วิธีง่ายๆ ในการลดขนาดเอกสาร Microsoft Word

ต้องการลดขนาดเอกสาร Word ของคุณหรือไม่? ในกรณีส่วนใหญ่ ขนาดไฟล์ไม่ใช่ปัญหา เนื่องจากไม่ใช้หน่วยความจำมากนักเมื่อเทียบกับเกม วิดีโอ และไฟล์ขนาดใหญ่อื่นๆ อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังอัปโหลดเอกสารคำออนไลน์ การส่งทางอีเมล คุณต้องลดขนาดลง

บทความนี้จะสอนวิธีลดขนาดเอกสาร Microsoft Word มีเทคนิคต่างๆ ในการลดขนาดของเอกสาร การบีบอัดรูปภาพเป็นวิธีที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในการลดขนาดไฟล์คำ คุณยังสามารถจัดการกับเอกสารขนาดใหญ่ได้ด้วยวิธีอื่นๆ เช่น การบันทึกสื่อและไฟล์ Word ในรูปแบบอื่น การลบเวอร์ชันสำหรับการกู้คืนอัตโนมัติ และการจำกัดการใช้คุณลักษณะเฉพาะ

1. การแปลงเอกสารเป็น.docx Format

เอกสาร Word เวอร์ชันใหม่กว่าจะบันทึกในรูปแบบ DOCX แทนรูปแบบ DOC เนื่องจากประเภทไฟล์ DOCX จะบีบอัดเนื้อหาของเอกสารเช่นไฟล์ ZIP ซึ่งทำให้เอกสารของคุณมีขนาดเล็กลง เหตุผลเดียวที่เราต้องใช้ DOC คือถ้าคุณต้องการความเข้ากันได้แบบย้อนหลังกับโปรแกรมประมวลผลรุ่นเก่า ดังนั้น ในขณะที่บันทึกเอกสารของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เลือก

.docx รูปแบบที่จะบันทึก

2. บีบอัดรูปภาพ/รูปภาพ

1. เลือกรูปภาพที่คุณต้องการบีบอัดในเอกสารของคุณ แท็บรูปแบบรูปภาพจะพร้อมใช้งานเมื่อเลือก

2. ใน รูปแบบภาพ แทป เลือก บีบอัดรูปภาพ

3. เมื่อแท็บการบีบอัดปรากฏขึ้น ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง และสุดท้ายคลิก ตกลง.

• ทำเครื่องหมายที่ช่อง ลบพื้นที่ครอบตัดของรูปภาพ
• ทำเครื่องหมายที่ปุ่มตัวเลือกกับ ใช้ความละเอียดเริ่มต้น

โดยการตั้งค่าเหล่านี้ พื้นที่เพิ่มเติมจะถูกลบออกและความละเอียดจะได้รับการแก้ไขสำหรับรูปภาพทั้งหมดที่ใช้ในเอกสาร

3. การบันทึกภาพเป็นความละเอียดต่ำ

1.คลิกที่  ไฟล์ > ตัวเลือก

2. คลิกที่ ขั้นสูง > ขนาดและคุณภาพของภาพ

ใต้ส่วนนี้ ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง ยกเลิกการแก้ไขข้อมูล และตั้งค่าความละเอียดเริ่มต้นเป็น 150ppi.

4. ห้ามฝังฟอนต์

แบบอักษรฝังตัวจะช่วยให้ผู้อื่นสามารถอ่านหรือพิมพ์เอกสารของคุณด้วยแบบอักษรที่คุณใช้เขียน แม้ว่าระบบของพวกเขาจะไม่รองรับก็ตาม สิ่งนี้จะเพิ่มขนาดเอกสารของคุณเช่นกัน

1.เปิด ไฟล์ > ตัวเลือก > บันทึก.

2. เลื่อนลงเพื่อเลือก รักษาความถูกต้องเมื่อบันทึกเอกสารนี้ ภายใต้ส่วนนี้ อย่าทำเครื่องหมายที่ช่องกับแบบอักษรฝังในไฟล์

5. แทรกรูปภาพแทนการคัดลอก & วาง

การแทรกรูปภาพลงในเอกสารแทนการคัดลอกช่วยในการลดขนาดของเอกสาร เมื่อคุณคัดลอก รูปภาพอาจสูญเสียการบีบอัด อาจนำข้อมูลอื่นมาด้วย และอาจเปลี่ยนประเภทไฟล์ เพื่อแทรกรูปภาพตาม

1.คลิกที่ แทรก > รูปภาพ

2. เลือกรูปภาพที่คุณต้องการแทรกแล้วคลิก แทรก หรือคุณก็สามารถ ดับเบิลคลิก บนรูปภาพเพื่อแทรก

หมายเหตุ: คุณสามารถแก้ไขภาพของคุณในโปรแกรมแก้ไขอื่นก่อนที่จะบันทึกลงในระบบและนำไปใช้ในงานของคุณตามลำดับ นอกจากนี้ยังช่วยในการลดขนาดของเอกสาร

6. เวอร์ชันการกู้คืนอัตโนมัติ

1.คลิกที่ ไฟล์ > ตัวเลือก

2. คลิกที่ บันทึก > บันทึกเอกสาร

• หากคุณต้องการลบข้อมูลการกู้คืนอัตโนมัติ ยกเลิกการเลือก กล่องข้างๆ การดำเนินการนี้ทำให้เราไม่สามารถกู้คืนเอกสารได้ทุกเมื่อที่ต้องการ
• ดังนั้น คุณสามารถเพิ่มเวลาแทนได้ คุณสามารถเปลี่ยนจาก 10 นาทีเป็น 20 นาที

7. การปิดภาพขนาดย่อ

1.คลิก ไฟล์ > ข้อมูล > คุณสมบัติ ( ขั้นสูง)

2. ภายใต้ สรุป แท็บ ยกเลิกการเลือก กล่องบันทึกรูปขนาดย่อและกด ตกลง.

8. หยุด/แปลงวัตถุฝังตัว

ถ้าคุณรวมวัตถุ เช่น แผ่นงาน Excel ลงในเอกสารของคุณ ขนาดจะเพิ่มขึ้น หยุดการฝังนี้สูงสุดหากคุณต้องการลดขนาด

หากจำเป็นต้องฝัง คุณต้องแปลงเป็นรูปภาพ โดยเลือกรายการที่ฝังตัวแล้วกด Cltr+ Shift + F9.

9. การลบข้อมูลที่ซ่อนอยู่ออกจากเอกสาร

1. คลิก  ไฟล์ > ข้อมูล > ตรวจสอบปัญหา

2. คลิกที่ ตรวจสอบ

3. คลิกที่ ลบทั้งหมด และ ปิด I.

10. แทนที่จะใช้การจัดรูปแบบด้วยตนเอง ให้ใช้สไตล์

ในเอกสาร Word ยิ่งคุณใช้การจัดรูปแบบด้วยตนเองหรือโดยตรงมากเท่าใด การจัดรูปแบบก็จะยิ่งใหญ่ขึ้นเท่านั้น นี่เป็นปัญหาใหญ่เมื่อต้องรับมือกับเอกสารขนาดใหญ่ หากต้องการลดขนาดไฟล์และจัดรูปแบบอัตโนมัติ ให้ใช้สไตล์ให้มากที่สุด

ตัวอย่างเช่น ลองใช้สไตล์แทน 14 จุด ตัวหนา และสีน้ำเงินเพื่อสร้างส่วนหัว

ในการใช้สไตล์ ให้เลือกข้อความและปรับใช้สไตล์ที่คุณต้องการจาก สไตล์ กลุ่มที่นำเสนอบน บ้าน แท็บ

หากต้องการแก้ไขสไตล์ที่คุณใช้ เพียงคลิกขวาที่ สไตล์

11. บันทึกสำเนาของเอกสาร

สุดท้าย คุณสามารถบันทึกสำเนาของเอกสารคำในรูปแบบ RTF ( Rich Text Format ) หรือรูปแบบ PDF และคุณยังสามารถคัดลอกข้อความทั้งหมดแล้ววางลงในเอกสารใหม่ได้อีกด้วย

นี่คือทั้งหมดที่เกี่ยวกับการลดขนาดของเอกสาร Microsoft Word

หวังว่าบทความนี้จะเป็นประโยชน์

ขอบคุณที่อ่าน.