Jak tworzyć, dodawać i dostosowywać pola priorytetów w Outlooku

Dodaj kolumnę za pomocą opcji Wybór pola

Aby określić pilność przydzielonego zadania w Outlooku, możesz użyć wbudowanych poziomów priorytetu (Wysoki, Normalny i Niski), kolorowych znaczników, daty ukończenia i pola stanu.

Jeśli jednak chcesz dodać więcej szczegółów, musisz utworzyć niestandardowe pole priorytetu w Outlooku, co wymaga wykonania kilku dodatkowych czynności.

W tym obszernym przewodniku wyjaśnimy instrukcje krok po kroku dotyczące tworzenia i dodawania niestandardowych priorytetów, a także kroki dostosowywania priorytetów w programie Outlook.

Co to są pola priorytetowe w Outlooku?

W programie Outlook pole priorytetu pokazuje poziom ważności przypisany zadaniu, wiadomości e-mail lub innym elementom, co wskazuje, czy zadanie można opóźnić, czy też należy zająć się nim natychmiast.

Dodanie znaczników, w tym odpowiednich informacji w polu tematu zadania, jeszcze bardziej ułatwi sortowanie listy rzeczy do zrobienia i ułatwi zajęcie się priorytetowymi elementami w pierwszej kolejności.

Domyślne ustawienia priorytetu mają trzy opcje, Wysoki, Średni, I Niski, które nie zawsze są wystarczające, zwłaszcza gdy pracujesz w zespole, którego członkowie mogą mieć różne interpretacje priorytetów.

Ponadto dostosowanie pola priorytetu może pomóc w dostosowaniu zarządzania zadaniami programu Outlook, a tym samym do spersonalizowania przepływu pracy.

W celu dalszej personalizacji można dostosować Pasek narzędzi szybkiego dostępu do programu Outlook dzięki czemu możesz uzyskać dostęp do wszystkich często używanych opcji bezpośrednio przed sobą, co sprawia, że ​​korzystanie z aplikacji jest łatwiejsze niż kiedykolwiek.

Jak utworzyć niestandardowe pole w Outlooku?

1. Utwórz niestandardowe pole

1. wciśnij Okna typ klucza perspektywyi kliknij otwarty.
2. Przejdź do paska nawigacji i wybierz Zadania teczka. W nowym oknie zobaczysz przypisane zadanie wymienione w prawym okienku.
3. Następnie kliknij prawym przyciskiem myszy pasek nagłówka kolumny, aby wyświetlić menu kontekstowe i wybierz Wybór pola.
4. Na Wybór pola okno dialogowe, kliknij Nowy.
5. Na Nowa kolumna wpisz nazwę, którą chcesz przypisać do kolumny. Dla Typ I Format, Tekst jest wybrany domyślnie, ale można zmienić typ pola zgodnie z nazwą kolumny lub jej przeznaczeniem. Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknij OK.
6. Gdy kolumna pojawi się w Wybór pola przeciągnij i upuść go na pasku nagłówka kolumny, aby go dodać.

Możesz utworzyć tyle kolumn, ile chcesz, aby jeszcze bardziej usprawnić listę zadań, ale jeśli dodasz zbyt wiele, sprawy się skomplikują.

Przeczytaj więcej na ten temat

• Jak utworzyć plik PST w Outlooku
• Jak utworzyć ujednolicony widok skrzynki odbiorczej w programie Outlook

2. Włącz opcję Zezwalaj na edycję w komórce, aby zdefiniować priorytet

NOTATKA

W przeciwieństwie do folderu Skrzynka odbiorcza, folder zadań ma już plik Zezwalaj na edycję w komórce funkcja włączona; jeśli jednak nie możesz wpisać, postępuj zgodnie z instrukcjami, aby go włączyć.

1. w Zadania folder, przejdź do Pogląd zakładka i z Aktualny widok nagłówek, wybierz Ustawienia widoku.
2. Na Zaawansowane ustawienia widoku oknie wybierz Inne ustawienia przycisk.
3. Następnie zlokalizuj Nagłówki kolumn i wiersze, umieść znacznik wyboru obok Zezwalaj na edycję w komórce, następnie kliknij OK.
4. Na liście zadań zlokalizuj dodaną nową kolumnę i dodaj liczbę lub tekst określający ważność pojedynczego zadania.

Jeśli chcesz nadać priorytet wiadomościom e-mail od nadawcy i mieć pewność, że wszystkie zostaną dostarczone do Twojej skrzynki odbiorczej, musisz wiedzieć, jak dodaj e-mail do białej listy w Outlooku.

Jak mogę używać niestandardowych pól priorytetów?

Dodanie niestandardowych pól priorytetów może pomóc Ci spersonalizować zadania zgodnie z Twoimi preferencjami, zwiększając produktywność oraz zwiększając przejrzystość i wydajność.

Oto kilka sposobów, które mogą pomóc lepiej zrozumieć, w jaki sposób jest to przydatne:

• Projekty lub zadania wymagające czasu – Jeśli niektóre zadania wymienione na Twojej liście zbliżają się do terminu realizacji, możesz użyć niestandardowych pól priorytetów, aby przypisać im wysoki priorytet.
• Priorytet związany z kontekstem – W przypadku różnych kontekstów zadań, takich jak klienci o dużej wartości i terminy, można dodać pole priorytetu, aby odpowiednio zająć się zadaniem.
• Ryzyko – Dodaj pole priorytetu ryzyka, aby wyświetlić prawdopodobne ryzyko związane z przydzielonym zadaniem.
• Podejmować właściwe kroki – Pole Priorytet kontynuacji może wyróżniać zadanie, które wymaga kontynuacji; możesz oznaczyć zadanie jako Follow-up-High.
• Współpraca zespołu – Użyj go, aby poinformować o znaczeniu zadań w swoim zespole, aby zwiększyć komunikację i wydajność.

Jakie są najlepsze praktyki dotyczące niestandardowych pól priorytetów w Outlooku?

Aby lepiej zarządzać zadaniami w programie Outlook, musisz najpierw zrozumieć kontekst zadań w projekcie, a następnie dodać odpowiednie niestandardowe pole priorytetu.

Ponadto, aby skutecznie korzystać z tej funkcji, należy pamiętać o kilku wskazówkach:

• Znaczenie – Wybierając nazwę, typ i format kolumny, należy pamiętać o zadaniach, ponieważ odpowiednia etykieta może pomóc w szybkiej ocenie ważności zadania.
• Przepływ pracy – Dostosowywanie pól priorytetów powinno mieć dla Ciebie sens i być zgodne z Twoim przepływem pracy.
• Sortowanie według numerów – Używanie liczb jako typów pól może pomóc w ustaleniu priorytetu zadania w porządku rosnącym lub malejącym, co pomaga ocenić poziom pilności.
• Przejrzyj priorytet zadania – Musisz regularnie sprawdzać niestandardowe priorytety, aby sprawdzić, czy odpowiadają one Twoim obecnym wymaganiom.
• Nie stosuj tego samego podejścia – Zarządzanie zadaniami zależy od osoby i zadania; dlatego musisz wybrać niestandardowe pola priorytetów, które odpowiadają Twoim potrzebom i przydzielonemu zadaniu.
• Uproszczać – Nie dodawaj ich zbyt wiele, ponieważ może to wprowadzić w błąd i zniweczyć cel zapewnienia przejrzystości.

Jak ustawić niestandardowy priorytet w zadaniach programu Outlook?

Możesz kliknąć prawym przyciskiem myszy pasek nagłówka kolumny na liście zadań, wybrać Wybór pola, dodaj nową kolumnę, nazwij ją i odpowiednio zdefiniuj typy pól.

Po utworzeniu możesz przeciągnąć i upuścić kolumnę na listę zadań, aby dodać ją do nagłówka kolumny. Następnie możesz wspomnieć o priorytecie według pilności lub innych preferencji.

W ten sposób możesz utworzyć niestandardowe pole priorytetu w Outlooku, aby oznaczyć zadania zgodnie z kontekstem, wrażliwością czasową, związanym z tym ryzykiem i nie tylko.

Jeśli znajdziesz Indeksowanie programu Outlook jest powolne i chcesz to naprawić, zalecamy zapoznanie się z tym przewodnikiem, aby przyspieszyć indeksowanie w programie Outlook w systemie Windows 11.

Prosimy o przekazanie nam wszelkich informacji, wskazówek i doświadczeń z tym tematem w sekcji komentarzy poniżej.