ค้นหาอีเมลของคุณได้เร็วขึ้นด้วยโฟลเดอร์ค้นหาใน Outlook
- หากคุณกำลังมองหาวิธีที่ยืดหยุ่นในการจัดเก็บและจัดระเบียบข้อความในอีเมลของคุณ คุณสามารถสร้างและใช้โฟลเดอร์การค้นหาใน Outlook ได้
- การค้นหาของ Outlook เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพ และง่ายต่อการหลงไหลในรายละเอียดการทำงานของมัน ตั้งแต่การค้นหาแบบมาตรฐานไปจนถึงการค้นหาแบบกำหนดเอง
- บทความนี้จะแบ่งปันวิธีปรับแต่งการค้นหาของคุณใน Outlook โดยใช้โฟลเดอร์การค้นหา
คุณรู้ได้อย่างไรว่า CTRL + ฉ คำสั่งผสมทำให้คุณลักษณะการค้นหาที่สมบูรณ์แบบในเอกสาร? ลองนึกภาพสิ่งเดียวกันใน Outlook การค้นหาในโฟลเดอร์ค่อนข้างมีประโยชน์ใน Outlook แต่ไม่ค่อยมีใครรู้ว่ามีอยู่หรือวิธีตั้งค่า
เราทราบดีว่ามันสำคัญเพียงใดและสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของอีเมลได้อย่างไร ดังนั้นนี่คือวิธีการดำเนินการ
เหตุใดฉันจึงค้นหาโฟลเดอร์ Outlook ไม่ได้
หากคุณได้รับอีเมลสำคัญและหลังจากนั้นได้ย้ายข้อมูลต่างๆ ในอีเมลของคุณ การถอดรหัสว่าโฟลเดอร์ใดอยู่ในโฟลเดอร์นั้นอาจทำได้ยาก
คุณจะต้องทำการค้นหาในโฟลเดอร์ของคุณเพื่อค้นหา แต่จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อฟังก์ชันการค้นหาของคุณไม่ทำงานในโฟลเดอร์ Outlook ของคุณ
อะไรคือเหตุผล? ด้านล่างนี้ เราจะสำรวจสาเหตุที่เป็นไปได้บางประการ:
- การจัดทำดัชนีไม่ถูกต้อง/ปิดใช้งาน – การจัดทำดัชนีกำหนดโฟลเดอร์ Outlook ของคุณเพื่อให้คำค้นหาแสดงผลลัพธ์ได้อย่างรวดเร็ว หากไม่เปิดใช้งาน จะไม่สามารถสร้างผลการค้นหาได้
- แอป Outlook ที่ล้าสมัย - ถ้า การค้นหา Outlook ไม่ทำงานคุณอาจใช้โปรแกรมเวอร์ชันที่ล้าสมัย
- ดัชนีการค้นหาเสียหาย – ดัชนีการค้นหาประกอบด้วยฐานข้อมูลของโฟลเดอร์ Outlook ของคุณและจะมีอีเมลจำนวนมากขึ้น เมื่อเวลาผ่านไป มันอาจจะเสียหายและหยุดทำงานไปเลย
- การกำหนดค่าไม่ถูกต้อง – หากคุณไม่ได้กำหนดค่าเมล Outlook ให้ค้นหาโฟลเดอร์หรือตั้งค่าตัวกรองการค้นหา ไม่มีทางที่ผลลัพธ์การค้นหาของคุณจะสรุปได้
- แอปพลิเคชันเสียหาย – เป็นไปได้เช่นกันที่แอปพลิเคชัน Outlook ของคุณจะเสียหาย อาจเป็นเพราะรายการรีจิสทรีเสียหายหรือการบุกรุกของมัลแวร์
ตอนนี้คุณทราบแล้วว่าทำไมบางครั้งการค้นหาในโฟลเดอร์อีเมลของคุณจึงล้มเหลว ต่อไปนี้เป็นวิธีจัดระเบียบอีเมลของคุณลงในโฟลเดอร์ด้วยขั้นตอนด่วนเหล่านี้
ฉันจะค้นหาโฟลเดอร์ตามชื่อใน Outlook ได้อย่างไร
1. โฟลเดอร์การค้นหามาตรฐาน
- เปิดแอป Outlook ของคุณ
- คลิกที่ ไฟล์ เมนู จากนั้นเลือก ตัวเลือก.
- ใน ตัวเลือกของ Outlook กล่องโต้ตอบคลิกที่ ค้นหา.
- ภายใต้ ผลลัพธ์ให้เลือกโฟลเดอร์ปัจจุบันของคุณหรือกล่องเมลทั้งหมด หากคุณมีโปรไฟล์อีเมลหลายโปรไฟล์ จากนั้นคลิก ตกลง.
Outlook มีโฟลเดอร์การค้นหาในตัวที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้าสำหรับคุณ ปัญหาเดียวของตัวเลือกที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเหล่านี้คืออาจบังคับให้คุณค้นหาในโฟลเดอร์ที่คุณไม่สนใจ ทำให้เสียเวลามาก
โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณได้รับข้อความอีเมลจำนวนมาก หรือ โฟลเดอร์หายไปจาก Outlook ของคุณ จดหมาย นอกจากนี้ หากคุณทำไม่ได้ ค้นหาอีเมลในตำแหน่งโฟลเดอร์ใน Outlookมันจะเป็นกระบวนการที่น่าเบื่อ
วิธีการค้นหาอีเมลที่มีโครงสร้างมากขึ้นคือการสร้างโฟลเดอร์แบบกำหนดเอง คุณสามารถสร้างโฟลเดอร์แยกต่างหากสำหรับคำค้นหาแต่ละคำและโฟลเดอร์ได้มากเท่าที่คุณต้องการ โดยแต่ละโฟลเดอร์มีตัวเลือกการค้นหาที่แตกต่างกัน
2. สร้างโฟลเดอร์การค้นหาแบบกำหนดเอง
- เปิดแอป Outlook ของคุณ
- คลิกที่ จดหมาย ไอคอนที่มุมล่างซ้าย
- นำทางไปยัง โฟลเดอร์ แท็บที่เมนูด้านบน เลือก โฟลเดอร์การค้นหาใหม่.
- ใน โฟลเดอร์การค้นหาใหม่ กล่องโต้ตอบที่เปิดขึ้น เลือก สร้างโฟลเดอร์การค้นหาแบบกำหนดเองตั้งชื่อสำหรับโฟลเดอร์ค้นหาของคุณ แล้วคลิก ตกลง.
- คลิกที่ เลือก ภายใต้ ปรับแต่งโฟลเดอร์การค้นหา เพื่อระบุเกณฑ์การค้นหา
- ใน กล่องโต้ตอบเกณฑ์การค้นหาโฟลเดอร์นำทางไปยังแต่ละแท็บ เลือกรายการที่เกี่ยวข้องที่คุณต้องการตั้งเงื่อนไข จากนั้นกด ตกลง.
- หากต้องการค้นหา ให้กลับไปที่โฟลเดอร์การค้นหาของ Outlook แล้วเลือกโฟลเดอร์ที่คุณสร้างขึ้น
- วิธีเลือกปฏิทินของ Outlook ไว้
- วิธีซ่อนงานที่เสร็จสมบูรณ์ใน Outlook
- วิธีค้นหาโฟลเดอร์ที่ฉันย้ายโดยไม่ตั้งใจใน Outlook
บางครั้ง คุณอาจกำลังมองหาอีเมลหรือข้อความเฉพาะบางประเภท และแม้ว่าโฟลเดอร์การค้นหาที่ตั้งไว้ล่วงหน้ายังสามารถแสดงข้อความค้นหาเหล่านี้ได้ แต่ก็อาจใช้เวลานาน
นั่นเป็นเหตุผลที่คุณต้องการโฟลเดอร์การค้นหาแบบกำหนดเองใน Outlook เพื่อจำกัดผลการค้นหาให้แคบลงในโฟลเดอร์อีเมลเฉพาะ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณต้องการค้นหาอีเมลทั้งหมดจากบุคคลใดบุคคลหนึ่ง คุณจะสร้างโฟลเดอร์ค้นหาสำหรับพวกเขาและกรองข้อความของคุณตามโฟลเดอร์อีเมลนั้น
คุณจะสามารถรวบรวมข้อความที่ตรงกับเกณฑ์ของโฟลเดอร์การค้นหาบางอย่างได้ในที่เดียว ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว คุณสามารถลบโฟลเดอร์เสมือนได้ตลอดเวลาโดยคลิกขวาที่โฟลเดอร์ค้นหาและกำจัดทิ้ง
นั่นคือวิธีใช้โฟลเดอร์ค้นหาใน Outlook หวังว่าจะช่วยคุณจัดระเบียบเวลาและอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านด้วยวิธีที่เหมาะกับคุณที่สุด
จากการวิจัยของเราเอง โฟลเดอร์ประเภทนี้มีประสิทธิภาพมากกว่าแถบค้นหาใน Outlook ไม่ว่าคุณจะใช้โฟลเดอร์การค้นหาที่มีอยู่แล้วภายในหรือกำหนดเอง คุณก็สามารถประหยัดเวลาในการค้นหาอีเมลได้ มันทำให้เป็นเครื่องมือที่สมบูรณ์แบบสำหรับการอยู่ด้านบนของกล่องจดหมายของคุณ
ถ้า Outlook ไม่ใช่ถ้วยชาของคุณ เรามีรายการคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญ ไคลเอนต์อีเมลอื่น ๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ.
และเช่นเคย หากคุณมีคำถามหรือข้อเสนอแนะสำหรับบทความนี้ โปรดอย่าลังเลที่จะแสดงความคิดเห็นด้านล่าง
