Функція автоархівування в Outlook допомагає користувачам керувати місцем у своїй поштовій скриньці, автоматично переміщуючи електронні листи з поточної папки до архіву. Заархівовані елементи зберігаються у файлі даних Outlook (.pst). У деяких випадках користувачі помічали, що автоархів або відсутній, або не працює належним чином, навіть якщо всі налаштування правильні.
У цій статті ми перерахували стратегії усунення несправностей та відновлення роботи автоархіву знову.
Спосіб 1 - Змініть параметри автоархівування
Користувачі припустили, що зміна параметрів автоархівування допомогла їм вирішити проблему. Це можна налаштувати на декількох рівнях: за замовчуванням, для кожної папки та вручну.
Рівень 1 - Налаштування автоархіву за замовчуванням
1. Йти до Файл меню.
2. Тепер виберіть Варіанти вкладка.
3. У вікні, що відкриється, виберіть Розширений вкладка.
4. Шукати Автоархівація на правій панелі та натисніть Налаштування автоархіву… кнопку.
5. Щоб переконатися, що функція автоархівації працює, поставте прапорець у першому полі і налаштуйте її на частоту запуску автоархіву.
6. Установіть прапорець Запитувати перед запуском автоархіву щоб отримати сповіщення до автоматичного архівування.
7. Перевірте наступні варіанти:
- Видалити елементи, термін дії яких минув (лише папки електронної пошти) якщо ви хочете, щоб елементи з вичерпаним терміном дії були видалені
- Заархівуйте або видаліть старі елементи інакше буде видалено лише елементи з вичерпаним терміном придатності.
- Показати папку архіву у списку папок дозволити архіву.pst з'являтися у списку папок, що допомагає легко знаходити заархівовані елементи.
- Ти можеш встановити вік предметів які ви хочете заархівувати в полі Очистіть предмети, старші за x, яка за замовчуванням базується на даті останньої зміни
8. У вас є можливість вирішити, чи варто перемістити старі елементи в архівний файл або видалити їх назавжди.
9. Вибравши опцію, ви можете застосувати їх і натиснути в порядку щоб зберегти налаштування.
Рівень 2 - Налаштування автоархівації папок
Якщо автоархів не працює над певною папкою у вашій поштовій скриньці, виконайте наведені нижче дії.
1. Клацніть правою кнопкою миші у папці та виберіть Властивості.
2. Натисніть на Автоархівація вкладка.
3. Виходячи з ваших вимог, виберіть наступне:
- Якщо ви хочете, щоб ця папка стала винятком із автоархіву, виберіть Не архівуйте елементи в цьому.
- Якщо ви хочете архівувати елементи в цій папці, використовуючи параметри за замовчуванням, як обговорювалося раніше, виберіть Архівуйте елементи в цій папці, використовуючи налаштування за замовчуванням
- Якщо ви хочете встановити різні параметри автоархіву для цієї папки, виберіть Заархівуйте цю папку за допомогою цих налаштувань. Ви можете змінити вік елементів для видалення та створити окремий файл для архівування.
4. Натисніть на в порядку як тільки ви закінчите.
Примітка: Ці параметри стосуються папки і не застосовуються до підпапок.
Рівень 3 - Налаштування архіву вручну
Ви також можете розпочати процес архівування вручну, якщо вищенаведене не працює.
1. Йти до Файл а потім виберіть Інструменти.
2 У меню Інструменти виберіть Почистіть старі речі. Він запускає процес архівування, а прогрес відображається у рядку стану.
Спосіб 2 - Змініть значення реєстру ArchiveIgnoreLastModifiedTime
Процес архівування в Outlook базується на даті та часі останньої зміни за замовчуванням. Якщо ви відповідаєте, пересилаєте, переміщуєте, редагуєте, зберігаєте або імпортуєте елемент, тоді змінена дата зміниться, що може спричинити автоматичне архівування елемента в архіві.
Користувачі виявили, що функція автоархівування працює, встановивши значення реєстру для ArchiveIgnoreLastModifiedTime, що робить архівні елементи Outlook на основі отриманої дати. Перш ніж змінювати значення реєстру, збережіть його резервну копію на випадок помилок.
1. Натисніть Клавіша Windows + R починати Біжи. Тип regedit щоб відкрити Редактор реєстру.
2. Перейдіть до розташування нижче або скопіюйте та вставте його на панель навігації.
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office.0 \ Outlook \ Preferences
3. Коли ви перейдете до вищевказаного підрозділу реєстру, натисніть на Редагувати меню.
4. У меню Правка виберіть Новий і натисніть на Значення DWORD (32-розрядне) створити новий елемент у реєстрі.
5. Назвіть новий елемент як ArchiveIgnoreLastModifiedTime і натисніть Введіть.
6. Клацніть правою кнопкою миші на новоствореному елементі та виберіть Змінити.
7. Встановіть значення 1 в Цінні дані поле і натисніть на в порядку.
8. Закрийте Редактор реєстру та перезапустіть Outlook, щоб зміни реєстру набули чинності.
Тепер перевірте, чи Outlook архівує елементи належним чином, спробувавши архівувати вручну та подивившись, чи архівуються елементи на основі дати їх отримання.
Спосіб 3 - виключено з автоархівування
Якщо ви помітили, що певний елемент не був заархівований, це означає, що властивість для нього налаштована на виключення його з автоархіву.
1. Двічі клацніть, щоб відкрити елемент, який був виключений із процесу архівування.
2. Натисніть на Файл меню, а потім виберіть Властивості.
3. В Властивості вікно, зніміть прапорець Не автоархівуйте цей елемент.
4. Ви можете налаштувати свій вид щоб отримати огляд елементів, для яких цей параметр налаштовано. Вам потрібно дозволити редагування в клітині функціонувати, як показано нижче:
- Виберіть Перегляд і натисніть на Переглянути налаштування.
- Тут натисніть на Інші налаштування кнопку.
- Тепер перевірте варіант Дозволити редагування всередині комірки.
- Тепер ви можете поставити прапорець під певними елементами Не автоархівувати безпосередньо з подання, щоб увімкнути/вимкнути архівування цього елемента.
Примітка: Ви можете не побачити прапорець для своїх елементів, якщо не натиснете на само поле. Немає прапорця або не вибраного прапорця означає, що елемент буде заархівовано відповідно до налаштувань архіву.
Спосіб 4 - Команда архіву недоступна в корпоративному середовищі
Автоархівація вимкнена груповою політикою
Якщо ви працюєте в корпоративному середовищі і не можете знайти автоархів та архів налаштування, як зазначено у Способі 1 вище, це означає, що адміністратор, можливо, вимкнув налаштування як групу політики. Це допомагає запобігти поширенню даних поштової скриньки по різних комп'ютерах по мережі у файлах pst.
У цьому випадку вам потрібно запитати у поштового адміністратора, де ви повинні архівувати свої дані та скільки часу слід зберігати. Крім того, ваші адміністратори можуть налаштувати групові політики для відключення автоархівування та запобігання створенню pst-файлів.
Обмін за допомогою Інтернет -архіву
Іншою причиною відсутніх параметрів є те, що у вас є обліковий запис Exchange, для вас на сервері Exchange увімкнено онлайн -архів. У таких випадках параметри архівування на стороні клієнта будуть автоматично вимкнені Outlook, а архів відбувається відповідно до корпоративної політики, встановленої на сервері Exchange.
Перевагою є те, що ви можете мати доступ до свого архіву на будь -якому комп’ютері, де працює Outlook, або навіть через веб -переглядач, коли ви отримуєте доступ до своєї поштової скриньки через Outlook у Інтернеті. Внаслідок ввімкнення цього параметра для вашого облікового запису функції автоархівування та архівування вручну більше не будуть доступні вам у Outlook.
Спосіб 5 - Перевірка на наявність пошкоджень або повний archive.pst
Коли файл archive.pst стає зіпсований, Outlook не зможе архівувати до цього файлу. В такому випадку вам потрібно закрити Outlook і використовуйте Інструмент відновлення вхідних повідомлень (scanpst.exe) сканувати його на наявність помилок і створити новий архівний файл. Натисніть тут щоб знайти розташування scanpst.exe та кроки для виконання сканування у Виправленні 5 статті.
Коли файл archive.pst стає повний, це не дозволить Outlook зберігати в ньому більше елементів. Коли буде досягнуто межі попередження, ви не зможете перемістити елементи в архів ні вручну, ні за допомогою автоархівування. Одного разу межа досягнута, рекомендується створити новий архівний файл. Обмеження розміру залежить від використовуваної версії Outlook.
- Outlook 97-2002 pst -файли (ANSI): Максимальний розмір файлу - 2 ГБ, а попередження видається, коли воно досягає 1,8 ГБ.
- Файли pst Outlook 2003–2019 (Unicode): обмеження за умовчанням - 20 ГБ Outlook 2003/2007 та 50 ГБ у пізніших версіях 2010, 2013, 2016, 2019 та Microsoft 365. Попередження видається, коли ліміт досягає 19 ГБ та 47,5 ГБ відповідно.
Спосіб 6 - Видалити листи з повної поштової скриньки
Якщо ваша поштова скринька заповнена, ви отримаєте повідомлення про те, що поштова скринька заповнена, коли ви намагаєтеся надіслати повідомлення. Однак при спробі архівувати, коли поштова скринька заповнена, архів не працюватиме, і ви також не отримаєте повідомлення про те ж саме.
Повернути його до роботи можна також видалити або перемістити деякі елементи до архівного файлу вручну або зверніться до свого поштового адміністратора, щоб тимчасово збільшити розмір поштової скриньки.
Щоб очистити свою поштову скриньку, ви можете продовжити процес очищення в такій послідовності папок: Видалені елементи, небажана електронна пошта, вхідні, надіслані та інші папки пошти, журнал, календар, контакт та Примітки.
Якщо будь -яке з наведених вище виправлень не працює для вас, то ми рекомендуємо вам виконати а ремонт вашого офісного пакета або перевстановіть Office і перевірте, чи це допомагає вирішити проблему.
Дякую, що прочитали цю статтю.
Ми сподіваємося, що вам вдалося усунути помилку автоархівації, яка не працює.
