Come accettare o rifiutare automaticamente le riunioni in Outlook?

Assumi il pieno controllo dei tuoi appuntamenti di Outlook

Se devi accettare o rifiutare spesso gli inviti alle riunioni ma non ti piace farlo manualmente, puoi impostarli in modo che vengano accettati o rifiutati automaticamente.

Ciò ti aiuterà a impostare un programma di riunioni senza ostacoli e a ridurre al minimo le distrazioni in modo da poterti concentrare su ciò che è importante.

In questa guida, esploreremo i passaggi dettagliati per accettare o rifiutare automaticamente le richieste di riunione in arrivo su Outlook in modo che venga inviata una risposta tempestiva all'organizzatore della riunione.

Come posso accettare automaticamente una riunione senza inviare una risposta in Outlook?

1. premi il finestre chiave, tipo veduta e fare clic Aprire.
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2. Nella finestra principale di Outlook, vai a File scheda.
3. Selezionare Opzioni aprire Opzioni di Outlook.
4. Vai a Calendario dal riquadro di sinistra, individuare Accettazione o rifiuto automatico, quindi fare clic su Accetta/Rifiuta automaticamente pulsante.
5. Sul Accetta o rifiuta automaticamente finestra, per accettare una riunione, inserire un segno di spunta accanto a Accetta automaticamente le richieste di riunione e rimuovi le riunioni annullate e fare clic OK.
6. Successivamente, su Opzioni di Outlook finestra, Calendario riquadro, individuare Opzioni del calendario e seleziona Accettare per il Utilizza questa risposta quando proponi un nuovo orario di incontro opzione.
7. Clic OK e riavviare Outlook per salvare le modifiche.

Se utilizzi Outlook 2010 o una versione precedente, cerca il file Pianificazione delle risorse opzione invece di Accettazione o rifiuto automatico. Clicca il Pianificazione delle risorse pulsante per ottenere il Finestra automatica di accettazione o rifiutoe modificare le impostazioni della convocazione di riunione su Outlook.

Come posso accettare automaticamente le riunioni con una risposta in Outlook?

1. Impostando una regola

1. Lancio Veduta e vai al Casa scheda.
2. Clic Regole, quindi seleziona Gestisci regole e avvisi dall'elenco a discesa.
3. Clic Nuova regola.
4. Sul Procedura guidata per le regole finestra di dialogo, selezionare Applica la regola sui messaggi che ricevo e fare clic Prossimo.
5. Nella pagina successiva, seleziona che è un invito o un aggiornamento a una riunione e fare clic Prossimo.
6. Dal Passo 1 casella, selezionare rispondere utilizzando un modello specifico, quindi vai a Passo 2 casella e fare clic su modello specifico collegamento ipertestuale.
7. SU Seleziona un modello di risposta finestra, per Guarda dentro, scegliere Modello standard O Modelli utente nel file system; vedrai il modello di risposta alla riunione nella casella sottostante. Se sono presenti più opzioni, sceglierne una e fare clic Aprire.
8. Clic Prossimo, quindi fare clic su Prossimo.
9. Ora dai un nome alla regola se lo desideri e fai clic Fine.

Puoi anche selezionare Crea questa regola su tutti gli account per accettare automaticamente l'invito alla riunione su tutti i tuoi indirizzi e-mail su Outlook.

2. Eseguendo uno script VBA

Innanzitutto, devi salvare lo script in VBA; per questo, segui questi passaggi:

1. Nella finestra di Outlook, premere Alt + F11 per aprire il Applicazione Visual Basic (VBA) per Outlook.
2. Vai a Inserire, quindi seleziona Modulo.
3. Quando si apre il nuovo modulo, copia e incolla il seguente script per accettare automaticamente gli inviti alle riunioni su Outlook e premi Ctrl + S per salvarlo:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Una volta che hai lo script in VBA, devi eseguirlo; segui questi passaggi per farlo:

1. Vai alla finestra di Outlook e vai al file Sviluppatori scheda.
2. Selezionare Macroe dall'elenco a discesa scegli le macro che hai creato per eseguirlo.

Prima di utilizzare gli script VBA su Outlook, crea un backup dei dati e delle impostazioni di configurazione e testa sempre lo script su piccola scala prima di eseguirlo per l'intera casella di posta.

La risposta automatica agli inviti alle riunioni in Outlook ti fa risparmiare tempo. È un modo semplice per informare l'organizzatore della riunione della tua partecipazione. Tuttavia, sempre controlla la convocazione della riunione per conoscere gli altri partecipanti per assicurarti di essere allineato con i partecipanti all'ordine del giorno della riunione.

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Come posso rifiutare automaticamente le riunioni in Outlook?

1. Utilizza le Opzioni di Outlook per rifiutare tutti gli inviti alle riunioni

1. Avvia Outlook e vai al file File scheda.
2. Selezionare Opzioni aprire Opzioni di Outlook.
3. Vai a Calendario, individuare Accettazione o rifiuto automatico & clicca il Accetta/Rifiuta automaticamente pulsante.
4. Selezionare Rifiuta automaticamente le richieste di riunione in conflitto con un appuntamento o una riunione esistente per rifiutare una riunione.
5. Quindi, Seleziona Declino per il Utilizza questa risposta quando proponi un nuovo orario di incontro opzione in Opzioni calendario e fare clic su OK.
6. Riavvia Outlook per salvare le modifiche.

2. Imposta una regola per rifiutare gli inviti alle riunioni da un indirizzo email specifico

Per prima cosa devi creare una risposta e salvare il modello per rifiutare la riunione; per questo, segui questi passaggi:

1. Nella finestra principale di Outlook, vai a Calendario e seleziona Nuovo incontro.
2. Nel Incontro finestra, inserisci nel corpo il testo che desideri inviare per rifiutare un invito a una riunione e vai al file File scheda.
3. Ora fai clic Salva come.
4. Sul Salva come finestra, per Salva come tipo, Selezionare Modello di Outlook (.oft)e per Nome file, inserire un nome e fare clic Salva.

Ora che hai un modello personalizzato, creiamo una regola per rifiutare la riunione.

1. Avvia Outlook e vai al file Casa scheda.
2. Clic Regole, quindi scegli Gestisci regole e avvisi dall'elenco a discesa.
3. Sul Regole e avvisi finestra, selezionare Nuova regola.
4. Sul Procedura guidata per le regole finestra di dialogo, selezionare Applica la regola sui messaggi che ricevo e fare clic Prossimo.
5. Dal Passo 1 casella, selezionare il da persone o gruppi pubblici opzione, quindi passare a Passo 2e fare clic le persone o il gruppo pubblico collegamento ipertestuale.
6. Si aprirà il Indirizzo della regola finestra; seleziona il nome utente di cui desideri rifiutare l'invito alla riunione, fai clic su Da, poi OK.
7. Ora seleziona che è un invito o un aggiornamento a una riunione e fare clic Prossimo.
8. Nella pagina successiva, scegli il rispondere utilizzando un modello specifico opzione da Passo 1 scatola e dentro Passo 2, clicca il modello specifico collegamento ipertestuale.
9. SU Seleziona un modello di risposta finestra, per Guarda dentro, scegliere Modelli utente nel file system; vedrai il modello di risposta alla riunione nella casella sottostante. Seleziona quello che hai creato e fai clic Aprire.
10. Clic Prossimo, quindi fare clic su Prossimo.
11. Ora dai un nome alla regola e fai clic Fine.

Selezionare Crea questa regola su tutti gli account se desideri rispondere automaticamente alle richieste di riunione sull'altra email conti.

3. Utilizza uno script VBA per rifiutare più inviti a riunioni

Innanzitutto, devi aggiungere e salvare lo script in VBA, ecco come puoi farlo:

1. Avvia Outlook e, nella finestra principale, premi Alt + F11 per aprire VBA.
2. Vai a Inseriree fare clic Modulo.
3. Copia e incolla il seguente script per eliminare la convocazione di riunione nel modulo e premi Ctrl + S per salvarlo:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Ora che hai salvato lo script, chiudi la finestra VBA. Per eseguire lo script, attenersi alla seguente procedura:

1. Nella finestra di Outlook, seleziona gli inviti alla riunione che desideri rifiutare, quindi premi Alt + F8.
2. Otterrai il Macro finestra, selezionare il Rifiuta_Richieste modulo e fare clic Correre.
3. Nella finestra successiva, inserisci il numero di rifiuti e fai clic OK. Qui inserisci il numero di richieste di riunione che hai selezionato.

Se non sei disponibile nella stessa fascia oraria, lo script rifiuterà automaticamente la riunione ma non eliminerà il messaggio di posta elettronica da Outlook, quindi puoi inoltrare l'invito alla riunione a qualcuno che partecipi per tuo conto.

Inoltre, per evitare e-mail avanti e indietro sulla logistica della riunione, puoi farlo utilizzare Ccn per aggiungere la persona alla riunione.

Automatizzare la risposta a un invito a una riunione può aumentare l'efficienza della pianificazione facendoti sapere quali fasce orarie sono libere, semplificando il flusso di lavoro.

Raccontaci come la risposta automatica alla convocazione di riunione ti ha aiutato nella sezione commenti qui sotto.