Funcția AutoArchive din Outlook îi ajută pe utilizatori să gestioneze spațiul din cutia poștală prin mutarea automată a e-mailurilor din folderul curent în locația arhivei. Articolele arhivate sunt stocate într-un fișier de date Outlook (.pst). În unele cazuri, utilizatorii au observat că arhivarea automată lipsește sau nu funcționează corect chiar și atunci când toate setările sunt corecte.
În acest articol, am enumerat strategii pentru depanarea și arătarea automată a funcționării din nou.
Metoda 1 - Modificați setările AutoArchive
Utilizatorii au sugerat că modificarea setărilor AutoArchive i-a ajutat să rezolve problema. Acest lucru poate fi setat la mai multe niveluri: implicit, per folder și setări manuale.
Nivelul 1 - Setări implicite de arhivare automată
1. Mergi la Fişier meniul.
2. Acum selectați Opțiuni filă.
3. În fereastra care se deschide, selectați Avansat filă.
4. Caută Arhivare automată în panoul din dreapta și faceți clic pe Setări Arhivare automată ... buton.
5. Pentru a vă asigura că AutoArchive funcționează, bifați prima casetă și configurați-o pentru frecvența cu care doriți să ruleze AutoArchive.
6. Bifați caseta de selectare Solicitați înainte de a rula AutoArchive pentru a primi o notificare înainte ca AutoArchive să aibă loc.
7. Verificați următoarele opțiuni:
- Ștergeți articolele expirate (numai dosare de e-mail) dacă doriți ca elementele expirate să fie șterse
- Arhivează sau șterge elemente vechi altfel numai articolele expirate vor fi șterse.
- Afișați folderul de arhivă în lista de foldere pentru a lăsa arhiva.pst să apară în lista de foldere, ceea ce vă ajută să găsiți cu ușurință elementele arhivate.
- Poti setați vârsta articolelor pe care doriți să îl arhivați în domeniul Curățați articolele mai vechi de x, care se bazează în mod implicit pe ultima dată modificată
8. Aveți opțiuni pentru a decide dacă doriți mutați elemente vechi într-un fișier arhivă sau ștergeți-le definitiv.
9. După ce ați selectat opțiunea, le puteți aplica și faceți clic pe Bine pentru a salva setările.
Nivelul 2 - Setări pentru arhivare automată pe folder
Dacă Arhivarea automată nu funcționează pe un anumit folder din cutia poștală, urmați pașii de mai jos:
1. Click dreapta din dosar și selectați Proprietăți.
2. Faceți clic pe Arhivare automată filă.
3. Pe baza cerințelor dvs., selectați următoarele:
- Dacă doriți ca acest folder să fie o excepție de la AutoArchive, selectați Nu arhivați elemente în aceasta.
- Dacă doriți să arhivați elemente din acest folder utilizând setările implicite, așa cum am discutat anterior, selectați Arhivați elementele din acest folder folosind setările implicite
- Dacă doriți să setați diferite opțiuni de arhivare automată pentru acest folder, selectați Arhivați acest folder folosind aceste setări. Puteți schimba vechimea elementelor care trebuie șterse și puteți crea un fișier separat pentru arhivare.
4. Click pe Bine odată ce ai terminat.
Notă: Aceste setări sunt specifice folderului și nu sunt aplicate subfolderelor.
Nivelul 3 - Setări de arhivare manuală
De asemenea, puteți începe manual procesul de arhivare dacă cele de mai sus nu funcționează.
1. Mergi la Fişier și apoi selectați Instrumente.
2 În Instrumente, selectați Curățați obiectele vechi. Începe procesul de arhivare și progresul este afișat în bara de stare.
Metoda 2 - Modificați valoarea de registry ArchiveIgnoreLastModifiedTime
Procesul de arhivare în Outlook se bazează în mod implicit pe ultima dată și ora modificate. Dacă răspundeți, transmiteți, mutați, editați, salvați sau importați un element, atunci data modificată se va modifica, ceea ce poate determina Arhivarea automată să nu arhiveze articolul.
Utilizatorii au găsit AutoArchive să funcționeze setând valoarea de registry pentru ArchiveIgnoreLastModifiedTime, ceea ce face ca elementele de arhivare Outlook să se bazeze pe data primită. Înainte de a modifica valoarea de registry, păstrați o copie de rezervă a acesteia în caz de erori.
1. presa Tasta Windows + R a începe Alerga. Tip regedit pentru a deschide Editor de registru.
2. Accesați locația de mai jos sau copiați-lipiți-o în bara de navigare.
HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office.0 \ Outlook \ Preferences
3. După ce ajungeți la subcheia de registry de mai sus, faceți clic pe Editați | × meniul.
4. În meniul Editare, selectați Nou și faceți clic pe Valoare DWORD (32 de biți) pentru a crea un nou articol în registru.
5. Denumiți noul articol ca ArchiveIgnoreLastModifiedTime și apăsați introduce.
6. Faceți clic dreapta pe elementul nou creat, apoi selectați Modifica.
7. Setați valoarea la 1 în Date de valoare casetă și faceți clic pe Bine.
8. Închideți Editorul de registry și reporniți Outlook pentru a face efectele modificărilor de registry.
Acum verificați dacă Outlook arhivează corect articolele încercând să arhivați manual și văzând dacă articolele sunt arhivate în funcție de data primirii lor.
Metoda 3 - Exclus din AutoArchive
Dacă observați că un anumit articol nu a fost arhivat, înseamnă că proprietatea pentru acesta este setată să-l excludă din Arhivarea automată.
1. Faceți dublu clic pentru a deschide elementul care a fost exclus din procesul de arhivare.
2. Faceți clic pe Fişier meniu și apoi selectați Proprietăți.
3. În Proprietăți fereastra, debifați opțiunea Nu arhivați automat acest articol.
4. Puteți să vă personalizați vedere pentru a obține o prezentare generală a elementelor pentru care a fost configurată această opțiune. Trebuie să permiteți editare în celulă funcționează ca mai jos:
- Selectați Vedere și faceți clic pe Vizualizați setările.
- Aici faceți clic pe Alte setari buton.
- Acum bifați opțiunea Permiteți editarea în celulă.
- Acum puteți să faceți clic pe o anumită casetă de selectare de sub Nu arhivați automat direct din Vizualizare pentru a activa / dezactiva arhivarea pentru acel element.
Notă: Este posibil să nu vedeți o casetă de selectare pentru articolele dvs. decât dacă faceți clic pe câmpul însuși. Nicio casetă de selectare sau o casetă de selectare neselectată ambele înseamnă că elementul va fi arhivat conform setărilor de arhivă.
Metoda 4 - Arhivarea comenzii nu este disponibilă în mediul corporativ
Arhivarea automată este dezactivată de politica de grup
În cazul în care lucrați într-un mediu corporativ și nu puteți găsi AutoArchive și Archive setările menționate în Metoda 1 de mai sus, înseamnă că este posibil ca administratorul să fi dezactivat setările ca grup politică. Acest lucru ajută la prevenirea răspândirii datelor cutiei poștale prin diferite computere în rețea în fișiere pst.
În acest caz, trebuie să întrebați administratorul de e-mail despre unde arhivați datele și cât timp ar trebui păstrate articolele. De asemenea, administratorii dvs. pot seta Politici de grup pentru a dezactiva Arhivarea automată și pentru a preveni crearea de fișiere pst.
Schimb cu arhiva online
Un alt motiv pentru setările lipsă este atunci când aveți un cont Exchange, o arhivă online a fost activată pentru dvs. pe serverul Exchange. În astfel de cazuri, opțiunile de arhivare din partea clientului vor fi dezactivate automat de Outlook și arhiva se va face în conformitate cu politicile corporative stabilite pe serverul Exchange.
Avantajul este că puteți avea acces la arhiva dvs. pe orice computer care rulează Outlook sau chiar printr-un browser atunci când accesați căsuța poștală prin Outlook pe web. Ca urmare a acestei activări pentru contul dvs., funcțiile Arhivare automată și arhivă manuală nu vă vor mai fi disponibile în Outlook.
Metoda 5 - Verificați dacă există arhive deteriorate sau complete.pst
Când devine fișierul archive.pst corupt, Outlook nu va putea arhiva în fișierul respectiv. În acest caz, trebuie închide Outlook și utilizați Instrument de reparare a căsuței de e-mail (scanpst.exe) pentru a-l scana pentru erori și a crea un nou fișier de arhivă. Click aici pentru a găsi locația scanpst.exe și pașii pentru efectuarea scanării în Fix 5 al articolului.
Când devine fișierul archive.pst deplin, nu va permite Outlook să stocheze mai multe articole în el. Când se atinge limita de avertizare, nu veți putea muta articole în arhivă nici manual, nici folosind Arhivarea automată. Odata ce limita este atinsă, este recomandat să creați un nou fișier de arhivă. Limita de dimensiune se bazează pe versiunea Outlook utilizată.
- Outlook 97 - 2002 fișiere pst (ANSI): dimensiunea maximă a fișierului este de 2 GB și se avertizează când ajunge la 1,8 GB.
- Fișiere pst Outlook 2003 - 2019 (Unicode): limita implicită este de 20 GB Outlook 2003/2007 și 50 GB în versiunile ulterioare 2010, 2013, 2016, 2019 și Microsoft 365. Se emite un avertisment atunci când limita ajunge la 19 GB și, respectiv, la 47,5 GB.
Metoda 6 - Ștergeți mesajele din cutia poștală completă
În cazul în care cutia poștală este plină, veți primi un mesaj care va indica faptul că cutia poștală este plină atunci când încercați să trimiteți un mesaj. Cu toate acestea, atunci când încercați să arhivați când cutia poștală este plină, arhiva nu va funcționa și nici nu veți primi o eroare care să le indice.
Pentru a-l readuce la lucru, poți ștergeți sau mutați manual unele elemente în fișierul dvs. de arhivă sau contactați administratorul de poștă electronică pentru a mări temporar dimensiunea cutiei poștale.
Pentru a curăța căsuța poștală, puteți continua procesul de curățare în următoarea ordine a folderelor: Elemente șterse, E-mail nedorit, Mesaje primite, Elemente trimise și alte foldere de e-mail, Jurnal, Calendar, Contact și Note.
Dacă oricare dintre remedierile de mai sus nu funcționează pentru dvs., vă recomandăm fie să efectuați o repararea suitei Office sau reinstalați Office și verificați dacă ajută la rezolvarea problemei.
Vă mulțumim că ați citit acest articol.
Sperăm că ați reușit să rezolvați eroarea AutoArchive care nu funcționează.
