة.
شكرا لقراءة هذا المقال.
نأمل أن تكون قادرًا على حل خطأ الأرشفة التلقائية لا يعمل.
