Ako zabrániť duplicitným hodnotám pri zadávaní údajov do MS Excel

Existuje mnoho spôsobov, ako nájsť a odstrániť duplicitné údaje v súbore Excel. Všetky tieto spôsoby však väčšinou fungujú po zadaní všetkých údajov. Zaujímalo vás však, či môžete nechať Excel varovať, keď zadáte duplicitnú hodnotu? Premýšľali ste nad tým, či môžete nejakým spôsobom prinútiť Excel, aby vám zabránil zadať duplicitnú hodnotu, povedzme, možno pomocou okna Error? Dobre, dokonale sme vám prečítali myšlienky!

V tomto článku vám podrobne povieme, ako môžete použiť pravidlo zamedzenia duplicitného vstupu údajov na rozsah buniek, ktoré vyberiete. Tiež vám povieme, ako môžete prispôsobiť okno s chybovým hlásením, ktoré sa objaví, keď zadáte duplicitnú hodnotu. A ak ste zmätení, či je možné pravidlo niekedy vrátiť späť, máme riešenie aj na to. Tak na čo čakáte, vrhneme sa rovno na článok, však?

Prečítajte si tiež: Ako odstrániť alebo zvýrazniť duplikáty v Exceli

Časť 1: Ako zabrániť duplicitným zadávaniam hodnôt

Krok 1: Po prvé, vyberte rozsah buniek kde nechcete povoliť duplicitné zadávanie údajov.

Po výbere rozsahu buniek kliknite na ÚDAJE kartu z hornej pásky.

Teraz kliknite na rozbaľovacie tlačidlo s názvom Overovanie dát a kliknite na Overovanie dát možnosť zo zoznamu dostupných možností.

Krok 2: Na Overovanie dát okno, kliknite na nastavenie kartu v hornej časti.

Teraz kliknite na rozbaľovacie tlačidlo spojené s možnosťou Povoliť.

V zozname dostupných možností kliknite na tú, ktorá hovorí Vlastné.

Krok 3: Do poľa Vzorec zadajte alebo kopírovanie a vkladanie nasledujúce ďalšie.

=COUNTIF(

Krok 4: Potom na pozadí vyberte rozsah buniek kde chcete použiť pravidlo prevencie duplicit.

Teraz, keď sa pozriete na svoje Overovanie dát okno, môžete vidieť, že časť po =COUNTIF( je naplnená čiastočne. Poďme ďalej a doplňte vzorec v nasledujúcich krokoch.

Krok 5: Ďalším krokom by bolo jednoduché stlačenie tlačidla F4 kľúč. Toto by pridalo $ znaky vo vašom vzorci, uzamknutie týchto hodnôt kde $ bolo pridané.

Krok 6: Ako ďalej zadajte a čiarka, a potom na hárku Excel kliknite na najprv bunka vo vami vybranom rozsahu buniek.

Krok 7: Na dokončenie vzorca teraz stačí zadať alebo kopírovanie a vkladanie nasledujúce pod poľom Vzorec.

)=1

Váš konečný vzorec by mal vyzerať ako ten na nasledujúcej snímke obrazovky. Je zrejmé, že ID buniek sa budú líšiť.

Keď budete mať všetko hotové, stlačte OK tlačidlo.

Krok 8: To je všetko. Ak sa teraz pokúsite zadať duplicitnú hodnotu, do bunky, v ktorej sa uplatňuje pravidlo overovania prevencie duplicitných záznamov, zobrazí sa nasledujúce chybové okno, ktoré vám nedovolí pokračovať, kým do bunky nezadáte jedinečnú hodnotu.

Časť 2: Ako prispôsobiť chybové hlásenie duplicitného vstupu

Ak nechcete, aby sa pri zistení duplicitnej položky zobrazovalo predvolené okno chybového hlásenia, môžete si podľa nižšie uvedených krokov vytvoriť vlastné okno s chybovým hlásením.

Krok 1: Ešte raz, vyberte rozsah buniek kde ste použili pravidlo v časti vyššie.

Potom kliknite na ÚDAJE kartu z hornej pásky.

Teraz kliknite na Overovanie dát rozbaľovacie tlačidlo a potom kliknite na Validácia údajov omožnosť zo zoznamu dostupných možností.

Krok 2: Na Overovanie dát okno, kliknite na Upozornenie na chybu záložka na pravom konci.

Teraz, pod Štýl v rozbaľovacej ponuke vyberte štýl Stop. Tým sa zabráni zadávaniu duplicitnej hodnoty.

Poznámka: Ostatné štýly dostupné v Štýl rozbaľovacie menu sú POZOR a Informácie. Iba štýl pomenovaný Stop zabránili zadávaniu duplicitných hodnôt. Ďalšie 2 štýly vám umožnia pokračovať v zadávaní údajov po zobrazení varovania alebo informačnej správy.

Po výbere štýlu v časti Názov môžete zadať názov chybového okna. Zadal som svoj názov ako Našiel sa duplicitný záznam.

Máte tiež možnosť nastaviť chybové hlásenie, ktoré sa má zobraziť pri každom zadaní duplicitnej hodnoty. Môžete zadať chybovú správu pre vaše chybové okno pod Chybná správa lúka. Správa, ktorú som zadal, je Hej ty tam! Toto je duplicitný záznam, ktorý sa pokúšate zadať!.

Zasiahnite OK Keď budete mať všetko hotové.

Krok 3: To je všetko. Ak sa teraz pokúsite zadať duplicitnú hodnotu, zobrazí sa okno s vlastným chybovým hlásením, ktoré nahradí predvolené. Užite si to!

Časť 3: Ako odstrániť pravidlo overenia údajov

Ak by ste v budúcnosti chceli povoliť duplicitné hodnoty v rozsahu buniek, kde ste nastavili pravidlo na zabránenie duplicite, môžete to jednoducho urobiť podľa nižšie uvedených krokov.

Krok 1: Vyberte rozsah buniek kde sa uplatňuje pravidlo predchádzania duplicite. Ako ďalej kliknite na ÚDAJE kartu z hornej pásky.

Teraz kliknite na Overovanie dát rozbaľovacie tlačidlo a potom vyberte položku Overovanie dát možnosť.

Krok 2: Na Overovanie dát okno, pod nastavenie vyberte možnosť rozbaľovacej ponuky Akákoľvek hodnota z Povoliť rozbaľovacia ponuka.

Zasiahnite OK tlačidlo pre pokračovanie. to je všetko. Teraz môžete zadať toľko duplicitných hodnôt, koľko chcete.

Povedzte nám v sekcii komentárov, ak máte nejaké obavy týkajúce sa niektorého z krokov.

Zostaňte naladení na ďalšie úžasné triky, tipy, návody a hacky.