Как создавать и использовать категории в Outlook: повысьте свою производительность

Узнайте, как лучше всего использовать категории Outlook в своих интересах

Это подробное руководство о том, как создавать и использовать категории в Microsoft Outlook. Мы объяснили все детали, которые помогут вам понять преимущества использования категорий, и пошаговые инструкции о том, как создавать, переименовывать и удалять категории.

Помимо этого, вы также узнаете, как назначать категории электронным письмам, встречам, контактам и задачам. В статье также будут даны советы о том, как сортировать и фильтровать сообщения по категории по умолчанию.

В этой статье

• Что такое категории Outlook?
• Почему я не могу использовать категории в Outlook?
• Как создавать и использовать категории Outlook?
• 1. Создание категорий Outlook
• 1.1 Настольный клиент
• 1.2 Веб-приложение
• 2. Переименовать категории Outlook
• 2.1 Настольное приложение
• 2.2 Веб-клиент
• 3. Удалить категории Outlook
instagram story viewer
• 3.1 Настольное приложение
• 3.2 Веб-клиент
• 4. Используйте категории Outlook
• 4.1 Назначение категорий Outlook для вашей электронной почты
• 4.2 Добавьте категорию в событие календаря
• Как сортировать и фильтровать сообщения по категориям?

Что такое категории Outlook?

Многие люди не понимают, что такое категория Outlook и что такое папка Outlook. Хотя они знают, что существует несколько способов настройки Outlook, и само приложение предоставляет различные способы сортировки сообщений, поиска в папках, сортировки папок и многого другого.

Однако всегда существует некоторая путаница между категориями и папками Outlook. Папки Outlook позволяют упорядочивать входящие и хранить сообщения.

Когда вы перемещаете сообщения в свои папки, вы перемещаете их из папки «Входящие» в эти папки. Затем, чтобы найти сообщения, все, что вам нужно сделать, это войти в папку категории и выполнить поиск.

С другой стороны, категории Outlook — это способ визуализации и изменения цветового кода сообщений в папке «Входящие».

Когда вы назначаете категорию сообщению, оно не покидает папку «Входящие», вместо этого им назначается цвет категории. Используя цветовую категорию, вы можете легко найти сообщение, которое вы ищете, из списка категорий.

Почему я не могу использовать категории в Outlook?

Многие пользователи сообщают, что не могут использовать категории в Outlook. Одна из основных причин, по которой кнопка «Категория» недоступна для учетных записей IMAP, заключается в том, что они не синхронизируются с сервером.

Кроме того, вы не сможете назначить цветовую категорию учетным записям IMAP, поскольку в Outlook 2016 есть ограничение на функцию цветовых категорий. Чтобы это исправить, вам нужно изменить учетную запись IMAP на учетную запись POP3.

Как создавать и использовать категории Outlook?

1. Создание категорий Outlook

1.1 Настольный клиент

1. Запустите настольное приложение Outlook.
2. в Теги раздел нажмите Категоризировать.
3. Из выпадающего списка выберите Все категории.
4. Ударь Новый кнопка в Цветовые категории коробка.
5. в Добавить новую категорию поле, назовите свою категорию, введя ее в текстовое поле.
6. Выберите пользовательский цвет из Цвет выпадающее меню.
7. Используя Быстрая клавиша, добавьте сочетание клавиш для своей категории.
8. Нажмите ХОРОШО закрыть Добавить новую категорию поле и снова нажмите ХОРОШО чтобы сохранить ваши настройки.

1.2 Веб-приложение

1. Посетите официальный Страница входа в Outlook.
2. Нажмите на Настройки.
3. Выбирать Общий а потом Категории.
4. Нажимать + Создать категорию вверху списка категорий.
5. Назовите категорию, выберите для нее цвет, затем нажмите Сохранять.

2. Переименовать категории Outlook

2.1 Настольное приложение

1. Запустите настольное приложение Outlook.
2. в Теги раздел нажмите Категоризировать.
3. Из выпадающего списка выберите Все категории.
4. Выберите категорию, которую вы хотите переименовать, и нажмите кнопку Переименовать кнопка.
5. Введите новое имя в текстовое поле и нажмите ХОРОШО применить изменения.

2.2 Веб-клиент

1. Посетите официальный Страница входа в Outlook.
2. Нажмите на Настройки.
3. Выбирать Общий а потом Категории.
4. Нажать на карандаш кнопку рядом с категорией, чтобы отредактировать ее.
5. Введите предпочтительное название категории в текстовое поле и нажмите ХОРОШО. Вы также можете изменить цвет этой категории.

Следуя описанному выше методу, вы можете легко переименовать категорию Outlook и назначить ей имя по вашему выбору как на рабочем столе, так и в веб-приложении.

3. Удалить категории Outlook

3.1 Настольное приложение

1. Запустите настольное приложение Outlook.
2. в Теги раздел нажмите Категоризировать.
3. Из выпадающего списка выберите Все категории.
4. Выберите категорию, которую хотите удалить, и нажмите кнопку Удалить кнопка.

3.2 Веб-клиент

1. Посетите официальный Страница входа в Outlook.
2. Нажмите на Настройки.
3. Выбирать Общий а потом Категории.
4. Нажать на Мусор кнопку рядом с категорией, чтобы удалить ее.

Используя вышеуказанные методы, вы можете легко удалить категории на своем компьютере, а также в приложении веб-клиента MS Outlook.

Подробнее об этой теме

• Календарь Outlook не позволяет редактировать: 3 способа исправить это
• 2 способа отозвать и повторно отправить электронное письмо в Outlook
• Как добавить праздники в календарь Outlook
• Как распечатать электронную почту из Outlook Web и настольного приложения

4. Используйте категории Outlook

4.1 Назначение категорий Outlook для вашей электронной почты

1. Перейти к Дом меню приложения Outlook.
2. Щелкните правой кнопкой мыши письмо, нажмите Категоризировать и выберите категорию во всплывающем меню.
3. После назначения вы можете просмотреть цвет категории, а также название категории в Категории столбец вашего почтового ящика.

Следуя описанному выше методу, вы можете легко назначать категории Outlook одному или нескольким сообщениям. Это поможет вам сосредоточиться на сообщениях, связанных с категорией. Например, вы можете сосредоточиться и обрабатывать сообщения, связанные с работой, в категории «Работа».

4.2 Добавьте категорию в событие календаря

1. Запустите приложение Outlook на своем ПК.
2. Щелкните правой кнопкой мыши событие календаря и выберите Категоризировать из выпадающего списка и выберите категорию. Если вы не видите предпочитаемую категорию, нажмите на Все категории.
3. После выбора категории вы увидите название категории и цвет, примененный к событию календаря.

Вы можете применять категории к своим контактам, встречам и другим событиям в настольном приложении Outlook или веб-приложении.

Как сортировать и фильтровать сообщения по категориям?

1. После назначения категории вашим электронным письмам вы можете просто отсортировать сообщения, нажав кнопку Категории на горизонтальной панели, которая появляется над сообщениями Outlook.
2. Под Категории раздел, вы можете развернуть или закрыть определенную категорию с помощью кнопки маленький треугольник кнопку в заголовке категории.

Вышеуказанные шаги помогут вам сортировать и фильтровать входящие сообщения Outlook по категориям. Некоторые из важных преимуществ функции категорий в Outlook перечислены ниже.

• Категории позволяют быстро найти конкретное сообщение, относящееся к определенной теме.
• Вы можете легко найти конкретное сообщение, посмотрев на цвет категории, если ему назначена категория.
• Вы можете упорядочить свой почтовый ящик Outlook, назначив категорию своим сообщениям, событиям календаря или даже контактам.
• Категории более удобны для пользователей, чем папки, так как вы можете назначить несколько категорий сообщению.
• После назначения его легко классифицировать
• Нет ограничений на количество категорий, которые вы можете иметь в Outlook.

Это все от нас в этом руководстве. Вы можете ознакомиться с нашим руководством, в котором подробно объясняется, как выполнить поиск пустой категории в Outlook.

У нас также есть специальное руководство о том, как проверить, в какой папке находится почта Outlook. Кроме того, вы можете обратиться к нашему руководству, которое поможет вам решить Outlook не перемещает электронные письма в папку проблема.

Не стесняйтесь сообщить нам в комментариях ниже, помогло ли приведенное выше руководство ответить на ваш вопрос о том, как создавать и использовать категории Outlook.