Kā izveidot, pievienot un pielāgot prioritāros laukus programmā Outlook

Pievienojiet kolonnu, izmantojot opciju Lauku izvēle

Lai noteiktu piešķirtā uzdevuma steidzamību programmā Outlook, varat izmantot iebūvētos prioritātes līmeņus (Augsta, Normāla un Zema), krāsu atzīmes, izpildes datumu un statusa lauku.

Tomēr, ja vēlaties pievienot sīkāku informāciju, programmā Outlook ir jāizveido pielāgots prioritātes lauks, kam nepieciešamas dažas papildu darbības.

Šajā visaptverošajā rokasgrāmatā mēs izskaidrosim soli pa solim sniegtos norādījumus, kā izveidot un pievienot pielāgotas prioritātes, kā arī darbības, kā pielāgot prioritātes programmā Outlook.

Kas ir prioritārie lauki programmā Outlook?

Programmā Outlook prioritātes lauks parāda uzdevumam, e-pastam vai citiem vienumiem piešķirto svarīguma līmeni, kas norāda, vai varat aizkavēt uzdevumu vai tas ir jārīkojas nekavējoties.

Atzīmju pievienošana, iekļaujot atbilstošo informāciju uzdevuma tēmas laukā, vēl vairāk palīdzēs sakārtot uzdevumu sarakstu un palīdzēs vispirms aplūkot augstas prioritātes vienumus.

Noklusējuma prioritātes iestatījumiem ir trīs iespējas, Augsts, Vidēja, un Zems, kas ne vienmēr ir pietiekami, it īpaši, ja strādājat komandā, kuras dalībniekiem var būt dažādas prioritāšu interpretācijas.

Turklāt prioritārā lauka pielāgošana var palīdzēt pielāgot Outlook uzdevumu pārvaldību, tādējādi personalizējot darbplūsmu.

Lai turpinātu personalizēšanu, varat pielāgot Outlook ātrās piekļuves rīkjosla lai jūs varētu piekļūt visām bieži izmantotajām opcijām tieši jūsu priekšā, kas padara lietotnes lietošanu vienkāršāku nekā jebkad agrāk.

Kā programmā Outlook izveidot pielāgotu lauku?

1. Izveidojiet pielāgotu lauku

1. Nospiediet pogu Windows atslēga, tips perspektīvasun noklikšķiniet uz Atvērt.
2. Dodieties uz navigācijas joslu un atlasiet Uzdevumi mapi. Jaunajā logā labajā rūtī redzēsit piešķirto uzdevumu.
3. Pēc tam ar peles labo pogu noklikšķiniet uz kolonnas galvenes joslas, lai atvērtu konteksta izvēlni, un atlasiet Lauku atlasītājs.
4. Uz Lauku atlasītājs dialoglodziņā noklikšķiniet uz Jauns.
5. Uz Jauna kolonna logā ierakstiet nosaukumu, kuru vēlaties piešķirt kolonnai. Priekš Tips un Formāts, Teksts ir atlasīts pēc noklusējuma, taču varat mainīt lauka veidu atbilstoši kolonnas nosaukumam vai mērķim. Kad esat ievadījis visu informāciju, noklikšķiniet uz labi.
6. Kad kolonna parādās sadaļā Lauku atlasītājs logu, velciet un nometiet to kolonnas galvenes joslā, lai to pievienotu.

Varat izveidot tik daudz kolonnu, cik vēlaties, lai vēl vairāk racionalizētu uzdevumu sarakstu, taču, ja pievienosit pārāk daudz, viss kļūs sarežģītāks.

Lasiet vairāk par šo tēmu

• Kā izveidot PST failu programmā Outlook
• Kā programmā Outlook izveidot vienotu iesūtnes skatu

2. Iespējot Atļaut rediģēšanu šūnā, lai definētu prioritāti

PIEZĪME

Atšķirībā no mapes Iesūtne, mapē Uzdevumi jau ir Atļaut rediģēšanu šūnā funkcija iespējota; tomēr, ja nevarat ievadīt, veiciet darbības, lai to iespējotu.

1. Iekš Uzdevumi mapi, dodieties uz Skatīt cilni un no Pašreizējais skats galvene, atlasiet Skatīt iestatījumus.
2. Uz Skata papildu iestatījumi logā atlasiet Citi iestatījumi pogu.
3. Tālāk atrodiet Kolonnu virsraksti un rindas, novietojiet atzīmi blakus Atļaut rediģēšanu šūnā, pēc tam noklikšķiniet labi.
4. Uzdevumu sarakstā atrodiet jauno pievienoto kolonnu un pievienojiet numuru vai tekstu, kas nosaka atsevišķa uzdevuma svarīgumu.

Ja vēlaties noteikt prioritāti saviem e-pasta ziņojumiem no sūtītāja un nodrošināt, ka tie visi tiek piegādāti jūsu iesūtnē, jums jāzina, kā e-pasta baltajā sarakstā programmā Outlook.

Kā es varu izmantot pielāgotus prioritātes laukus?

Pielāgotu prioritāšu lauku pievienošana var palīdzēt personalizēt uzdevumus atbilstoši savām vēlmēm, uzlabojot produktivitāti un palielinot skaidrību un efektivitāti.

Šeit ir daži veidi, kas var palīdzēt labāk izprast, cik tas ir noderīgi:

• Laika jutīgi projekti vai uzdevumi – Ja daži no jūsu sarakstā minētajiem uzdevumiem tuvojas izpildes datumam, varat izmantot pielāgotos prioritātes laukus, lai piešķirtu tiem augstas prioritātes līmeņus.
• Ar kontekstu saistīta prioritāte – Dažādiem uzdevumu kontekstiem, piemēram, augstvērtīgiem klientiem un termiņiem, varat pievienot prioritāro lauku, lai atbilstoši veiktu uzdevumu.
• Risks – Pievienojiet riska prioritātes lauku, lai parādītu iespējamos riskus, kas saistīti ar piešķirto uzdevumu.
• Pēcpārbaude – Tālākpārbaudes prioritātes laukā var izcelt uzdevumu, kam nepieciešama turpmāka darbība; varat atzīmēt uzdevumu kā Sekojošs-augsts.
• Komandas sadarbība - Izmantojiet to, lai informētu par uzdevuma nozīmi jūsu komandā, lai palielinātu komunikāciju un efektivitāti.

Kāda ir paraugprakse, kas jāievēro attiecībā uz pielāgotajiem prioritārajiem laukiem programmā Outlook?

Lai nodrošinātu labāku Outlook uzdevumu pārvaldību, vispirms ir jāsaprot projekta uzdevumu konteksts un pēc tam jāpievieno atbilstošs pielāgotās prioritātes lauks.

Turklāt, lai šo funkciju izmantotu efektīvi, ir jāņem vērā daži padomi:

• Atbilstība – Izvēloties kolonnas nosaukumu, veidu un formātu, jāpatur prātā uzdevumi, jo atbilstoša etiķete var palīdzēt ātri novērtēt uzdevuma svarīgumu.
• Darbplūsma – Prioritāro lauku pielāgošanai vajadzētu būt saprātīgai un saskaņotai ar jūsu darbplūsmu.
• Kārtošana pēc cipariem – Izmantojot skaitļus kā lauku tipus, varat minēt uzdevuma prioritāti augošā vai dilstošā secībā, kas palīdz novērtēt steidzamības līmeni.
• Pārskatiet uzdevuma prioritāti – Jums regulāri jāpārbauda pielāgotās prioritātes, lai pārbaudītu, vai tās atbilst jūsu pašreizējām prasībām.
• Neizmantojiet to pašu pieeju – Uzdevumu vadīšana ir subjektīva attiecībā uz personu un veicamo uzdevumu; tāpēc jums ir jāizvēlas pielāgotie prioritātes lauki, kas atbilst jūsu vajadzībām un piešķirtajam uzdevumam.
• Vienkāršot – Nepievienojiet tos pārāk daudz, jo tas var jūs mulsināt un izjaukt skaidrības nodrošināšanas mērķi.

Kā Outlook uzdevumos iestatīt pielāgotu prioritāti?

Varat ar peles labo pogu noklikšķināt uz kolonnas galvenes joslas uzdevumu sarakstā, izvēlēties Lauku atlasītājs, pievienojiet jaunu kolonnu, piešķiriet tai nosaukumu un attiecīgi definējiet lauku veidus.

Kad kolonna ir izveidota, varat to vilkt un nomest uzdevumu sarakstā, lai pievienotu to kolonnas galvenei. Tālāk varat minēt prioritāti atbilstoši steidzamībai vai citām vēlmēm.

Tādējādi programmā Outlook varat izveidot pielāgotu prioritātes lauku, lai apzīmētu uzdevumus atbilstoši kontekstam, laika jutīgumam, saistītajam riskam un citiem.

Ja atrodat Outlook indeksēšana ir lēna un vēlaties to labot, iesakām skatīt šo rokasgrāmatu, lai paātrinātu indeksēšanu programmā Outlook operētājsistēmā Windows 11.

Lūdzu, nekautrējieties sniegt mums jebkādu informāciju, padomus un savu pieredzi ar šo tēmu tālāk esošajā komentāru sadaļā.