Nájdite svoje e-maily rýchlejšie pomocou vyhľadávacích priečinkov v programe Outlook
- Ak hľadáte flexibilný spôsob ukladania a organizácie správ v e-mailoch, môžete vytvoriť a použiť priečinky vyhľadávania v programe Outlook.
- Vyhľadávanie v Outlooku je výkonný nástroj a je ľahké sa stratiť v hĺbke jeho funkčnosti, od štandardného až po prispôsobené vyhľadávanie.
- V tomto článku sa dozviete, ako spresniť vyhľadávanie v programe Outlook pomocou priečinkov vyhľadávania.
Viete ako CTRL + F combo robí perfektnú funkciu vyhľadávania v dokumentoch? Teraz si predstavte to isté v programe Outlook. Vyhľadávanie v priečinkoch je v programe Outlook celkom užitočné, ale málokto vie, že existuje alebo ako ho nastaviť.
Vieme, aké je to dôležité a ako môže zlepšiť vašu e-mailovú produktivitu, takže tu je návod, ako na to.
Prečo nemôžem prehľadávať priečinky programu Outlook?
Ak ste dostali dôležitý e-mail a odvtedy ste vo svojom e-maile presunuli veci, môže byť ťažké zistiť, v ktorom priečinku sa nachádza.
Ak ho chcete nájsť, musíte vykonať vyhľadávanie vo svojich priečinkoch. Čo sa však stane, keď funkcia vyhľadávania v priečinkoch programu Outlook nefunguje?
Aký by mohol byť dôvod? Nižšie uvádzame niekoľko možných príčin:
- Nesprávne/zakázané indexovanie – Indexovanie priraďuje priečinkom programu Outlook určité poradie, aby vyhľadávací dopyt mohol rýchlo vrátiť výsledky. Ak nie je povolené, výsledky vyhľadávania sa nedajú generovať.
- Zastaraná aplikácia Outlook – Ak Vyhľadávanie v programe Outlook nefunguje, možno používate zastaranú verziu programu.
- Poškodený index vyhľadávania – Vyhľadávací index obsahuje databázu priečinkov programu Outlook a s väčším počtom e-mailov sa stáva objemnejším. Časom sa môže poškodiť a úplne prestať fungovať.
- Nesprávna konfigurácia – Ak ste nenakonfigurovali svoju poštu programu Outlook na vyhľadávanie priečinkov alebo nenastavili žiadne filtre vyhľadávania, nie je možné, že výsledky vyhľadávania budú presvedčivé.
- Poškodená aplikácia – Je tiež možné, že sa vaša aplikácia Outlook poškodí. Môže to byť spôsobené poškodenými položkami registra alebo inváziou škodlivého softvéru.
Teraz, keď ste si vedomí toho, prečo vyhľadávanie v poštových priečinkoch môže niekedy zlyhať, tu je postup, ako usporiadať svoje e-maily do priečinkov pomocou týchto rýchlych krokov.
Ako môžem vyhľadať priečinok podľa názvu v programe Outlook?
1. Štandardný priečinok vyhľadávania
- Spustite aplikáciu Outlook.
- Klikni na Súbor menu a potom vyberte možnosti.
- V Možnosti programu Outlook v dialógovom okne kliknite na Vyhľadávanie.
- Pod Výsledky, vyberte svoj aktuálny priečinok alebo všetky poštové schránky, ak máte viacero e-mailových profilov, a potom kliknite OK.
Outlook má vstavaný priečinok vyhľadávania, ktorý je pre vás vopred nakonfigurovaný. Jediným problémom s týmito preddefinovanými možnosťami je, že vás môžu prinútiť hľadať v priečinkoch, ktoré vás nezaujímajú, čo vám zaberie veľa času.
To platí najmä vtedy, ak dostávate veľa e-mailových správ alebo a priečinok zmizol z vášho Outlooku pošty. Navyše, ak nemôžete nájsť e-mail v umiestnení priečinka v programe Outlook, bude to únavný proces.
Štruktúrovanejším spôsobom vyhľadávania e-mailov je vytvorenie vlastného priečinka. Môžete vytvoriť samostatný priečinok pre každý vyhľadávací dopyt a ľubovoľný počet priečinkov, každý s rôznymi možnosťami vyhľadávania.
2. Vytvorte vlastný priečinok vyhľadávania
- Spustite aplikáciu Outlook.
- Klikni na Mail ikona v ľavom dolnom rohu.
- Prejdite na Priečinok v hornej ponuke vyberte Nový priečinok vyhľadávania.
- V Nový priečinok vyhľadávania dialógové okno, ktoré sa otvorí, vyberte Vytvorte vlastný priečinok vyhľadávania, vytvorte názov priečinka Hľadať a kliknite OK.
- Kliknite na Vyberte si pod Prispôsobiť priečinok vyhľadávania špecifikovať kritériá vyhľadávania.
- V Dialógové okno Kritériá vyhľadávacieho priečinka, prejdite na každú kartu, vyberte príslušné položky, pre ktoré chcete nastaviť podmienky, a potom stlačte OK.
- Ak chcete hľadať, vráťte sa do priečinkov vyhľadávania v Outlooku a vyberte ten, ktorý ste vytvorili.
- Ako ponechať vybraté kalendáre programu Outlook
- Ako skryť dokončené úlohy v programe Outlook
- Ako nájsť priečinok, ktorý som omylom presunul v programe Outlook
Niekedy možno hľadáte konkrétny typ e-mailu alebo individuálnu správu. A hoci prednastavený priečinok vyhľadávania môže stále vyvolávať tieto vyhľadávacie dopyty, môžu byť časovo náročné.
Preto potrebujete vlastné priečinky vyhľadávania v programe Outlook na zúženie výsledkov vyhľadávania na konkrétny e-mailový priečinok. Napríklad, ak chcete nájsť všetky e-maily od konkrétnej osoby, vytvoríte pre nich priečinok vyhľadávania a filtrujete svoje správy podľa tohto priečinka pošty.
Správy, ktoré zodpovedajú určitým kritériám priečinka vyhľadávania, budete môcť zhromažďovať na jednom mieste. Po dokončení môžete virtuálne priečinky vždy odstrániť kliknutím pravým tlačidlom myši na priečinky vyhľadávania a ich odstránením.
Takto môžete používať priečinky vyhľadávania v programe Outlook. Dúfajme, že vám pomôžu zorganizovať si čas a neprečítanú poštu spôsobom, ktorý vám najlepšie vyhovuje.
Z nášho vlastného výskumu vyplýva, že tieto typy priečinkov môžu byť efektívnejšie ako vyhľadávací panel v programe Outlook. Či už používate vstavaný alebo vlastný priečinok vyhľadávania, môžete si ušetriť čas strávený hľadaním e-mailov. Je to dokonalý nástroj na to, aby ste mali prehľad o svojej doručenej pošte.
Ak Outlook nie je vašou šálkou čaju, máme pre vás zoznam odporúčaní odborníkov iných e-mailových klientov na zvýšenie vašej produktivity.
Ako vždy, ak máte nejaké otázky alebo návrhy k tomuto článku, neváhajte zanechať komentár nižšie.
