כיצד ליצור ולהשתמש בקטגוריות ב-Outlook: הגבר את הפרודוקטיביות שלך

למד כיצד תוכל להשתמש בצורה הטובה ביותר בקטגוריות Outlook לטובתך

זהו מדריך מקיף כיצד ליצור ולהשתמש בקטגוריות ב-Microsoft Outlook. הסברנו את כל הפרטים שיעזרו לכם להבין את היתרונות של השימוש בקטגוריות, והנחיות שלב אחר שלב כיצד ליצור, לשנות שמות ולמחוק קטגוריות.

מלבד זאת, תלמדו גם כיצד להקצות קטגוריות למיילים, פגישות, אנשי קשר ומשימות. המאמר יספק גם טיפים כיצד למיין ולסנן הודעות לפי קטגוריית ברירת מחדל.

במאמר זה

• מהן קטגוריות Outlook?
• למה אני לא יכול להשתמש בקטגוריות ב-Outlook?
• כיצד ליצור ולהשתמש בקטגוריות של Outlook?
• 1. צור קטגוריות של Outlook
• 1.1 לקוח שולחני
• 1.2 אפליקציית אינטרנט
• 2. שנה שם קטגוריות של Outlook
• 2.1 אפליקציית שולחן עבודה
• 2.2 לקוח אינטרנט
• 3. מחק קטגוריות של Outlook
• 3.1 אפליקציית שולחן עבודה
• 3.2 לקוח אינטרנט
• 4. השתמש בקטגוריות של Outlook
• 4.1 הקצה קטגוריות של Outlook לדוא"ל שלך
• 4.2 הוסף קטגוריה לאירוע היומן שלך
• כיצד למיין ולסנן הודעות לפי קטגוריה?

מהן קטגוריות Outlook?

אנשים רבים מתבלבלים בין מהי קטגוריית Outlook ומהי תיקיית Outlook. אמנם, הם יודעים שישנן מספר דרכים להתאים אישית את Outlook והאפליקציה עצמה מספקת דרכים שונות למיין הודעות, חיפוש תיקיות, מיון תיקיות ועוד הרבה יותר.

עם זאת, תמיד יש קצת בלבול בין קטגוריות ותיקיות של Outlook. תיקיות Outlook מאפשרות לך לארגן את תיבת הדואר הנכנס שלך ולאחסן הודעות.

כאשר אתה מעביר הודעות לתיקיות שלך, אתה מעביר אותן מתיבת הדואר הנכנס לתיקיות אלו. לאחר מכן כדי לאתר את ההודעות, כל מה שאתה צריך לעשות הוא להיכנס לתיקיית הקטגוריה ולחפש בה.

מצד שני, קטגוריות של Outlook הן דרך לדמיין ולשנות את קוד הצבע של ההודעות בתיבת הדואר הנכנס שלך.

כאשר אתה מקצה קטגוריה להודעה, היא לא עוזבת את תיבת הדואר הנכנס במקום זאת, מוקצה לה צבע קטגוריה. באמצעות קטגוריית הצבע, תוכל למצוא בקלות את ההודעה שאתה מחפש מרשימת הקטגוריות.

למה אני לא יכול להשתמש בקטגוריות ב- Outlook?

משתמשים רבים דיווחו שהם אינם מסוגלים להשתמש בקטגוריות ב-Outlook. אחת הסיבות העיקריות לכך שכפתור הקטגוריה אינו זמין עבור חשבונות IMAP היא שהם אינם מסתנכרנים בחזרה לשרת.

חוץ מזה, לא תוכל להקצות קטגוריית צבע לחשבונות IMAP מכיוון של-Outlook 2016 יש מגבלה על תכונת קטגוריות הצבע. כדי לתקן זאת, עליך לשנות את חשבון IMAP לחשבון POP3.

כיצד ליצור ולהשתמש בקטגוריות של Outlook?

1. צור קטגוריות של Outlook

1.1 לקוח שולחני

1. הפעל את אפליקציית שולחן העבודה של Outlook.
2. בתוך ה תגים לחץ על סעיף לְסַוֵג.
3. מהרשימה הנפתחת בחר כל הקטגוריות.
4. לחץ על חָדָשׁ כפתור ב- קטגוריות צבע קופסא.
5. בתוך ה הוסף קטגוריה חדשה בתיבה, תן שם לקטגוריה שלך על ידי הקלדתה בשדה הטקסט.
6. בחר צבע מותאם אישית מתוך צֶבַע תפריט נפתח.
7. משתמש ב מקש קיצור, הוסף מקש קיצור עבור הקטגוריה שלך.
8. נְקִישָׁה בסדר לסגור את הוסף קטגוריה חדשה תיבה ושוב לחץ בסדר כדי לשמור את ההעדפות שלך.

1.2 אפליקציית אינטרנט

1. בקר אצל הפקיד דף התחברות של Outlook.
2. לחץ על הגדרות.
3. בחר כללי ואז קטגוריות.
4. ללחוץ + צור קטגוריה בראש רשימת הקטגוריות.
5. תן שם לקטגוריה, בחר עבורה צבע ולאחר מכן לחץ על להציל.

2. שנה שם קטגוריות של Outlook

2.1 אפליקציית שולחן עבודה

1. הפעל את אפליקציית שולחן העבודה של Outlook.
2. בתוך ה תגים לחץ על סעיף לְסַוֵג.
3. מהרשימה הנפתחת בחר כל הקטגוריות.
4. בחר קטגוריה שברצונך לשנות את שמה ולחץ על שנה שם לַחְצָן.
5. הזן שם חדש בשדה הטקסט ולחץ בסדר כדי להחיל את השינויים.

2.2 לקוח אינטרנט

1. בקר אצל הפקיד דף התחברות של Outlook.
2. לחץ על הגדרות.
3. בחר כללי ואז קטגוריות.
4. הקלק על ה עִפָּרוֹן לחצן ליד קטגוריה כדי לערוך אותה.
5. הקלד את השם המועדף של הקטגוריה בשדה הטקסט ולחץ בסדר. אתה יכול גם לשנות את הצבע של קטגוריה זו.

לפי השיטה שלעיל, אתה יכול בקלות לשנות את שם קטגוריית Outlook ולהקצות לה שם לפי בחירתך הן בשולחן העבודה והן באפליקציית האינטרנט.

3. מחק קטגוריות של Outlook

3.1 אפליקציית שולחן עבודה

1. הפעל את אפליקציית שולחן העבודה של Outlook.
2. בתוך ה תגים לחץ על סעיף לְסַוֵג.
3. מהרשימה הנפתחת בחר כל הקטגוריות.
4. בחר קטגוריה שברצונך למחוק ולחץ על לִמְחוֹק לַחְצָן.

3.2 לקוח אינטרנט

1. בקר אצל הפקיד דף התחברות של Outlook.
2. לחץ על הגדרות.
3. בחר כללי ואז קטגוריות.
4. הקלק על ה אַשׁפָּה לחצן ליד קטגוריה כדי למחוק אותה.

באמצעות השיטות לעיל, אתה יכול בקלות למחוק קטגוריות במחשב שלך כמו גם באפליקציית לקוח האינטרנט של MS Outlook.

קרא עוד על נושא זה

• לוח השנה של Outlook לא מאפשר עריכות: 3 דרכים לתקן את זה
• 2 דרכים להיזכר ולשלוח מחדש דוא"ל ב-Outlook
• כיצד להוסיף חגים ליומן Outlook שלך
• כיצד להדפיס דואר אלקטרוני מ-Outlook Web & Desktop App

4. השתמש בקטגוריות של Outlook

4.1 הקצה קטגוריות של Outlook לדוא"ל שלך

1. עבור אל בית תפריט של אפליקציית Outlook.
2. לחץ לחיצה ימנית על המייל, לחץ על לְסַוֵג ובחר קטגוריה מהתפריט המוקפץ.
3. לאחר ההקצאה, תוכל להציג את צבע הקטגוריה וכן את שם הקטגוריה ב- קטגוריות העמודה בתיבת הדואר הנכנס שלך.

לפי השיטה לעיל, אתה יכול בקלות להקצות קטגוריות של Outlook להודעה אחת או למספר הודעות. זה יעזור לך להתמקד בהודעות הקשורות לקטגוריה. לדוגמה, אתה יכול להתמקד ולטפל בהודעות הקשורות לעבודה בתוך קטגוריית העבודה.

4.2 הוסף קטגוריה לאירוע היומן שלך

1. הפעל את אפליקציית Outlook במחשב האישי שלך.
2. לחץ לחיצה ימנית על אירוע לוח השנה ובחר לְסַוֵג מהרשימה הנפתחת ובחר קטגוריה. אם אינך רואה את הקטגוריה המועדפת עליך, לחץ על כל הקטגוריות.
3. לאחר בחירת הקטגוריה, תראה את שם הקטגוריה ואת הצבע שהוחל על אירוע לוח השנה.

אתה יכול להחיל את הקטגוריות על אנשי הקשר שלך, פגישות ואירועים אחרים באפליקציית שולחן העבודה של Outlook או באפליקציית האינטרנט.

כיצד למיין ולסנן הודעות לפי קטגוריה?

1. לאחר הקצאת קטגוריה למיילים שלך, אתה יכול פשוט למיין את ההודעות על ידי לחיצה על קטגוריות עמודה בסרגל האופקי המופיע מעל הודעות Outlook.
2. תחת קטגוריות ניתן להרחיב או לסגור קטגוריה מסוימת באמצעות ה- משולש קטן לחצן בכותרת הקטגוריה.

השלבים לעיל יעזרו לך למיין ולסנן את תיבת הדואר הנכנס של Outlook באופן קטגורי. כמה מהיתרונות החשובים של תכונת הקטגוריה ב-Outlook מפורטים להלן.

• קטגוריות מאפשרות לך למצוא במהירות הודעה ספציפית הקשורה לנושא ספציפי
• אתה יכול בקלות לאתר הודעה מסוימת על ידי התבוננות בצבע הקטגוריה אם מוקצית לה קטגוריה
• אתה יכול לשמור על תיבת הדואר הנכנס שלך ב-Outlook מאורגנת על ידי הקצאת קטגוריה להודעות, לאירועי לוח השנה שלך, או אפילו לאנשי קשר
• קטגוריות מועילות יותר למשתמשים מאשר תיקיות, מכיוון שאתה יכול להקצות מספר קטגוריות להודעה
• לאחר ההקצאה, קל לסווג
• אין הגבלה לכמה קטגוריות אתה יכול לקבל ב-Outlook

זה זה מאיתנו במדריך הזה. אתה יכול לעיין במדריך שלנו שמסביר בפירוט כיצד אתה יכול לבצע א חפש קטגוריה ריקה ב- Outlook.

יש לנו גם מדריך ייעודי כיצד לעשות זאת בדוק באיזו תיקייה נמצא דואר של Outlook. כמו כן, אתה יכול לעיין במדריך שלנו שיעזור לך לפתור את הבעיה Outlook לא מעביר מיילים לתיקיה נושא.

אל תהסס ליידע אותנו בהערות למטה אם המדריך לעיל עזר בשאילתה שלך כיצד ליצור ולהשתמש בקטגוריות של Outlook.