Não deixe espaço para ambigüidades
- Reuniões provisórias são aquelas das quais você não pode ter certeza de participar.
- Você pode responder a solicitações de reunião como Provisório imediatamente ou configure-o mais tarde.
- Para responder a uma solicitação ou gerenciar reuniões provisórias, siga as etapas abaixo.
Outlook é um serviço de e-mail popular que permite aos usuários marcar reuniões e enviar solicitações. Quando alguém faz isso, às vezes descobre que o horário específico da reunião aparece como Provisório no Outlook, o que os deixa imaginando se o usuário está disponível.
Seguindo a definição do dicionário, tentativa é qualquer coisa que não seja fixa ou certa. A incerteza é o aspecto chave. Então, o que significa provisório no Outlook? Continue lendo para descobrir!
O que significa provisório no Outlook?
Provisório permite que os usuários informem ao administrador da reunião que eles podem ou não participar da reunião, embora pretendam fazer parte dela.
Isso dá amplo espaço para desistir quando você tiver outros compromissos agendados para esse período. E quando as solicitações de reunião do Outlook aparecerem como provisórias, os administradores saberão de antemão que sua participação não é certa.
Lembre-se de que a tentativa não é infalível e é um dos principais motivos por trás da reserva dupla em um determinado horário, já que os administradores não conseguem ver o status da tentativa em Evento. É visível sob o Assistente de Agendamento.
Vamos entender isso com um exemplo. Digamos que um usuário tenha definido um slot específico como Provisórioe quando outro usuário agendar e enviar um convite para reunião, ele aparecerá como Disponível.
Para eliminar a ambigüidade, o primeiro usuário deve ter especificamente Ocupado em seu calendário. Além disso, os usuários podem responder às solicitações de reunião como Provisório.
Além do mais Provisório, você tem as seguintes opções em Mostrar como:
- Livre
- Trabalhando em outro lugar
- Ocupado
- Fora do escritório
Como faço para que as solicitações de reunião do Outlook sejam exibidas como provisórias?
- Quando você receber uma notificação de reunião ou um convite por e-mail, diversas respostas de reunião estarão disponíveis. Basta clicar em Provisório. Alternativamente, você pode abrir a reunião e escolher a resposta.
- Depois de fazer isso, o usuário que marcou a reunião receberá uma notificação e seu calendário refletirá o mesmo.
É fácil responder a solicitações de reunião provisoriamente no Outlook. Mas certifique-se de não abusar do recurso, pois pode ser confuso para o usuário que encaminhou o convite da reunião para saber se você compareceria ou não, negando assim todo o propósito.
Tornar seus planos evidentes imediatamente é a melhor maneira de proceder!
Além disso, o Outlook usa codificação por cores para destacar como os participantes marcaram sua presença. Você os encontrará na parte inferior do Agendamento seção.
Ao responder a solicitações de reunião no Outlook, você tem as seguintes opções:
- Aceitar: Isso mostra que você está disponível e a reunião é adicionada ao seu calendário.
- Provisório: indica que você pode ingressar na reunião e ainda será adicionado ao calendário.
- Declínio: isso indica que você não consegue participar da reunião e ela não é adicionada ao calendário.
- Proponha um novo horário: Se permitido pelo organizador da reunião, você pode propor um novo horário para a reunião, quando estiver disponível. Uma nova solicitação de reunião será enviada ao organizador.
Cada uma delas tem subopções, mas são bastante autoexplicativas, desde que você entenda os diferentes termos usados nas reuniões do Outlook.
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Como gerenciar compromissos provisórios no Outlook?
- Inicie o Outlook e abra a reunião.
- Vou ao Mostrar como menu suspenso e selecione uma opção diferente de Provisório.
Você pode alterar os compromissos e reuniões provisórios e aceitá-los ou recusá-los posteriormente, quando as coisas estiverem esclarecidas. Como regra, escolha cuidadosamente sua resposta às reuniões e analise os detalhes da reunião.
Lembre-se de que reuniões e compromissos sempre aparecem como Ocupado por padrão no Outlook e você deve alterar manualmente o status.
Resumindo, embora a reunião provisória no Outlook seja um ótimo recurso, ainda há espaço para melhorias, especialmente para usuários que costumam ter reservas duplas. Use a seção de comentários no Outlook para compartilhar suas sugestões!
Nossa recomendação: seja direto em suas respostas às solicitações de reunião e não deixe ambiguidades.
Se você está enfrentando problemas com reuniões do Outlook ou não consigo encontrar o slot certo, enviar convites para reuniões várias vezes para que todos participem.
Para qualquer dúvida ou para compartilhar problemas que você enfrentou em reuniões provisórias no Outlook, deixe um comentário abaixo.
