วิธีสร้างและใช้หมวดหมู่ใน Outlook: เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ

เรียนรู้วิธีที่คุณสามารถใช้ประเภท Outlook ให้เป็นประโยชน์ได้ดีที่สุด

นี่คือคำแนะนำที่ครอบคลุมเกี่ยวกับวิธีสร้างและใช้หมวดหมู่ใน Microsoft Outlook เราได้อธิบายรายละเอียดทั้งหมดที่จะช่วยให้คุณเข้าใจประโยชน์ของการใช้หมวดหมู่ และคำแนะนำทีละขั้นตอนเกี่ยวกับวิธีสร้าง เปลี่ยนชื่อ และลบหมวดหมู่

นอกเหนือจากนี้ คุณจะได้เรียนรู้วิธีกำหนดหมวดหมู่ให้กับอีเมล การประชุม ผู้ติดต่อ และงานต่างๆ บทความนี้จะให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีจัดเรียงและกรองข้อความตามหมวดหมู่เริ่มต้น

ในบทความนี้

• หมวดหมู่ Outlook คืออะไร
• เหตุใดฉันจึงใช้หมวดหมู่ใน Outlook ไม่ได้
• จะสร้างและใช้หมวดหมู่ Outlook ได้อย่างไร?
• 1. สร้างประเภท Outlook
• 1.1 ไคลเอนต์เดสก์ท็อป
• 1.2 เว็บแอป
• 2. เปลี่ยนชื่อประเภท Outlook
• 2.1 แอปเดสก์ท็อป
• 2.2 เว็บไคลเอนต์
• 3. ลบประเภท Outlook
• 3.1 แอปเดสก์ท็อป
• 3.2 เว็บไคลเอนต์
• 4. ใช้ประเภท Outlook
• 4.1 กำหนดหมวดหมู่ Outlook ให้กับอีเมลของคุณ
• 4.2 เพิ่มหมวดหมู่ให้กับกิจกรรมในปฏิทินของคุณ
• วิธีจัดเรียงและกรองข้อความตามหมวดหมู่

หมวดหมู่ Outlook คืออะไร

หลายคนสับสนระหว่างประเภท Outlook คืออะไร และโฟลเดอร์ Outlook คืออะไร แม้ว่าพวกเขาจะทราบดีว่ามีหลายวิธีในการปรับแต่ง Outlook และแอปเองก็มีวิธีต่างๆ ในการจัดเรียงข้อความ ค้นหาโฟลเดอร์ จัดเรียงโฟลเดอร์ และอื่นๆ อีกมากมาย

อย่างไรก็ตาม มีความสับสนอยู่เสมอระหว่างประเภทและโฟลเดอร์ของ Outlook โฟลเดอร์ Outlook ช่วยให้คุณจัดระเบียบกล่องขาเข้าและจัดเก็บข้อความได้

เมื่อคุณย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ของคุณ คุณกำลังย้ายข้อความจากกล่องขาเข้าไปยังโฟลเดอร์เหล่านี้ จากนั้นเพื่อค้นหาข้อความ สิ่งที่คุณต้องทำคือป้อนโฟลเดอร์หมวดหมู่แล้วค้นหา

ในทางกลับกัน หมวดหมู่ของ Outlook เป็นวิธีการแสดงภาพและเปลี่ยนรหัสสีของข้อความในกล่องจดหมายของคุณ

เมื่อคุณกำหนดหมวดหมู่ให้กับข้อความ ข้อความนั้นจะไม่ออกจากกล่องขาเข้าแต่จะถูกกำหนดสีให้กับหมวดหมู่ เมื่อใช้หมวดหมู่สี คุณสามารถค้นหาข้อความที่คุณต้องการจากรายการหมวดหมู่ได้อย่างง่ายดาย

เหตุใดฉันจึงใช้หมวดหมู่ใน Outlook ไม่ได้

ผู้ใช้หลายคนรายงานว่าไม่สามารถใช้หมวดหมู่ใน Outlook ได้ สาเหตุหลักประการหนึ่งที่ปุ่มหมวดหมู่ไม่พร้อมใช้งานสำหรับบัญชี IMAP ก็คือปุ่มเหล่านี้ไม่ซิงค์กลับไปยังเซิร์ฟเวอร์

นอกจากนี้ คุณจะไม่สามารถกำหนดประเภทสีให้กับบัญชี IMAP ได้เนื่องจาก Outlook 2016 มีข้อจำกัดเกี่ยวกับคุณลักษณะประเภทสี ในการแก้ไขปัญหานี้ คุณต้องเปลี่ยนบัญชี IMAP เป็นบัญชี POP3

จะสร้างและใช้หมวดหมู่ Outlook ได้อย่างไร?

1. สร้างประเภท Outlook

1.1 ไคลเอนต์เดสก์ท็อป

1. เปิดแอป Outlook บนเดสก์ท็อป
2. ใน แท็ก คลิกส่วน จัดหมวดหมู่.
3. จากรายการแบบเลื่อนลงให้เลือก ทุกประเภท.
4. ตี ใหม่ ปุ่มใน หมวดหมู่สี กล่อง.
5. ใน เพิ่มหมวดหมู่ใหม่ กล่อง ตั้งชื่อหมวดหมู่ของคุณโดยพิมพ์ในช่องข้อความ
6. เลือกสีที่กำหนดเองจาก สี เมนูแบบเลื่อนลง
7. ใช้ ปุ่มลัดเพิ่มปุ่มทางลัดสำหรับหมวดหมู่ของคุณ
8. คลิก ตกลง เพื่อปิด เพิ่มหมวดหมู่ใหม่ กล่องและคลิกอีกครั้ง ตกลง เพื่อบันทึกการตั้งค่าของคุณ

1.2 เว็บแอป

1. เยี่ยมชมอย่างเป็นทางการ หน้าเข้าสู่ระบบ Outlook.
2. คลิกที่ การตั้งค่า.
3. เลือก ทั่วไป แล้ว หมวดหมู่.
4. กด + สร้างหมวดหมู่ ที่ด้านบนของรายการหมวดหมู่
5. ตั้งชื่อหมวดหมู่ เลือกสี จากนั้นคลิก บันทึก.

2. เปลี่ยนชื่อประเภท Outlook

2.1 แอปเดสก์ท็อป

1. เปิดแอป Outlook บนเดสก์ท็อป
2. ใน แท็ก คลิกส่วน จัดหมวดหมู่.
3. จากรายการแบบเลื่อนลงให้เลือก ทุกประเภท.
4. เลือกหมวดหมู่ที่คุณต้องการเปลี่ยนชื่อและกด เปลี่ยนชื่อ ปุ่ม.
5. ป้อนชื่อใหม่ในช่องข้อความแล้วคลิก ตกลง เพื่อใช้การเปลี่ยนแปลง

2.2 เว็บไคลเอนต์

1. เยี่ยมชมอย่างเป็นทางการ หน้าเข้าสู่ระบบ Outlook.
2. คลิกที่ การตั้งค่า.
3. เลือก ทั่วไป แล้ว หมวดหมู่.
4. คลิกที่ ดินสอ ปุ่มถัดจากหมวดหมู่เพื่อแก้ไข
5. พิมพ์ชื่อหมวดหมู่ที่ต้องการในช่องข้อความแล้วคลิก ตกลง. คุณยังสามารถเปลี่ยนสีของหมวดหมู่นั้นได้อีกด้วย

ทำตามวิธีการข้างต้น คุณสามารถเปลี่ยนชื่อประเภท Outlook และกำหนดชื่อที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดายทั้งบนเดสก์ท็อปและเว็บแอป

3. ลบประเภท Outlook

3.1 แอปเดสก์ท็อป

1. เปิดแอป Outlook บนเดสก์ท็อป
2. ใน แท็ก คลิกส่วน จัดหมวดหมู่.
3. จากรายการแบบเลื่อนลงให้เลือก ทุกประเภท.
4. เลือกหมวดหมู่ที่คุณต้องการลบและกด ลบ ปุ่ม.

3.2 เว็บไคลเอนต์

1. เยี่ยมชมอย่างเป็นทางการ หน้าเข้าสู่ระบบ Outlook.
2. คลิกที่ การตั้งค่า.
3. เลือก ทั่วไป แล้ว หมวดหมู่.
4. คลิกที่ ขยะ ปุ่มถัดจากหมวดหมู่เพื่อลบ

เมื่อใช้วิธีการข้างต้น คุณสามารถลบหมวดหมู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ เช่นเดียวกับเว็บไคลเอ็นต์แอปของ MS Outlook

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวข้อนี้

• ปฏิทิน Outlook ไม่อนุญาตให้แก้ไข: 3 วิธีในการแก้ไข
• 2 วิธีในการเรียกคืนและส่งอีเมลซ้ำใน Outlook
• วิธีเพิ่มวันหยุดในปฏิทิน Outlook ของคุณ
• วิธีพิมพ์อีเมลจาก Outlook Web & Desktop App

4. ใช้ประเภท Outlook

4.1 กำหนดหมวดหมู่ Outlook ให้กับอีเมลของคุณ

1. ไปที่ บ้าน เมนูของแอป Outlook
2. คลิกขวาที่อีเมล คลิกที่ จัดหมวดหมู่ แล้วเลือกหมวดหมู่จากเมนูที่แสดงขึ้น
3. เมื่อกำหนดแล้ว คุณสามารถดูสีของหมวดหมู่และชื่อของหมวดหมู่ได้ในส่วน หมวดหมู่ คอลัมน์กล่องขาเข้าของคุณ

ทำตามวิธีการข้างต้น คุณสามารถกำหนดหมวดหมู่ Outlook ให้กับข้อความเดียวหรือหลายข้อความได้อย่างง่ายดาย วิธีนี้จะช่วยให้คุณเน้นไปที่ข้อความที่เกี่ยวข้องกับหมวดหมู่ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถโฟกัสและจัดการกับข้อความที่เกี่ยวข้องกับงานได้เมื่ออยู่ในหมวดงาน

4.2 เพิ่มหมวดหมู่ให้กับกิจกรรมในปฏิทินของคุณ

1. เปิดแอป Outlook บนพีซีของคุณ
2. คลิกขวาที่กิจกรรมในปฏิทินแล้วเลือก จัดหมวดหมู่ จากรายการแบบเลื่อนลงแล้วเลือกหมวดหมู่ หากคุณไม่เห็นหมวดหมู่ที่คุณต้องการ ให้คลิกที่ หมวดหมู่ทั้งหมด
3. หลังจากเลือกหมวดหมู่แล้ว คุณจะเห็นชื่อหมวดหมู่และสีที่ใช้กับกิจกรรมในปฏิทิน

คุณสามารถใช้ประเภทกับที่ติดต่อ การนัดหมาย และกิจกรรมอื่นๆ ของคุณในแอป Outlook บนเดสก์ท็อปหรือแอปบนเว็บ

วิธีจัดเรียงและกรองข้อความตามหมวดหมู่

1. หลังจากกำหนดหมวดหมู่ให้กับอีเมลของคุณแล้ว คุณสามารถจัดเรียงข้อความได้โดยกดปุ่ม หมวดหมู่ คอลัมน์ในแถบแนวนอนที่ปรากฏเหนือข้อความ Outlook
2. ภายใต้ หมวดหมู่ คุณสามารถขยายหรือปิดบางหมวดหมู่ได้โดยใช้ปุ่ม สามเหลี่ยมเล็ก ปุ่มในส่วนหัวของหมวดหมู่

ขั้นตอนข้างต้นจะช่วยคุณจัดเรียงและกรองกล่องจดหมายเข้าของ Outlook ตามหมวดหมู่ ประโยชน์ที่สำคัญบางประการของฟีเจอร์หมวดหมู่ใน Outlook แสดงไว้ด้านล่าง

• หมวดหมู่ช่วยให้คุณค้นหาข้อความเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อเฉพาะได้อย่างรวดเร็ว
• คุณสามารถค้นหาข้อความที่ต้องการได้โดยดูที่สีหมวดหมู่หากมีการกำหนดหมวดหมู่ไว้
• คุณสามารถจัดระเบียบกล่องขาเข้า Outlook ของคุณได้โดยกำหนดหมวดหมู่ให้กับข้อความ กิจกรรมในปฏิทิน หรือแม้แต่ที่ติดต่อของคุณ
• หมวดหมู่มีประโยชน์สำหรับผู้ใช้มากกว่าโฟลเดอร์ เนื่องจากคุณสามารถกำหนดหมวดหมู่ให้กับข้อความได้หลายประเภท
• เมื่อมอบหมายแล้วก็ง่ายต่อการจัดหมวดหมู่
• ไม่จำกัดจำนวนประเภทใน Outlook

นั่นคือจากเราในคู่มือนี้ คุณสามารถดูคู่มือของเราที่อธิบายรายละเอียดวิธีดำเนินการ ค้นหาหมวดหมู่ว่างใน Outlook.

เรายังมีคำแนะนำเฉพาะเกี่ยวกับวิธีการ ตรวจสอบว่าเมล Outlook อยู่ในโฟลเดอร์ใด. นอกจากนี้ คุณสามารถดูคู่มือของเราที่จะช่วยคุณแก้ไขปัญหา Outlook ไม่ย้ายอีเมลไปยังโฟลเดอร์ ปัญหา.

อย่าลังเลที่จะแจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่างหากคำแนะนำด้านบนช่วยคุณในการค้นหาเกี่ยวกับวิธีสร้างและใช้หมวดหมู่ Outlook