Como aceitar ou recusar reuniões automaticamente no Outlook?

Assuma o controle total de seus compromissos do Outlook

Se você costuma aceitar ou recusar convites para reuniões, mas não gosta de fazer isso manualmente, pode configurá-los para serem aceitos ou rejeitados automaticamente.

Isso o ajudará a definir um cronograma de reuniões sem conflitos e a minimizar as distrações para que você possa se concentrar no que é importante.

Neste guia, exploraremos etapas detalhadas para aceitar ou recusar automaticamente solicitações de reunião recebidas no Outlook, para que uma resposta oportuna seja enviada ao organizador da reunião.

Como aceito automaticamente uma reunião sem enviar resposta no Outlook?

1. aperte o janelas Tipo de chave panorama e clique Abrir.
2. Na janela principal do Outlook, vá para o Arquivo aba.
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3. Selecione Opções abrir Opções do Outlook.
4. Vá para Calendário no painel esquerdo, localize Aceitação ou recusa automática, em seguida, clique no Aceitação/recusa automática botão.
5. No Aceitação ou recusa automática janela, para aceitar uma reunião, coloque uma marca de seleção ao lado de Aceite automaticamente solicitações de reunião e remova reuniões canceladas e clique OK.
6. A seguir, no Opções do Outlook janela, Calendário painel, localizar Opções de calendário e selecione Aceitar para o Use esta resposta ao propor um novo horário de reunião opção.
7. Clique OK e reinicie o Outlook para salvar as alterações.

Se você usa o Outlook 2010 ou uma versão anterior, procure o Agendamento de Recursos opção em vez de Aceitação ou recusa automática. Clique no Agendamento de Recursos botão para obter o Janela de aceitação ou recusa automáticae altere as configurações de solicitação de reunião no Outlook.

Como aceito automaticamente reuniões com resposta no Outlook?

1. Ao estabelecer uma regra

1. Lançar Panorama e vá para o Lar aba.
2. Clique Regrase selecione Gerenciar regras e alertas na lista suspensa.
3. Clique Nova regra.
4. No Assistente de regras caixa de diálogo, selecione Aplicar regra nas mensagens que recebo e clique Próximo.
5. Na próxima página, selecione que é um convite de reunião ou atualização e clique Próximo.
6. De Passo 1 caixa, selecione responder usando um modelo específico, então vá para o Passo 2 caixa e clique no modelo específico hiperlink.
7. Sobre Selecione um modelo de resposta janela, para Olhar dentro, escolher Modelo padrão ou Modelos de usuário no sistema de arquivos; você verá o modelo de resposta da reunião na caixa abaixo. Se houver várias opções, escolha uma e clique Abrir.
8. Clique Próximo, então clique Próximo.
9. Agora nomeie a regra se desejar e clique Terminar.

Você também pode selecionar Crie esta regra em todas as contas para aceitar automaticamente o convite da reunião em todos os seus endereços de e-mail no Outlook.

2. Executando um script VBA

Primeiro, você precisa salvar o script em VBA; para isso, siga estes passos:

1. Na janela do Outlook, pressione Alt. + F11 para abrir o Aplicativo Visual Basic (VBA) para Outlook.
2. Vá para Inserire selecione Módulo.
3. Quando o novo módulo abrir, copie e cole o seguinte script para aceitar automaticamente os convites de reunião no Outlook e pressione Ctrl + S para salvá-lo:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Depois de ter o script em VBA, você precisa executá-lo; siga estas etapas para fazer isso:

1. Vá para a janela do Outlook e vá para o Desenvolvedores aba.
2. Selecione Macrose na lista suspensa, escolha as macros que você criou para executá-lo.

Antes de usar scripts VBA no Outlook, crie um backup de seus dados e definições de configuração e sempre teste o script em pequena escala antes de executá-lo em toda a caixa de correio.

A resposta automática a convites de reunião no Outlook economiza seu tempo. É uma maneira fácil de informar o organizador da reunião sobre sua presença. Porém, sempre verifique a solicitação de reunião para conhecer seus colegas participantes para garantir que você esteja alinhado com os participantes na agenda da reunião.

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Como recuso automaticamente reuniões no Outlook?

1. Use as opções do Outlook para recusar todos os convites de reunião

1. Inicie o Outlook e vá para o Arquivo aba.
2. Selecione Opções abrir Opções do Outlook.
3. Vá para Calendário, localize Aceitação ou recusa automática & Clique no Aceitação/recusa automática botão.
4. Selecione Recusar automaticamente solicitações de reunião que entrem em conflito com um compromisso ou reunião existente para recusar uma reunião.
5. Em seguida, selecione Declínio para o Use esta resposta ao propor um novo horário de reunião opção em Opções de calendário e clique em OK.
6. Reinicie o Outlook para salvar as alterações.

2. Defina uma regra para recusar convites de reunião de um endereço de e-mail específico

Primeiro você precisa criar uma resposta e salvar o modelo para rejeitar a reunião; para isso, siga estes passos:

1. Na janela principal do Outlook, vá para Calendário e selecione Nova Reunião.
2. No Reunião janela, insira o texto no corpo que deseja enviar para recusar um convite de reunião e vá para o Arquivo aba.
3. Agora clique Salvar como.
4. No Salvar como janela, para Salvar como tipo, selecione Modelo do Outlook (.oft)e para o Nome do arquivo, insira um nome e clique em Salvar.

Agora que você tem um modelo personalizado, vamos criar uma regra para recusar a reunião.

1. Inicie o Outlook e vá para o Lar aba.
2. Clique Regras, então escolha Gerenciar regras e alertas na lista suspensa.
3. No Regras e Alertas janela, selecione Nova regra.
4. No Assistente de regras caixa de diálogo, selecione Aplicar regra nas mensagens que recebo e clique Próximo.
5. De Passo 1 caixa, selecione o de pessoas ou grupo público opção e, em seguida, vá para Passo 2e clique em as pessoas ou grupo público hiperlink.
6. Ele abrirá o Endereço da regra janela; selecione o nome de usuário cujo convite de reunião você deseja rejeitar, clique em De, e então OK.
7. Agora selecione que é um convite de reunião ou atualização e clique Próximo.
8. Na página seguinte, escolha o responder usando um modelo específico opção do Passo 1 caixa e dentro Passo 2, Clique no modelo específico hiperlink.
9. Sobre Selecione um modelo de resposta janela, para Olhar dentro, escolher Modelos de usuário no sistema de arquivos; você verá o modelo de resposta da reunião na caixa abaixo. Selecione aquele que você criou e clique Abrir.
10. Clique Próximo, então clique Próximo.
11. Agora nomeie a regra e clique Terminar.

Selecione Crie esta regra em todas as contas se você quiser responder automaticamente às solicitações de reunião no outro e-mail contas.

3. Use um script VBA para rejeitar vários convites de reunião

Primeiro, você precisa adicionar e salvar o script no VBA. Veja como fazer isso:

1. Inicie o Outlook e na janela principal pressione Alt. + F11 para abrir o VBA.
2. Vá para Inserire clique em Módulo.
3. Copie e cole o seguinte script para excluir a solicitação de reunião no módulo e pressione Ctrl + S para salvá-lo:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Agora que você salvou o script, feche a janela do VBA. Para executar o script, siga estas etapas:

1. Na janela do Outlook, selecione os convites de reunião que deseja recusar e pressione Alt. + F8.
2. Você receberá o Macros janela, selecione o Recusar_Solicitações módulo e clique Correr.
3. Na próxima janela, insira o número de recusas e clique OK. Aqui, insira o número de solicitações de reunião que você selecionou.

Se você não estiver disponível no mesmo horário, o script recusará automaticamente a reunião, mas não excluirá a mensagem de e-mail do Outlook, para que você possa encaminhar o convite da reunião para alguém comparecer em seu nome.

Além disso, para evitar trocas de e-mails sobre a logística da reunião, você pode use Cco para adicionar a pessoa à reunião.

Automatizar a resposta a um convite de reunião pode aumentar a eficiência do seu agendamento, informando quais horários estão livres, agilizando seu fluxo de trabalho.

Conte-nos como a resposta automática à solicitação de reunião ajudou você na seção de comentários abaixo.