ควบคุมการนัดหมาย Outlook ของคุณได้อย่างเต็มที่
- หากต้องการยอมรับ/ปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมการประชุม ให้เปิดใช้งานตัวเลือกยอมรับ/ปฏิเสธอัตโนมัติจากตัวเลือก Outlook
- การตั้งค่ากฎหรือการเรียกใช้สคริปต์ VBA เป็นวิธีอื่นๆ ที่ได้รับความนิยม
- อ่านต่อเพื่อทราบขั้นตอนโดยละเอียดสำหรับแต่ละวิธี
หากคุณต้องยอมรับหรือปฏิเสธการเชิญประชุมบ่อยครั้งแต่ไม่ชอบดำเนินการด้วยตนเอง คุณสามารถตั้งค่าให้ตอบรับหรือปฏิเสธได้โดยอัตโนมัติ
วิธีนี้จะช่วยคุณกำหนดตารางการประชุมที่ไม่มีการปะทะกัน และลดสิ่งรบกวนสมาธิ เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญได้
ในคู่มือนี้ เราจะสำรวจขั้นตอนโดยละเอียดในการยอมรับหรือปฏิเสธคำขอการประชุมที่เข้ามาโดยอัตโนมัติใน Outlook เพื่อให้สามารถส่งคำตอบไปยังผู้จัดการประชุมได้ทันท่วงที
ฉันจะยอมรับการประชุมโดยอัตโนมัติโดยไม่ส่งการตอบกลับใน Outlook ได้อย่างไร
- กด หน้าต่าง คีย์ พิมพ์ แนวโน้ม และคลิก เปิด.
- บนหน้าต่างหลักของ Outlook ให้ไปที่ ไฟล์ แท็บ
- เลือก ตัวเลือก เพื่อเปิด ตัวเลือก Outlook.
- ไปที่ ปฏิทิน จากบานหน้าต่างด้านซ้าย ค้นหา ยอมรับหรือปฏิเสธอัตโนมัติ จากนั้นคลิกที่ ยอมรับ/ปฏิเสธอัตโนมัติ ปุ่ม.
- บน ยอมรับหรือปฏิเสธโดยอัตโนมัติ หน้าต่าง เพื่อตอบรับการประชุม ให้ทำเครื่องหมายถูกข้าง ๆ ยอมรับคำขอการประชุมโดยอัตโนมัติและลบการประชุมที่ถูกยกเลิก และคลิก ตกลง.
- ต่อไปที่ ตัวเลือก Outlook หน้าต่าง, ปฏิทิน บานหน้าต่างค้นหา ตัวเลือกปฏิทิน และเลือก ยอมรับ สำหรับ ใช้การตอบกลับนี้เมื่อเสนอเวลาการประชุมใหม่ ตัวเลือก.
- คลิก ตกลง และเปิด Outlook อีกครั้งเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
หากคุณใช้ Outlook 2010 หรือเวอร์ชันเก่า ให้มองหา การจัดกำหนดการทรัพยากร ตัวเลือกแทน ยอมรับหรือปฏิเสธอัตโนมัติ. คลิก การจัดกำหนดการทรัพยากร ปุ่มเพื่อรับ หน้าต่างยอมรับหรือปฏิเสธอัตโนมัติและเปลี่ยนการตั้งค่าการเรียกประชุมใน Outlook
ฉันจะยอมรับการประชุมที่มีการตอบกลับใน Outlook โดยอัตโนมัติได้อย่างไร
1. โดยตั้งกฎเกณฑ์
- ปล่อย แนวโน้ม และไปที่ บ้าน แท็บ
- คลิก กฎจากนั้นเลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน จากรายการแบบเลื่อนลง
- คลิก กฎใหม่.
- บน ตัวช่วยสร้างกฎ กล่องโต้ตอบ ให้เลือก ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ และคลิก ต่อไป.
- ในหน้าถัดไป เลือก ซึ่งเป็นการเชิญประชุมหรืออัพเดต และคลิก ต่อไป.
- จาก ขั้นตอนที่ 1 กล่อง ให้เลือก ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะจากนั้นไปที่ ขั้นตอนที่ 2 กล่องแล้วคลิก เทมเพลตเฉพาะ ไฮเปอร์ลิงก์
- บน เลือกเทมเพลตการตอบกลับ หน้าต่างสำหรับ มองเข้าไป, เลือก เทมเพลตมาตรฐาน หรือ เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์; คุณจะเห็นเทมเพลตการตอบกลับการประชุมในกล่องด้านล่าง หากมีหลายตัวเลือก ให้เลือกหนึ่งตัวเลือกแล้วคลิก เปิด.
- คลิก ต่อไปจากนั้นคลิก ต่อไป.
- ตอนนี้ตั้งชื่อกฎถ้าคุณต้องการแล้วคลิก เสร็จ.
คุณสามารถเลือกได้เช่นกัน สร้างกฎนี้ในทุกบัญชี เพื่อตอบรับคำเชิญเข้าร่วมการประชุมโดยอัตโนมัติในที่อยู่อีเมลทั้งหมดของคุณบน Outlook
2. โดยการรันสคริปต์ VBA
ขั้นแรก คุณต้องบันทึกสคริปต์ใน VBA โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- บนหน้าต่าง Outlook ให้กด Alt + F11 เพื่อเปิด แอปพลิเคชัน Visual Basic (VBA) สำหรับ Outlook.
- ไปที่ แทรกจากนั้นเลือก โมดูล.
- เมื่อโมดูลใหม่เปิดขึ้น ให้คัดลอกและวางสคริปต์ต่อไปนี้เพื่อยอมรับคำเชิญประชุมใน Outlook โดยอัตโนมัติแล้วกด Ctrl + ส เพื่อบันทึก:
Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. เมื่อคุณมีสคริปต์ใน VBA แล้ว คุณจะต้องเรียกใช้สคริปต์นั้น ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อดำเนินการดังกล่าว:
- ไปที่หน้าต่าง Outlook และไปที่ นักพัฒนา แท็บ
- เลือก มาโครและจากรายการแบบเลื่อนลง ให้เลือกมาโครที่คุณสร้างขึ้นเพื่อเรียกใช้
ก่อนที่จะใช้สคริปต์ VBA บน Outlook ให้สร้างการสำรองข้อมูลและการตั้งค่าการกำหนดค่าของคุณ และทดสอบสคริปต์ในระดับเล็กเสมอก่อนที่จะเรียกใช้กับกล่องจดหมายทั้งหมด
การตอบกลับคำเชิญเข้าร่วมการประชุมโดยอัตโนมัติใน Outlook จะช่วยคุณประหยัดเวลา เป็นวิธีที่ไม่ยุ่งยากในการแจ้งผู้จัดประชุมเกี่ยวกับการเข้าร่วมของคุณ อย่างไรก็ตามเสมอ ตรวจสอบคำขอประชุมเพื่อรู้จักผู้ร่วมประชุมของคุณ เพื่อให้มั่นใจว่าท่านมีความสอดคล้องกับผู้เข้าร่วมประชุมในวาระการประชุม
- วิธีรายงานอีเมลฟิชชิ่งใน Outlook
- วิธีเปลี่ยนเบราว์เซอร์เริ่มต้นใน Outlook อย่างรวดเร็ว
- วิธีโยกย้ายอีเมลของคุณจาก Hotmail ไปยัง Outlook
- 4 วิธีในการแชร์กลุ่มผู้ติดต่อหรือรายชื่อการแจกจ่ายใน Outlook
- วิธีเปิด Windows Outlook หลายเครื่องบน Windows 11
ฉันจะปฏิเสธการประชุมใน Outlook โดยอัตโนมัติได้อย่างไร
1. ใช้ตัวเลือก Outlook เพื่อปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมการประชุมทั้งหมด
- เปิด Outlook และไปที่ไฟล์ ไฟล์ แท็บ
- เลือก ตัวเลือก เพื่อเปิด ตัวเลือก Outlook.
- ไปที่ ปฏิทิน, ค้นหา ยอมรับหรือปฏิเสธอัตโนมัติ & คลิก ยอมรับ/ปฏิเสธอัตโนมัติ ปุ่ม.
- เลือก ปฏิเสธคำขอการประชุมที่ขัดแย้งกับการนัดหมายหรือการประชุมที่มีอยู่โดยอัตโนมัติเพื่อปฏิเสธการประชุม.
- ถัดไป เลือก ปฏิเสธ สำหรับ ใช้การตอบกลับนี้เมื่อเสนอเวลาการประชุมใหม่ ตัวเลือกภายใต้ตัวเลือกปฏิทินแล้วคลิกตกลง
- เปิด Outlook อีกครั้งเพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
2. ตั้งกฎเพื่อปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมการประชุมจากที่อยู่อีเมลที่ระบุ
ขั้นแรก คุณต้องสร้างการตอบกลับและบันทึกเทมเพลตเพื่อปฏิเสธการประชุม โดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- บนหน้าต่างหลักของ Outlook ให้ไปที่ ปฏิทิน และเลือก การประชุมใหม่.
- ใน การประชุม ให้ป้อนข้อความในส่วนเนื้อหาที่คุณต้องการส่งเพื่อปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมการประชุมและไปที่ ไฟล์ แท็บ
- ตอนนี้คลิก บันทึกเป็น.
- บน บันทึกเป็น หน้าต่างสำหรับ บันทึกเป็นประเภท, เลือก เทมเพลต Outlook (.oft)และสำหรับชื่อไฟล์ ให้ป้อนชื่อแล้วคลิก บันทึก.
ตอนนี้คุณมีเทมเพลตที่กำหนดเองแล้ว ให้เราสร้างกฎเพื่อปฏิเสธการประชุม
- เปิด Outlook และไปที่ไฟล์ บ้าน แท็บ
- คลิก กฎจากนั้นเลือก จัดการกฎและการแจ้งเตือน จากรายการแบบเลื่อนลง
- บน กฎและการแจ้งเตือน หน้าต่าง ให้เลือก กฎใหม่.
- บน ตัวช่วยสร้างกฎ กล่องโต้ตอบ ให้เลือก ใช้กฎกับข้อความที่ฉันได้รับ และคลิก ต่อไป.
- จาก ขั้นตอนที่ 1 กล่อง เลือก จากบุคคลหรือกลุ่มสาธารณะ ตัวเลือก จากนั้นจึงย้ายไปที่ ขั้นตอนที่ 2และคลิก ประชาชนหรือกลุ่มสาธารณะ ไฮเปอร์ลิงก์
- มันจะเปิด. ที่อยู่กฎ หน้าต่าง; เลือกชื่อผู้ใช้ที่คุณต้องการปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมการประชุม คลิก จากและจากนั้น ตกลง.
- ตอนนี้เลือก ซึ่งเป็นการเชิญประชุมหรืออัพเดต และคลิก ต่อไป.
- ในหน้าถัดไป ให้เลือก ตอบกลับโดยใช้เทมเพลตเฉพาะ ตัวเลือกจาก ขั้นตอนที่ 1 กล่องและใน ขั้นตอนที่ 2, คลิก เทมเพลตเฉพาะ ไฮเปอร์ลิงก์
- บน เลือกเทมเพลตการตอบกลับ หน้าต่างสำหรับ มองเข้าไป, เลือก เทมเพลตผู้ใช้ในระบบไฟล์; คุณจะเห็นเทมเพลตการตอบกลับการประชุมในกล่องด้านล่าง เลือกอันที่คุณสร้างขึ้นแล้วคลิก เปิด.
- คลิก ต่อไปจากนั้นคลิก ต่อไป.
- ตอนนี้ตั้งชื่อกฎแล้วคลิก เสร็จ.
เลือก สร้างกฎนี้ในทุกบัญชี หากคุณต้องการตอบกลับการเรียกประชุมโดยอัตโนมัติในอีเมลอื่น บัญชี.
3. ใช้สคริปต์ VBA เพื่อปฏิเสธคำเชิญเข้าร่วมการประชุมหลายรายการ
ขั้นแรก คุณต้องเพิ่มและบันทึกสคริปต์ลงใน VBA โดยทำดังนี้:
- เปิด Outlook และบนหน้าต่างหลัก ให้กด Alt + F11 เพื่อเปิด VBA
- ไปที่ แทรกและคลิก โมดูล.
- คัดลอกและวางสคริปต์ต่อไปนี้เพื่อลบการเรียกประชุมในโมดูลแล้วกด Ctrl + ส เพื่อบันทึก:
Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. เมื่อคุณบันทึกสคริปต์แล้ว ให้ปิดหน้าต่าง VBA เมื่อต้องการเรียกใช้สคริปต์ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
- บนหน้าต่าง Outlook ให้เลือกการเชิญประชุมที่คุณต้องการปฏิเสธ จากนั้นกด Alt + F8.
- คุณจะได้รับ มาโคร หน้าต่าง ให้เลือก ปฏิเสธ_คำขอ โมดูลแล้วคลิก วิ่ง.
- ในหน้าต่างถัดไป ป้อนจำนวนการปฏิเสธแล้วคลิก ตกลง. ที่นี่ ป้อนจำนวนคำขอการประชุมที่คุณเลือก
หากคุณไม่ว่างในช่วงเวลาเดียวกัน สคริปต์จะปฏิเสธการประชุมโดยอัตโนมัติ แต่จะไม่ลบข้อความอีเมลออกจาก Outlook เพื่อให้คุณสามารถ ส่งต่อคำเชิญประชุม ให้กับใครสักคนที่จะเข้าร่วมในนามของคุณ
นอกจากนี้ เพื่อหลีกเลี่ยงอีเมลกลับไปกลับมาเกี่ยวกับระบบการจัดการการประชุม คุณก็สามารถทำได้ ใช้ Bcc เพื่อเพิ่มบุคคลในการประชุม.
การตอบกลับคำเชิญเข้าร่วมการประชุมโดยอัตโนมัติสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการจัดกำหนดการของคุณได้ โดยแจ้งให้คุณทราบว่าช่วงเวลาใดว่าง ซึ่งจะทำให้ขั้นตอนการทำงานของคุณคล่องตัวขึ้น
บอกเราว่าการตอบกลับการเรียกประชุมอัตโนมัติช่วยคุณได้อย่างไรในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
