คุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติใน Outlook ช่วยให้ผู้ใช้จัดการพื้นที่ในกล่องจดหมายของตนโดยการย้ายอีเมลจากโฟลเดอร์ปัจจุบันไปยังตำแหน่งที่เก็บถาวรโดยอัตโนมัติ รายการที่เก็บถาวรจะถูกเก็บไว้ในไฟล์ข้อมูล Outlook (.pst) ในบางกรณี ผู้ใช้สังเกตเห็นว่าการเก็บถาวรอัตโนมัติหายไปหรือทำงานไม่ถูกต้อง แม้ว่าการตั้งค่าทั้งหมดจะถูกต้อง
ในบทความนี้ เราได้ระบุกลยุทธ์ในการแก้ไขปัญหาและทำให้การเก็บถาวรอัตโนมัติทำงานอีกครั้ง
วิธีที่ 1 – เปลี่ยนการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ
ผู้ใช้แนะนำว่าการเปลี่ยนการตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติช่วยให้พวกเขาแก้ไขปัญหาได้ สามารถตั้งค่าได้หลายระดับ: ค่าเริ่มต้น ต่อโฟลเดอร์ และการตั้งค่าด้วยตนเอง
ระดับ 1 – การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติเริ่มต้น
1. ไปที่ ไฟล์ เมนู.
2. ตอนนี้เลือก ตัวเลือก แท็บ
3. ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้เลือก ขั้นสูง แท็บ
4. ค้นหา เก็บถาวรอัตโนมัติ ในบานหน้าต่างด้านขวาและคลิกที่ การตั้งค่าการเก็บถาวรอัตโนมัติ… ปุ่ม.
5. เพื่อให้แน่ใจว่าการเก็บถาวรอัตโนมัติทำงาน ให้เลือกช่องแรกและกำหนดค่าว่าคุณต้องการให้เก็บถาวรอัตโนมัติทำงานบ่อยเพียงใด
6. เลือกช่องทำเครื่องหมาย แจ้งก่อนที่ AutoArchive จะทำงาน เพื่อรับการแจ้งเตือนก่อนที่การเก็บถาวรอัตโนมัติจะเกิดขึ้น
7. ตรวจสอบตัวเลือกต่อไปนี้:
- ลบรายการที่หมดอายุ (โฟลเดอร์อีเมลเท่านั้น) หากคุณต้องการลบรายการที่หมดอายุ
- เก็บถาวรหรือลบรายการเก่า มิฉะนั้น เฉพาะรายการที่หมดอายุแล้วเท่านั้นที่จะถูกลบ
- แสดงโฟลเดอร์เก็บถาวรในรายการโฟลเดอร์ เพื่อให้ไฟล์ archive.pst ปรากฏในรายการโฟลเดอร์ซึ่งช่วยในการค้นหารายการที่เก็บถาวรได้อย่างง่ายดาย
- คุณสามารถ กำหนดอายุของรายการ ที่คุณต้องการเก็บถาวรในด้านของ ทำความสะอาดรายการที่เก่ากว่า xซึ่งอิงตามวันที่แก้ไขล่าสุดโดยค่าเริ่มต้น
8. คุณมีตัวเลือกที่จะตัดสินใจว่าจะ ย้ายของเก่าลงไฟล์เก็บถาวร หรือ ลบออกอย่างถาวร.
9. เมื่อคุณเลือกตัวเลือกแล้ว คุณสามารถนำไปใช้และคลิกที่ ตกลง เพื่อบันทึกการตั้งค่า
ระดับ 2 – การตั้งค่าเก็บถาวรอัตโนมัติต่อโฟลเดอร์
หากการเก็บถาวรอัตโนมัติไม่ทำงานในโฟลเดอร์เฉพาะในกล่องจดหมายของคุณ ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง:
1. คลิกขวา ในโฟลเดอร์แล้วเลือก คุณสมบัติ.
2. คลิกที่ เก็บถาวรอัตโนมัติ แท็บ
3. ตามความต้องการของคุณ เลือกสิ่งต่อไปนี้:
- หากคุณต้องการให้โฟลเดอร์นี้เป็นข้อยกเว้นของการเก็บถาวรอัตโนมัติ ให้เลือก ห้ามเก็บถาวรรายการในนี้.
- หากคุณต้องการเก็บถาวรรายการในโฟลเดอร์นี้โดยใช้การตั้งค่าเริ่มต้นตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ ให้เลือก เก็บถาวรรายการในโฟลเดอร์นี้โดยใช้การตั้งค่าเริ่มต้น
- หากคุณต้องการตั้งค่าตัวเลือกการเก็บถาวรอัตโนมัติแบบต่างๆ สำหรับโฟลเดอร์นี้ ให้เลือก เก็บถาวรโฟลเดอร์นี้โดยใช้การตั้งค่าเหล่านี้. คุณสามารถเปลี่ยนอายุของรายการที่จะลบและสร้างไฟล์แยกต่างหากสำหรับเก็บถาวร
4. คลิกที่ ตกลง เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว
บันทึก: การตั้งค่าเหล่านี้ใช้เฉพาะกับโฟลเดอร์และไม่ได้ใช้กับโฟลเดอร์ย่อย
ระดับ 3 – การตั้งค่าการเก็บถาวรด้วยตนเอง
คุณยังสามารถเริ่มกระบวนการเก็บถาวรด้วยตนเองได้หากวิธีข้างต้นใช้ไม่ได้ผล
1. ไปที่ ไฟล์ แล้วเลือก เครื่องมือ.
2 ในเครื่องมือ เลือก ล้างของเก่า. มันเริ่มกระบวนการเก็บถาวรและความคืบหน้าจะแสดงในแถบสถานะ
วิธีที่ 2 – แก้ไขค่ารีจิสทรี ArchiveIgnoreLastModifiedTime
กระบวนการเก็บถาวรใน Outlook จะขึ้นอยู่กับวันที่และเวลาที่แก้ไขล่าสุดโดยค่าเริ่มต้น หากคุณตอบกลับ ส่งต่อ ย้าย แก้ไข บันทึก หรือนำเข้ารายการ วันที่แก้ไขจะเปลี่ยนไป ซึ่งอาจทำให้การเก็บถาวรอัตโนมัติไม่เก็บรายการนั้น
ผู้ใช้พบว่าการเก็บถาวรอัตโนมัติทำงานโดยการตั้งค่ารีจิสทรีสำหรับ ArchiveIgnoreLastModifiedTime ซึ่งทำให้รายการเก็บถาวรของ Outlook ตามวันที่ได้รับ ก่อนเปลี่ยนค่ารีจิสทรี ให้สำรองข้อมูลไว้ในกรณีที่มีข้อผิดพลาด
1. กด ปุ่ม Windows + R เริ่ม วิ่ง. พิมพ์ regedit เพื่อเปิด ตัวแก้ไขรีจิสทรี.
2. ไปที่ตำแหน่งด้านล่างหรือคัดลอกและวางลงในแถบนำทาง
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office.0\Outlook\Preferences
3. เมื่อคุณไปถึงคีย์ย่อยของรีจิสทรีด้านบนแล้ว ให้คลิกที่ แก้ไข เมนู.
4. ในเมนูแก้ไข ให้เลือก ใหม่ และคลิกที่ ค่า DWORD (32 บิต) เพื่อสร้างรายการใหม่ในรีจิสทรี
5. ตั้งชื่อรายการใหม่เป็น เอกสารเก่าIgnoreLastModifiedTime แล้วกด เข้า.
6. คลิกขวาที่รายการที่สร้างขึ้นใหม่ แล้วเลือก แก้ไข.
7. ตั้งค่าเป็น 1 ใน ข้อมูลค่า กล่องและคลิกที่ ตกลง.
8. ปิด Registry Editor และรีสตาร์ท Outlook เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงรีจิสทรีมีผล
ตอนนี้ให้ตรวจสอบว่า Outlook เก็บถาวรรายการอย่างถูกต้องหรือไม่โดยพยายามเก็บถาวรด้วยตนเอง และดูว่ารายการถูกเก็บถาวรตามวันที่ได้รับหรือไม่
วิธีที่ 3 – แยกออกจากการเก็บถาวรอัตโนมัติ
หากคุณสังเกตเห็นว่าไม่มีการเก็บถาวรรายการใดรายการหนึ่ง หมายความว่าคุณสมบัติสำหรับรายการนั้นถูกตั้งค่าให้แยกรายการออกจากการเก็บถาวรอัตโนมัติ
1. ดับเบิลคลิกเพื่อเปิดรายการที่ถูกแยกออกจากกระบวนการเก็บถาวร
2. คลิกที่ ไฟล์ เมนูแล้วเลือก คุณสมบัติ.
3. ใน คุณสมบัติ หน้าต่าง ยกเลิกการเลือกตัวเลือก ห้ามเก็บถาวรรายการนี้โดยอัตโนมัติ.
4. คุณสามารถปรับแต่ง .ของคุณ ดู เพื่อดูภาพรวมของรายการที่มีการกำหนดค่าตัวเลือกนี้ คุณต้องอนุญาตให้ การแก้ไขในเซลล์ ฟังก์ชันดังต่อไปนี้:
- เลือก ดู และคลิกที่ ดูการตั้งค่า.
- คลิกที่นี่ การตั้งค่าอื่นๆ ปุ่ม.
- ตอนนี้ตรวจสอบตัวเลือก อนุญาตให้แก้ไขในเซลล์.
- ตอนนี้คุณสามารถคลิกที่ช่องทำเครื่องหมายรายการใดรายการหนึ่งภายใต้ ห้ามเก็บถาวรอัตโนมัติ โดยตรงจากมุมมองเพื่อเปิด/ปิดการเก็บถาวรสำหรับรายการนั้น
บันทึก: คุณอาจไม่เห็นช่องทำเครื่องหมายสำหรับรายการของคุณ เว้นแต่คุณจะคลิกที่ช่องนั้นเอง ไม่มีช่องทำเครื่องหมายหรือช่องทำเครื่องหมายที่ไม่ได้เลือกทั้งคู่ หมายความว่ารายการจะถูกเก็บถาวรตามการตั้งค่าการเก็บถาวรของคุณ
วิธีที่ 4 - ไม่มีคำสั่งเก็บถาวรในสภาพแวดล้อมขององค์กร
การเก็บถาวรอัตโนมัติถูกปิดใช้งานโดยนโยบายกลุ่ม
ในกรณีที่คุณทำงานในสภาพแวดล้อมขององค์กรและไม่พบ AutoArchive และ Archive การตั้งค่าตามที่กล่าวไว้ในวิธีที่ 1 ด้านบนหมายความว่าผู้ดูแลระบบอาจปิดใช้งานการตั้งค่าเป็นกลุ่ม นโยบาย. ซึ่งจะช่วยป้องกันข้อมูลเมลบ็อกซ์ไม่ให้กระจายไปทั่วคอมพิวเตอร์หลายเครื่องในเครือข่ายในไฟล์ pst
ในกรณีนี้ คุณต้องถามผู้ดูแลระบบอีเมลว่าควรเก็บข้อมูลของคุณไว้ที่ใดและควรเก็บรายการไว้นานเท่าใด นอกจากนี้ ผู้ดูแลระบบของคุณสามารถตั้งค่านโยบายกลุ่มเพื่อปิดใช้งานการเก็บถาวรอัตโนมัติและป้องกันการสร้างไฟล์ pst
แลกเปลี่ยนกับเอกสารออนไลน์
อีกสาเหตุหนึ่งของการตั้งค่าที่ขาดหายไปคือเมื่อคุณมีบัญชี Exchange มีการเปิดใช้งานการเก็บถาวรแบบออนไลน์สำหรับคุณบนเซิร์ฟเวอร์ Exchange ในกรณีดังกล่าว Outlook จะปิดใช้งานตัวเลือกการเก็บถาวรฝั่งไคลเอ็นต์โดยอัตโนมัติ และการเก็บถาวรจะเกิดขึ้นตามนโยบายขององค์กรที่ตั้งค่าไว้บนเซิร์ฟเวอร์ Exchange
ข้อดีคือคุณสามารถเข้าถึงไฟล์เก็บถาวรของคุณบนคอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่ใช้ Outlook หรือแม้แต่ผ่านเบราว์เซอร์เมื่อเข้าถึงกล่องจดหมายของคุณผ่าน Outlook บนเว็บ เนื่องจากบัญชีของคุณถูกเปิดใช้งาน คุณลักษณะการเก็บถาวรอัตโนมัติและการเก็บถาวรด้วยตนเองจะไม่สามารถใช้ได้สำหรับคุณใน Outlook อีกต่อไป
วิธีที่ 5 – ตรวจสอบไฟล์ archive.pst. ที่เสียหายหรือเต็ม
เมื่อไฟล์ archive.pst กลายเป็น เสียหาย, Outlook จะไม่สามารถเก็บถาวรไปยังไฟล์นั้นได้ ในกรณีนั้น คุณต้อง ปิด Outlook และใช้ เครื่องมือซ่อมแซมกล่องขาเข้า (scanpst.exe) เพื่อสแกนหาข้อผิดพลาดและสร้างไฟล์เก็บถาวรใหม่ คลิกที่นี่ เพื่อค้นหาตำแหน่งของ scanpst.exe และขั้นตอนในการสแกนใน Fix 5 ของบทความ
เมื่อไฟล์ archive.pst กลายเป็น เต็มจะไม่อนุญาตให้ Outlook เก็บรายการเพิ่มเติมในนั้น เมื่อถึงขีดจำกัดคำเตือน คุณจะไม่สามารถย้ายรายการไปยังที่เก็บถาวรด้วยตนเองหรือโดยใช้การเก็บถาวรอัตโนมัติ เมื่อ ถึงขีดจำกัดแล้วขอแนะนำให้ สร้างไฟล์เก็บถาวรใหม่. ขีดจำกัดขนาดจะขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของ Outlook ที่ใช้
- ไฟล์ Outlook 97 – 2002 pst (ANSI): ขนาดไฟล์สูงสุดคือ 2GB และจะมีการเตือนเมื่อถึง 1.8 GB
- ไฟล์ Outlook 2003 – 2019 pst (Unicode): ขีดจำกัดเริ่มต้นคือ 20 GB Outlook 2003/2007 และ 50GB ในเวอร์ชันที่ใหม่กว่า 2010, 2013, 2016, 2019 และ Microsoft 365 คำเตือนจะออกเมื่อขีดจำกัดถึง 19GB และ 47.5GB ตามลำดับ
วิธีที่ 6 – ลบอีเมลจากกล่องจดหมายแบบเต็ม
ในกรณีที่เมลบ็อกซ์ของคุณเต็ม คุณจะได้รับข้อความแจ้งว่าเมลบ็อกซ์นั้นเต็มเมื่อคุณพยายามส่งข้อความ อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณพยายามเก็บถาวรเมื่อเมลบ็อกซ์เต็ม การเก็บถาวรจะไม่ทำงาน และคุณจะไม่ได้รับข้อผิดพลาดที่ระบุเช่นเดียวกัน
หากต้องการกลับไปทำงาน คุณสามารถ ลบหรือย้ายบางรายการไปยังไฟล์เก็บถาวรของคุณด้วยตนเอง หรือ ติดต่อผู้ดูแลระบบอีเมลของคุณเพื่อเพิ่มขนาดกล่องจดหมายของคุณชั่วคราว.
ในการล้างเมลบ็อกซ์ของคุณ คุณสามารถดำเนินการล้างข้อมูลตามลำดับของโฟลเดอร์ต่อไปนี้: รายการที่ถูกลบ, อีเมลขยะ, กล่องจดหมาย, รายการที่ส่งและโฟลเดอร์เมลอื่นๆ, รายการบันทึก, ปฏิทิน, ผู้ติดต่อ, และ หมายเหตุ
หากการแก้ไขข้างต้นไม่ได้ผลสำหรับคุณ เราขอแนะนำให้คุณดำเนินการ a การซ่อมแซมชุด Office ของคุณ หรือ ติดตั้ง Office ใหม่ และตรวจสอบว่าช่วยแก้ปัญหาได้หรือไม่
ขอบคุณที่อ่านบทความนี้
เราหวังว่าคุณจะสามารถแก้ไขข้อผิดพลาด AutoArchive ไม่ทำงาน
