6 התוכנות הטובות ביותר לניהול מסמכים למחשב האישי [מדריך 2021]

eFileCabinet

eFileCabinet ניתן לטעון שתוכנת ניהול המסמכים המובילה כיום. הוא בנוי כדי להקל על אחסון, אחזור ושיתוף של קבצי משרד. פונקציית התוכנה, לעומת זאת, חורגת מניהול מסמכים, מכיוון שהיא מצוידת גם בכלים חשבונאיים וניהול משאבי אנוש.

eFileCabinet מארח שתי גרסאות תמיכה: גרסת שולחן העבודה (תואמת Windows 10) והגרסה הניידת, שתוכננה במיוחד עבור מכשירים ניידים.

תוכנת ניהול מסמכים זו מארחת פונקציה המכונה "תצוגת ענן", המאפשרת למשתמשים לגבות את הקבצים שלהם בענן, ישירות דרך פלטפורמת התוכנה. בעזרת זאת, משתמשים יכולים להציג ולחלץ קבצים בקלות דרך כל מכשיר, בתנאי שמכשיר כזה מחובר לאינטרנט.

כמו כן, eFileCabinet ממלא את כל התאימות הדרושה לתעשייה, כולל SEC, HIPAA, FINRA ודרישות תקן אחרות.

יתר על כן, התוכנה עובדת היטב עם SecureDrawer, פונקציית שיתוף ייחודית, המשמשת כפלטפורמת שיתוף קבצים מקצה לקצה בינך לבין לקוחותיך. הוא מסוגל להשתלב בצורה חלקה עם מגוון תוכנות צד שלישי כמו MS Outlook, eSignature מאובטח, סורקים, מדפסות ועוד.

Lastl,. תוכנת ניהול המסמכים eFileCabinet מציעה שירותים מקוונים ושירותים מקומיים. התוכנה מציעה ניסיון חדש למשך שבועיים למשתמשים חדשים, ולאחר מכן הם יכולים להירשם לתוכנית בתשלום במחיר התחלתי של 15 דולר.

הורד eFileCabinet

OpenKM

OpenKM היא, ללא ספק, אחת התוכנות הפופולריות ביותר לניהול מסמכים בשוק. זו תוכנת ניהול רב-תכליתית ארגונית, הבנויה לביצוע משימות משרדיות, החל מניהול מסמכים וכלה באוטומציה של זרימת עבודה וכלה בפונקציות ניהוליות.

הכלי תוכנן במיוחד עבור מחשבי Windows. עם זאת, ניתן לגשת אליו גם באמצעות שלל מערכות הפעלה שולחניות אחרות כגון לינוקס.

בעיקרון, תוכנת ניהול המסמכים מארחת קבוצה דינמית של מודולים, המפעילה את כל פעולות הניהול של התוכנה. חלק מהמודולים הללו כוללים: חשבונית אלקטרונית, חתימה אלקטרונית, קריפטוגרפיה (להצפנת קבצים ופענוח), ברקוד, ארכיב דואר ועוד.

כמו כן, העיצוב הגמיש של התוכנה מאפשר לה להשתלב בצורה חלקה עם כלים משרדיים רלוונטיים כמו AutoCAD, וורדפרס, גוגל דרייב, מיקרוסופט אופיס ועוד. היא כוללת גם מערכת אימות ניתנת לחיבור, שניתן לחבר אותה למסדי נתונים חיצוניים או לשרתים כמו SQL, Oracle, MySQL ומעטים אחרים.

לאור האמור לעיל, למשתמשים ניתנת האפשרות לייעל את כל זרימת העבודה שלהם כדי לשפר את היעילות. לפיכך, תוכנת ניהול מסמכים זו נתפסת בעיני רבים יותר כתוכנת ניהול פרויקטים מאשר מנהלת מסמכים רגילה.

OpenKM מציעה שתי תוכניות בסיסיות למשתמשים חדשים: קהילת OpenKM ו OpenKM Professional. הראשון זמין בחינם (עם תכונות מוגבלות), ואילו האחרון, עם תכונות חזקות יותר, הוא תוכנית בתשלום והיא מוצעת בהצעת מחיר (תמחור מותאם אישית).

לקבלת מידע נוסף על דרישות המערכת והתוכנות להורדה, היכנס לאתר ההורדות של OpenKM.

הורד OpenKM

טמפלפי

טמפלפי היא ללא ספק אחת התוכנות הטובות ביותר לניהול מסמכים בשוק כיום. זהו כלי שירות כולל, אשר נועד לאחסן, לאחזר ולשתף מסמכי משרד ביעילות. זו פלטפורמה מבוססת ענן התומכת בכל צורות מערכות המחשוב והתקנים ניידים.

מטעמי נוחות קיימות גם גרסאות ייעודיות למחשבים שולחניים (כולל Windows) וסמארטפונים (אפליקציות סלולריות).

• קרא גם: 6 תוכנות מדהימות ליצירת טפסי PDF הניתנים לעריכה

ביסודו של דבר, Templafy מאפשר אחסון קבצים ושיתוף פעולה בצוותים על ידי ביטול התהליך הקונבנציונאלי, המופרד, של עבודה על פני פלטפורמות שונות.

תוכנת ניהול המסמכים מייעלת את כל הכלים החיוניים במקום העבודה, במיוחד כלים ליצירת מסמכים כמו MS Office, בפלטפורמה אחת, ובכך מספקת לך זרימת עבודה אחידה.

יתר על כן, Templafy מארח ממשק ניווט למדי, מה שהופך אותו לאידיאלי בעבודות לואו-טק הסביבה, שכן כל אחד מחברי הצוות מסוגל לתת משוב, לשתף קבצים וליצור איתם מסמכים קלות שלא ניתן לדמיין.

כל אלה מתועלים באמצעות עדכון יחיד, והוא מנוטר על ידי מנהל המערכת (המעסיק), כדי להבטיח שכל דרישה ותקן האיכות מתקיימים.

לבסוף, כמו רוב כלי השירות העמידים, טמפלפי לא זול. למעשה, מדובר בנוחות באחת מתוכנות ניהול המסמכים היקרות ביותר בשוק. זה זמין בתעריף מנוי קבוע של 355 $ לחודש. עם זאת, יש תקופת ניסיון בחינם לפני המנוי המלא. בקר באתר הרשמי שלהם לקבלת מידע נוסף.

הורד טמפלפי

SutiDMS

SutiDMS, מוצר של SutiSoft, היא אחת מתוכנות ניהול המסמכים המקיפות ביותר בשוק. הוא מצויד במגוון כלים לניהול וארגון מסמכים, שיתוף קבצים, שמירת תיעוד ו שיפור שיתוף הפעולה הצוותי.

זו תוכנה מקוונת, מבוססת אינטרנט, הנתמכת בכל הלוח הן במכשירים נייחים והן במכשירים ניידים.

בנוסף, SutiDMS כולל סט כלים רב פונקציונליים, הכוללים לוח מחוונים הניתן לשינוי, ספריית מסמכים, לכידת מסמכי OCR, שילובים מרובים (עם MS Outlook, Gmail ו- Yahoo Mail), מיזוג קבצים, ארכיון ושמירת מסמכים, חתימה אלקטרונית ופורומים בקרב אחרים.

התוכנה בעצם משמשת כאחסון האולטימטיבי, שבו אתה יכול לשמור את כל המסמכים שלך, והפונקציונליות מבוססת האינטרנט שלה מבטיחה שתוכל לגשת ולאחזר מסמכים בכל עת.

עם זאת, תוכנת ניהול מסמכים זו מציעה תמחור ארגוני, אשר זמין בהצעת מחיר.

ישנן שתי תוכניות נמוכות יותר: תוכנית פרימיום וה תוכנית מקצועית. התוכנית המקצועית מיועדת לכל היותר ל -10 משתמשים והיא זמינה במחיר של 18 דולר למשתמש (לחודש). תוכנית הפרימיום, לעומת זאת, מיועדת לארגון בקנה מידה בינוני המונה פחות מ -500 עובדים, והיא זמינה בקצב של 20 דולר למשתמש (לחודש).

הורד SutiDMS

FileHold

FileHold הוא פתרון משולב לחלוטין לניהול מסמכים, המשלב קבוצות פונקציות שונות כדי לספק למשתמשים אחסון מרכזי ותהליך עבודה פשוט. התוכנה היא אחת התוכנות הבודדות לניהול מסמכים, המיועדות במיוחד למחשבי Windows 10 ולגרסאות אחרות של Windows (7/8 / 8.1). עם זאת, ניתן לגשת אליו גם באמצעות דפדפני אינטרנט במחשבי לינוקס ומק.

מאפייני התוכנה מסווגים תחת "רגיל", "אופציונלי", "מותאם אישית" ו"סריקה והדמיית מסמכים ". חלק מהתכונות הללו כוללות לכידת מטה-נתונים (תיוג מסמכים), לוח שנה, טפסים אלקטרוניים, חתימה אלקטרונית, OCR (צד השרת), מילוי אוטומטי, לכידת SmartSoft ועוד.

כמו כן, FileHold מארח את היכולת להשתלב עם קבוצה של תוכנות צד שלישי כמו MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint ועוד. כל אלה מאפשרים אחסון קבצים, אחזור ושיתוף, כמו גם תיאום זרימת עבודה.

לבסוף, FileHold מציעה שתי תוכניות תמחור בסיסיות; FileHold Express ו- FileHold Enterprise. תוכנית האקספרס מיועדת לעסקים קטנים המונים פחות מ -20 עובדים, ואילו תוכנית הארגון אידיאלית עבור ארגונים גדולים יותר או צוותים המונים למעלה מ -20 חברים.

תעריפי המנוי של שתי התוכניות זמינים, עם זאת, בהצעת מחיר בלבד. אתה יכול לשלוח דוא"ל לצוות המכירות של FileHold כדי לקבל הצעת מחיר עבור העסק שלך.

הורד FileHold

M- קבצים

M- קבצים היא אחת מתוכנות ניהול המסמכים הטובות ביותר הקיימות כיום. זה הכי משמעותי לפונקציה "ניתוח כפילות", שנועדה להגן על המשתמשים מפני שכפול מסמכים. זהו DMS מבוסס ענן; לפיכך, הוא נתמך הן בשולחן העבודה והן בפלטפורמות הניידות.

ישנן גם גרסאות שולחן עבודה ייעודיות (עבור Windows 10 / 8.1 / 8/7), כמו גם יישומים ניידים למכשירים ניידים נבחרים.

מלבד זאת, תוכנת ניהול מסמכים זו עבור Windows 10 מארחת אחסון מאורגן, שבו המסמכים מאורגנים ונשמרים כראוי. הוא מנתח את חיפושי המסמכים לפי מתאם שמות קבצים עם אינדיקטורים קשורים אחרים כמו תאריכים ופרויקטים. ככזה, התוכנה מסוגלת לחסל כפילויות בקלות.

כמו כן, הפלטפורמה המאוחדת שלה מאפשרת יעילות במקום העבודה על ידי שיפור הקצאת משימות (ממעסיק לעובד), וביצוע ומסירת משימות (מעובדים למעסיק). התוצאה הסופית היא תפוקה משופרת.

יתר על כן, M-Files היא DMS גמיש, שניתן לשלב בקלות בכלים כמו MS Office ושלל כלי CRM כמו Salesforce. זה הופך אותו לאידיאלי כמעט לכל סוגי העסקים. כמו כן, ישנן שלוש אפשרויות פריסה בסיסיות המוצעות, כולל מקומי, מבוסס ענן והיברידי (משולב).

M-Files מציעה ניסיון בחינם למשך משתמשים חדשים, ולאחר מכן הם יכולים לשדרג בקלות לתוכנית הארגונית, המוצעת בהצעת מחיר.

הורד M- קבצים

סיכום

כיום, ישנה ירידה בשימוש במסמכי נייר ברחבי העולם, עם ארגונים רבים, בתי ספר ו מוסדות ממשלתיים מעדיפים את הנוחות שבאחסון ללא נייר על פני המסורבלות של תיקי נייר תיקיות.

מכאן, שיש דרישה רציפה לתוכנות ניהול מסמכים סטנדרטיות ועמידות. בכל הנוגע לדרישה זו, ריכזנו עבורכם כמה מתוכנות ניהול המסמכים הטובות ביותר בשוק, כדי להקל על קבלת ההחלטות שלכם באיזה DMS תשתמשו עבור העסק שלכם.