Kako ustvariti, dodati in prilagoditi prednostna polja v Outlooku

Dodajte stolpec z možnostjo izbirnika polj

Če želite določiti nujnost dodeljene naloge v Outlooku, lahko uporabite vgrajene stopnje prioritete (visoka, normalna in nizka), barvne oznake, rok in polje stanja.

Če pa želite dodati več podrobnosti, morate v Outlooku ustvariti prednostno polje po meri, kar zahteva nekaj dodatnih korakov.

V tem obsežnem vodniku bomo razložili navodila po korakih za ustvarjanje in dodajanje prednostnih nalog po meri, skupaj s koraki za prilagajanje prioritet v Outlooku.

Kaj so prednostna polja v Outlooku?

V Outlooku prednostno polje prikazuje stopnjo pomembnosti, dodeljeno opravilu, e-pošti ali drugim elementom, kar kaže, ali lahko opravilo odložite ali ga morate obravnavati takoj.

Dodajanje oznak, vključno z ustreznimi informacijami v polje zadeve za opravilo, vam bo dodatno pomagalo pri razvrščanju seznama opravil in pomagalo, da se najprej posvetite predmetom z visoko prioriteto.

Privzete nastavitve prioritete imajo tri možnosti, visoko, Srednje, in Nizka, kar pa ni vedno dovolj, še posebej, če delate v timu, v katerem si lahko člani različno razlagajo prioritete.

Prilagajanje prednostnega polja vam lahko pomaga prilagoditi tudi upravljanje opravil Outlook in tako prilagoditi potek dela.

Za nadaljnjo personalizacijo lahko prilagodite Outlookova orodna vrstica za hitri dostop tako da lahko dostopate do vseh pogosto uporabljenih možnosti neposredno pred vami, zaradi česar je uporaba aplikacije preprostejša kot kdaj koli prej.

Kako ustvarim polje po meri v Outlooku?

1. Ustvarite polje po meri

1. Pritisnite Windows ključ, vrsta obetiin kliknite Odprto.
2. Pojdite v navigacijsko vrstico in izberite Naloge mapo. V novem oknu boste v desnem podoknu videli dodeljeno nalogo.
3. Nato z desno miškino tipko kliknite vrstico z glavo stolpca, da dobite kontekstni meni in izberite Izbirnik polja.
4. Na Izbirnik polja pogovorno okno kliknite Novo.
5. Na Nov stolpec vnesite ime, ki ga želite dodeliti stolpcu. Za Vrsta in Oblika, Besedilo je privzeto izbrano, vendar lahko spremenite vrsto polja glede na ime stolpca ali namen. Ko vnesete vse podrobnosti, kliknite v redu.
6. Ko se stolpec prikaže v Izbirnik polja okno, ga povlecite in spustite v vrstico z glavo stolpca, da ga dodate.

Ustvarite lahko poljubno število stolpcev, da dodatno poenostavite seznam opravil, a če jih dodate preveč, se bodo stvari zapletle.

Preberite več o tej temi

• Kako ustvariti datoteko PST v Outlooku
• Kako ustvariti poenoten pogled mape »Prejeto« v Outlooku

2. Omogočite Dovoli urejanje v celici, da določite prednost

OPOMBA

Za razliko od mape Prejeto ima mapa Opravila že Dovoli urejanje v celici funkcija omogočena; če pa ne morete vnesti, sledite korakom, da ga omogočite.

1. V Naloge mapo, pojdite na Pogled zavihek in iz Trenutni pogled glava, izberite Ogled nastavitev.
2. Na Napredne nastavitve pogleda okno izberite Druge nastavitve gumb.
3. Nato poiščite Naslovi stolpcev in vrstice, postavite kljukico poleg Dovoli urejanje v celici, nato kliknite v redu.
4. Na seznamu opravil poiščite nov stolpec, ki ste ga dodali, in dodajte številko ali besedilo, ki določa pomembnost posameznega opravila.

Če želite prednostno razvrstiti svoja e-poštna sporočila od pošiljatelja in zagotoviti, da bodo vsa dostavljena v vašo mapo »Prejeto«, morate vedeti, kako seznam dovoljenih e-poštnih sporočil v Outlooku.

Kako lahko uporabim prednostna polja po meri?

Če dodate prednostna polja po meri, lahko naloge prilagodite svojim željam, s čimer izboljšate produktivnost ter povečate jasnost in učinkovitost.

Tukaj je nekaj načinov, ki vam lahko pomagajo razumeti, kako uporabna je:

• Časovno občutljivi projekti ali naloge – Če se nekatera opravila, omenjena na vašem seznamu, bližajo svojemu roku, lahko uporabite prednostna polja po meri, da jim dodelite visoko prednostne ravni.
• Prednost, povezana s kontekstom – Za različne kontekste nalog, kot so stranke z visoko vrednostjo in roki, lahko dodate prednostno polje za ustrezno obravnavo naloge.
• Tveganje – Dodajte polje s prioriteto tveganja za prikaz verjetnih tveganj, povezanih z dodeljeno nalogo.
• Nadaljevanje – Polje za prednostno spremljanje lahko označi nalogo, ki jo je treba nadaljevati; opravilo lahko označite kot Follow-up-High.
• Timsko sodelovanje – Uporabite ga za obveščanje o pomembnosti nalog v vaši ekipi, da povečate komunikacijo in učinkovitost.

Katere najboljše prakse je treba upoštevati za prednostna polja po meri v Outlooku?

Za boljše upravljanje opravil Outlook morate najprej razumeti kontekst opravil v projektu in nato dodati ustrezno prednostno polje po meri.

Če želite učinkovito uporabljati funkcijo, morate upoštevati nekaj nasvetov:

• Ustreznost – Ko izbirate ime stolpca, vrsto in obliko, morate upoštevati naloge, saj vam lahko ustrezna oznaka pomaga hitro oceniti pomembnost naloge.
• Potek dela – Prilagajanje prednostnih polj bi moralo biti za vas smiselno in usklajeno z vašim potekom dela.
• Razvrščanje po številkah – Uporaba številk kot vrst polj vam lahko pomaga pri omembi prioritete opravila v naraščajočem ali padajočem vrstnem redu, kar pomaga oceniti stopnjo nujnosti.
• Pregled prednostne naloge – Prioritete po meri morate redno preverjati, da preverite, ali ustreza vašim trenutnim zahtevam.
• Ne uporabljajte istega pristopa – Upravljanje nalog je subjektivno glede na osebo in nalogo; zato morate izbrati prednostna polja po meri, ki ustrezajo vašim potrebam in dodeljeni nalogi.
• Poenostavite – Ne dodajajte jih preveč, saj bi vas lahko zmedlo in izničilo namen zagotavljanja jasnosti.

Kako nastavim prednost po meri v Outlookovih opravilih?

Z desno miškino tipko lahko kliknete vrstico z glavo stolpca na seznamu opravil in izberete Izbirnik polja, dodajte nov stolpec, ga poimenujte in ustrezno določite vrste polj.

Ko je ustvarjen, lahko stolpec povlečete in spustite na seznam opravil, da ga dodate v glavo stolpca. Nato lahko omenite prednost glede na nujnost ali druge želje.

Torej, tako lahko v Outlooku ustvarite prednostno polje po meri, da označite naloge glede na kontekst, časovno občutljivost, vključeno tveganje in drugo.

Če najdete Outlookovo indeksiranje je počasno in želite to popraviti, predlagamo, da si ogledate ta vodnik za pospešitev indeksiranja v Outlooku v sistemu Windows 11.

Prosimo, da nam posredujete vse informacije, nasvete in svoje izkušnje s to temo v spodnjem oddelku za komentarje.