Szybciej znajduj wiadomości e-mail dzięki folderom wyszukiwania w programie Outlook
- Jeśli szukasz elastycznego sposobu przechowywania i organizowania wiadomości w wiadomościach e-mail, możesz tworzyć foldery wyszukiwania i używać ich w programie Outlook.
- Wyszukiwanie w Outlooku jest potężnym narzędziem i łatwo zgubić się w głębi jego funkcjonalności, od standardowego do niestandardowego wyszukiwania.
- W tym artykule opisano, jak zawęzić wyszukiwanie w programie Outlook przy użyciu folderów wyszukiwania.
Wiesz jak KLAWISZ KONTROLNY + F combo stanowi idealną funkcję wyszukiwania w dokumentach? Teraz wyobraź sobie to samo w Outlooku. Wyszukiwanie w folderach jest całkiem przydatne w Outlooku, ale niewiele osób wie, że istnieje lub jak to skonfigurować.
Wiemy, jak ważne jest to i jak może poprawić produktywność poczty e-mail, więc oto, jak się do tego zabrać.
Dlaczego nie mogę przeszukiwać moich folderów programu Outlook?
Jeśli otrzymałeś ważny e-mail i od tego czasu przeniosłeś rzeczy w swoim e-mailu, może być trudno złamać folder, w którym się znajduje.
Aby go zlokalizować, musisz przeprowadzić wyszukiwanie w folderach. Ale co się dzieje, gdy funkcja wyszukiwania nie działa w folderach programu Outlook?
Jaki może być powód? Poniżej przedstawiamy kilka możliwych przyczyn:
- Niepoprawne/wyłączone indeksowanie – Indeksowanie przypisuje folderom programu Outlook pewną kolejność, aby zapytanie wyszukiwania szybko zwracało wyniki. Jeśli ta opcja nie jest włączona, nie można wygenerować wyników wyszukiwania.
- Nieaktualna aplikacja Outlook – Jeśli Wyszukiwanie w Outlooku nie działa, być może używasz nieaktualnej wersji programu.
- Uszkodzony indeks wyszukiwania – Indeks wyszukiwania zawiera bazę danych folderów programu Outlook i staje się bardziej obszerny wraz z większą liczbą wiadomości e-mail. Z czasem może ulec uszkodzeniu i całkowicie przestać działać.
- Niewłaściwa konfiguracja – Jeśli nie skonfigurowałeś poczty programu Outlook do wyszukiwania folderów ani nie ustawiłeś żadnych filtrów wyszukiwania, nie ma możliwości, aby wyniki wyszukiwania były rozstrzygające.
- Uszkodzona aplikacja – Możliwe jest również uszkodzenie aplikacji Outlook. Może to być spowodowane uszkodzonymi wpisami rejestru lub inwazją złośliwego oprogramowania.
Teraz, gdy już wiesz, dlaczego wyszukiwanie w folderach pocztowych może czasami kończyć się niepowodzeniem, oto jak uporządkować wiadomości e-mail w folderach, wykonując te szybkie czynności.
Jak mogę wyszukać folder według nazwy w Outlooku?
1. Standardowy folder wyszukiwania
- Uruchom aplikację Outlook.
- Kliknij na Plik menu, a następnie wybierz Opcje.
- w Opcje Outlooka okno dialogowe, kliknij Szukaj.
- Pod Wyniki, wybierz bieżący folder lub wszystkie skrzynki pocztowe, jeśli masz wiele profili e-mail, a następnie kliknij OK.
Program Outlook ma wbudowany folder wyszukiwania, który jest wstępnie skonfigurowany. Jedynym problemem związanym z tymi wstępnie zdefiniowanymi opcjami jest to, że mogą one zmusić Cię do wyszukiwania w folderach, które Cię nie interesują, co zajmuje dużo czasu.
Jest to szczególnie ważne, jeśli otrzymujesz dużo wiadomości e-mail lub folder zniknął z Twojego programu Outlook Poczta. Ponadto, jeśli nie możesz znajdź wiadomość e-mail w lokalizacji folderu w Outlooku, będzie to żmudny proces.
Bardziej uporządkowanym sposobem wyszukiwania wiadomości e-mail jest utworzenie niestandardowego folderu. Możesz utworzyć osobny folder dla każdego zapytania i dowolną liczbę folderów, każdy z innymi opcjami wyszukiwania.
2. Utwórz niestandardowy folder wyszukiwania
- Uruchom aplikację Outlook.
- Kliknij na Poczta ikona w lewym dolnym rogu.
- Przejdź do Teczka w górnym menu wybierz Nowy folder wyszukiwania.
- w Nowy folder wyszukiwania oknie dialogowym, które zostanie otwarte, wybierz Utwórz niestandardowy folder wyszukiwania, utwórz nazwę folderu wyszukiwania i kliknij OK.
- Kliknij Wybierać pod Dostosuj folder wyszukiwania aby określić kryteria wyszukiwania.
- w Okno dialogowe Kryteria folderu wyszukiwania, przejdź do każdej karty, wybierz odpowiednie elementy, dla których chcesz ustawić warunki, a następnie naciśnij OK.
- Aby przeprowadzić wyszukiwanie, wróć do folderów wyszukiwania programu Outlook i wybierz ten, który utworzyłeś.
- Jak zachować wybrane kalendarze programu Outlook
- Jak ukryć ukończone zadania w Outlooku
- Jak znaleźć folder, który przypadkowo przeniosłem w Outlooku
Czasami możesz szukać określonego typu wiadomości e-mail lub pojedynczej wiadomości. I chociaż wstępnie ustawiony folder wyszukiwania może nadal wyświetlać te zapytania, może to być czasochłonne.
Dlatego potrzebujesz niestandardowych folderów wyszukiwania w Outlooku, aby zawęzić wyniki wyszukiwania do określonego folderu e-mail. Na przykład, jeśli chcesz znaleźć wszystkie wiadomości e-mail od określonej osoby, utworzysz dla nich folder wyszukiwania i przefiltrujesz wiadomości według tego folderu poczty.
Będziesz mógł gromadzić w jednym miejscu wiadomości spełniające określone kryteria folderów wyszukiwania. Co więcej, gdy skończysz, zawsze możesz usunąć foldery wirtualne, klikając foldery wyszukiwania prawym przyciskiem myszy i pozbywając się ich.
Oto jak używać folderów wyszukiwania w Outlooku. Mamy nadzieję, że pomogą Ci zorganizować czas i nieprzeczytaną pocztę w sposób, który najlepiej Ci odpowiada.
Z naszych własnych badań wynika, że tego typu foldery mogą być bardziej wydajne niż pasek wyszukiwania w Outlooku. Niezależnie od tego, czy korzystasz z wbudowanego, czy niestandardowego folderu wyszukiwania, możesz zaoszczędzić czas poświęcony na wyszukiwanie wiadomości e-mail. Jest to idealne narzędzie do pozostawania na bieżąco ze skrzynką odbiorczą.
Jeśli Outlook nie jest twoją filiżanką herbaty, mamy listę rekomendacji ekspertów innych klientów poczty e-mail, aby zwiększyć produktywność.
Jak zawsze, jeśli masz jakieś pytania lub sugestie dotyczące tego artykułu, zostaw komentarz poniżej.
