Ako vytvoriť jednotné zobrazenie doručenej pošty v programe Outlook

Preskúmajte metódy testované odborníkmi, aby ste to dosiahli

Ak máte v programe Outlook nakonfigurovaných viacero e-mailových účtov, každý z nich bude mať samostatný priečinok Doručená pošta. Ak chcete kontrolovať prichádzajúce e-maily a mať prehľad o komunikácii, musíte prechádzať medzi priečinkami doručenej pošty.

Ak chcete obmedziť problémy, môžete v programe Outlook vytvoriť zjednotenú doručenú poštu, ktorá kombinuje všetky priečinky doručenej pošty z rôznych e-mailových klientov.

V tejto príručke budeme diskutovať o metódach s podrobnými pokynmi na zlúčenie účtov Outlook, aby sa zjednodušila komunikácia.

Čo je zjednotená doručená pošta v programe Outlook?

So zvýšeným využívaním e-mailových účtov na rôzne účely, ako je práca, komunikácia súvisiaca s projektmi a osobná komunikácia, vznikla potreba ich spravovania.

Zjednotené zobrazenie doručenej pošty v programe Outlook vám pomáha kontrolovať a spravovať e-mailové správy z viacerých e-mailových adries na jednom mieste.

Odstraňuje problémy s prepínaním medzi e-mailovými účtami alebo priečinkami na kontrolu prichádzajúcich správ a komunikácie. Tu sú niektoré výhody používania:

• Ušetrí vám čas – Umožňuje vám kontrolovať všetky e-maily na jednom mieste, aby vám nič dôležité neuniklo, čo šetrí váš čas a námahu.
• Pomôže vám určiť priority – Pomocou jednotného zobrazenia môžete kontrolovať všetky e-maily, určiť prioritu a podľa toho na ne odpovedať.
• Zvýšte viditeľnosť medzi účtami - Pomáha vám okamžite získať všetky dôležité komunikácie, ak máte rôzne projekty a zodpovednosti.
• Zamerajte sa na obsah – Jednotná doručená pošta pomáha znižovať kognitívnu záťaž pri správe viacerých účtov a umožňuje vám sústrediť sa na obsah e-mailov.
• Usporiadaná doručená pošta – Možnosť skontrolovať všetky e-mailové správy v jednom zobrazení vám pomôže lepšie ich triediť a kategorizovať.

V programe Outlook 2016 a novších verziách je k dispozícii funkcia s názvom Focused Inbox, ktorá funguje podobne, ale súčasne pre jednu e-mailovú adresu.

Rozdeľuje vašu doručenú poštu do dvoch kategórií, Sústredené a Iné. E-maily s vysokou prioritou majú byť pridané do Focused a ostatné majú byť kategorizované ako Iné. Môžete povoliť a funkciu zakázať vo vašich desktopových a mobilných aplikáciách podľa vašich potrieb.

Nekombinuje však priečinky doručenej pošty pre viacero účtov na jednom mieste, a preto je potrebné jednotné zobrazenie.

Existuje spôsob, ako spojiť priečinky doručenej pošty v programe Outlook?

Outlook vám neposkytuje priamy spôsob, ako to urobiť, ale keďže je platforma vysoko prispôsobiteľná, dá sa to urobiť. Existujú rôzne riešenia na získanie kombinovaného zobrazenia doručenej pošty v Outlooku pre lepšiu správu e-mailov.

Môžete vytvoriť pravidlo, použiť priečinok Hľadať alebo spustiť makrá pomocou jazyka VBA na vytvorenie jednotného zobrazenia doručenej pošty v Outlooku.

Ako vytvoriť zjednotené zobrazenie doručenej pošty v programe Outlook?

1. Použite panel vyhľadávania

1. Stlačte tlačidlo Windows kľúč, typ výhľada kliknite na tlačidlo OTVORENÉ.
2. V hlavnom okne programu Outlook vyberte niektorú z priečinkov doručenej pošty. Prejdite na panel vyhľadávania a zadajte priečinok: Doručená pošta.
3. Kliknite na šípku nadol vľavo a zmeňte Aktuálny priečinok možnosť Všetky poštové schránky. Zobrazí sa vám e-maily zo všetkých e-mailových účtov naraz.
4. Kliknite na šípku nadol napravo od panela vyhľadávania a ďalej filtrujte zoznam výberom polí ako Dátum, Predmet, Veľkosť, atď.

Po zadaní vyhľadávacieho dopytu k nemu budete mať v budúcnosti prístup kliknutím na panel vyhľadávania a výberom možnosti Nedávne vyhľadávania a zlúčite tak svoje priečinky doručenej pošty v programe Outlook, kedykoľvek budete chcieť.

Nemôžete nájsť nejaké e-maily v programe Outlook? Odporúčame vám pozrieť si nášho sprievodcu na E-mail programu Outlook zmizol problém zistiť dôvody a jednoduché riešenia.

2. Vytvorte pravidlo

2.1 Vytvorte priečinok

1. Stlačte tlačidlo Windows kľúč, typ výhľada kliknite na tlačidlo OTVORENÉ.
2. Choďte na Priečinok a kliknite na tlačidlo Nový priečinok.
3. Raz Nový priečinok sa zobrazí okno, pomenujte ho Zjednotená doručená pošta a kliknite OK.

2.2 Vytvorte pravidlo

1. Choďte na Domov a kliknite na tlačidlo pravidlá.
2. Z rozbaľovacej ponuky vyberte Správa pravidiel a upozornení.
3. Kliknite Nové pravidlo z Pravidlá a upozornenia dialógové okno.
4. Na Sprievodca pravidlami dialógovom okne začiarknite Použiť pravidlo na správy, ktoré dostávam a kliknite Ďalšie.
5. Na ďalšej stránke začiarknite políčko vedľa prostredníctvom určeného účtu, a iba na tomto počítači, kliknite Ďalšie.
6. Akonáhle sa objaví pod Krok 2kliknite na hypertextový odkaz na špecifikované a vyberte e-mailovú adresu a kliknite OK.
7. Teraz vyberte presuňte ho do určeného priečinkaa keď sa objaví v Krok 2kliknite na hypertextový odkaz na špecifikované.
8. Vyberte si Zjednotená doručená pošta z vyskakovacieho okna a kliknite OK; potom v hlavnom okne kliknite na Ďalšie.
9. Môžete pridať výnimky, ak chcete, alebo to nechať tak, ako to je, a zasiahnuť Ďalšie.
10. Na ďalšej stránke pomenujte pravidlo a začiarknite ho Spustite toto pravidlo na správy, ktoré sa už nachádzajú v doručenej poštea skontrolujte Skontrolujte chyby v popise pravidla lúka. Keď si myslíte, že je všetko na svojom mieste, kliknite Skončiť.
11. Kliknite OK na Pravidlá a upozornenia okno, aby ste ho zatvorili.

Pravidlo sa aplikuje na vybraný e-mailový účet do niekoľkých minút. Postupujte podľa krokov 1 až 10 pre všetky e-mailové kontá, ktoré chcete pridať do zjednotenej doručenej pošty.

V prípade, že Tlačidlo doručenej pošty nefunguje odporúčame vám prečítať si túto podrobnú príručku, aby ste sa dozvedeli o riešeniach na vyriešenie problému.

Prečítajte si viac o tejto téme

• Ako vytvoriť súbor PST v programe Outlook
• Ako povoliť a používať Copilota v programe Outlook [Jednoduché kroky]

3. Použiť kód jazyka Visual Basic (makrá)

3.1 Zmeňte nastavenia makra

1. Spustite program Outlook a prejdite na Súbor tab.
2. Kliknite možnosti otvoriť Možnosti programu Outlook okno.
3. Kliknite Centrum dôvery z ľavého panela a potom kliknite na Nastavenia centra dôveryhodnosti tlačidlo.
4. Ďalej vyberte Nastavenia makra, kliknite na prepínač vedľa Upozornenia pre všetky makráa kliknite na tlačidlo OK.
5. Opäť kliknite OK.

3.2 Používajte VBA

1. V hlavnom okne programu Outlook prejdite na Vývojár tab.
2. Kliknite na Visual Basic možnosť otvorenia Microsoft Visual Basic pre aplikácie.
3. Choďte na Vložiť a vyberte modul.
4. Skopírujte a prilepte nasledujúci kód do modulu a stlačte Crtl + S ak ho chcete uložiť, zatvorte okno.

Sub UnifiedInbox() Dim xExplorer As Outlook.Explorer. Dim xSearch As String. On Error Resume Next. xSearch = "folderpath: Inbox"
Set xExplorer = Outlook.Application.ActiveExplorer. xExplorer.Search xSearch, olSearchScopeAllFolders. Set xApp = Nothing. End Sub

3.3 Spustite kód

1. V hlavnom okne programu Outlook prejdite na Vývojár tab.
2. Vyberte Makráa potom z rozbaľovacej ponuky vyberte ten, ktorý ste uložili.
3. Akcia spustí dotaz a zobrazia sa všetky e-maily doručenej pošty z viacerých účtov.

Zobrazené výsledky by boli podobné tým, ktoré sme videli pri metóde panela vyhľadávania. Na dosiahnutie požadovaných výsledkov môžete použiť ktorýkoľvek z nich.

Časom však dopyt z vyhľadávacieho panela vypadne zo zoznamu, keď budete hľadať iné veci. Preto je užitočná metóda makier, pretože ukladá dotaz a môžete ho spustiť kedykoľvek budete chcieť.

Toto sú metódy, ktoré môžete použiť na spojenie priečinkov doručenej pošty a vytvorenie jednotného zobrazenia doručenej pošty v programe Outlook na bezproblémovú správu e-mailov.

Ak máte problémy so synchronizáciou pošty, napr Outlook neaktualizuje vašu doručenú poštu, odporúčame vám prečítať si túto príručku a nájsť rýchle riešenia.

Neváhajte a poskytnite nám akékoľvek informácie, tipy a svoje skúsenosti s touto témou v sekcii komentárov nižšie.