Jak korzystać z folderów wyszukiwania w programie Outlook

Szybciej znajduj wiadomości e-mail dzięki folderom wyszukiwania w programie Outlook

Wiesz jak KLAWISZ KONTROLNY + F combo stanowi idealną funkcję wyszukiwania w dokumentach? Teraz wyobraź sobie to samo w Outlooku. Wyszukiwanie w folderach jest całkiem przydatne w Outlooku, ale niewiele osób wie, że istnieje lub jak to skonfigurować.

Wiemy, jak ważne jest to i jak może poprawić produktywność poczty e-mail, więc oto, jak się do tego zabrać.

Dlaczego nie mogę przeszukiwać moich folderów programu Outlook?

Jeśli otrzymałeś ważny e-mail i od tego czasu przeniosłeś rzeczy w swoim e-mailu, może być trudno złamać folder, w którym się znajduje.

Aby go zlokalizować, musisz przeprowadzić wyszukiwanie w folderach. Ale co się dzieje, gdy funkcja wyszukiwania nie działa w folderach programu Outlook?

Jaki może być powód? Poniżej przedstawiamy kilka możliwych przyczyn:

• Niepoprawne/wyłączone indeksowanie – Indeksowanie przypisuje folderom programu Outlook pewną kolejność, aby zapytanie wyszukiwania szybko zwracało wyniki. Jeśli ta opcja nie jest włączona, nie można wygenerować wyników wyszukiwania.
• Nieaktualna aplikacja Outlook – Jeśli Wyszukiwanie w Outlooku nie działa, być może używasz nieaktualnej wersji programu.
• Uszkodzony indeks wyszukiwania – Indeks wyszukiwania zawiera bazę danych folderów programu Outlook i staje się bardziej obszerny wraz z większą liczbą wiadomości e-mail. Z czasem może ulec uszkodzeniu i całkowicie przestać działać.
• Niewłaściwa konfiguracja – Jeśli nie skonfigurowałeś poczty programu Outlook do wyszukiwania folderów ani nie ustawiłeś żadnych filtrów wyszukiwania, nie ma możliwości, aby wyniki wyszukiwania były rozstrzygające.
• Uszkodzona aplikacja – Możliwe jest również uszkodzenie aplikacji Outlook. Może to być spowodowane uszkodzonymi wpisami rejestru lub inwazją złośliwego oprogramowania.

Teraz, gdy już wiesz, dlaczego wyszukiwanie w folderach pocztowych może czasami kończyć się niepowodzeniem, oto jak uporządkować wiadomości e-mail w folderach, wykonując te szybkie czynności.

Jak mogę wyszukać folder według nazwy w Outlooku?

1. Standardowy folder wyszukiwania

1. Uruchom aplikację Outlook.
2. Kliknij na Plik menu, a następnie wybierz Opcje.
3. w Opcje Outlooka okno dialogowe, kliknij Szukaj.
4. Pod Wyniki, wybierz bieżący folder lub wszystkie skrzynki pocztowe, jeśli masz wiele profili e-mail, a następnie kliknij OK.

Program Outlook ma wbudowany folder wyszukiwania, który jest wstępnie skonfigurowany. Jedynym problemem związanym z tymi wstępnie zdefiniowanymi opcjami jest to, że mogą one zmusić Cię do wyszukiwania w folderach, które Cię nie interesują, co zajmuje dużo czasu.

Jest to szczególnie ważne, jeśli otrzymujesz dużo wiadomości e-mail lub folder zniknął z Twojego programu Outlook Poczta. Ponadto, jeśli nie możesz znajdź wiadomość e-mail w lokalizacji folderu w Outlooku, będzie to żmudny proces.

Bardziej uporządkowanym sposobem wyszukiwania wiadomości e-mail jest utworzenie niestandardowego folderu. Możesz utworzyć osobny folder dla każdego zapytania i dowolną liczbę folderów, każdy z innymi opcjami wyszukiwania.

2. Utwórz niestandardowy folder wyszukiwania

1. Uruchom aplikację Outlook.
2. Kliknij na Poczta ikona w lewym dolnym rogu.
3. Przejdź do Teczka w górnym menu wybierz Nowy folder wyszukiwania.
4. w Nowy folder wyszukiwania oknie dialogowym, które zostanie otwarte, wybierz Utwórz niestandardowy folder wyszukiwania, utwórz nazwę folderu wyszukiwania i kliknij OK.
5. Kliknij Wybierać pod Dostosuj folder wyszukiwania aby określić kryteria wyszukiwania.
6. w Okno dialogowe Kryteria folderu wyszukiwania, przejdź do każdej karty, wybierz odpowiednie elementy, dla których chcesz ustawić warunki, a następnie naciśnij OK.
7. Aby przeprowadzić wyszukiwanie, wróć do folderów wyszukiwania programu Outlook i wybierz ten, który utworzyłeś.

Przeczytaj więcej na ten temat

• Jak zachować wybrane kalendarze programu Outlook
• Jak ukryć ukończone zadania w Outlooku
• Jak znaleźć folder, który przypadkowo przeniosłem w Outlooku

Czasami możesz szukać określonego typu wiadomości e-mail lub pojedynczej wiadomości. I chociaż wstępnie ustawiony folder wyszukiwania może nadal wyświetlać te zapytania, może to być czasochłonne.

Dlatego potrzebujesz niestandardowych folderów wyszukiwania w Outlooku, aby zawęzić wyniki wyszukiwania do określonego folderu e-mail. Na przykład, jeśli chcesz znaleźć wszystkie wiadomości e-mail od określonej osoby, utworzysz dla nich folder wyszukiwania i przefiltrujesz wiadomości według tego folderu poczty.

Będziesz mógł gromadzić w jednym miejscu wiadomości spełniające określone kryteria folderów wyszukiwania. Co więcej, gdy skończysz, zawsze możesz usunąć foldery wirtualne, klikając foldery wyszukiwania prawym przyciskiem myszy i pozbywając się ich.

Oto jak używać folderów wyszukiwania w Outlooku. Mamy nadzieję, że pomogą Ci zorganizować czas i nieprzeczytaną pocztę w sposób, który najlepiej Ci odpowiada.

Z naszych własnych badań wynika, że ​​tego typu foldery mogą być bardziej wydajne niż pasek wyszukiwania w Outlooku. Niezależnie od tego, czy korzystasz z wbudowanego, czy niestandardowego folderu wyszukiwania, możesz zaoszczędzić czas poświęcony na wyszukiwanie wiadomości e-mail. Jest to idealne narzędzie do pozostawania na bieżąco ze skrzynką odbiorczą.

Jeśli Outlook nie jest twoją filiżanką herbaty, mamy listę rekomendacji ekspertów innych klientów poczty e-mail, aby zwiększyć produktywność.

Jak zawsze, jeśli masz jakieś pytania lub sugestie dotyczące tego artykułu, zostaw komentarz poniżej.