Come inviare e-mail sicure in Outlook [Guida completa]

Crittografa i tuoi messaggi su Outlook per una maggiore sicurezza

Hai mai inviato un'e-mail alla persona sbagliata o intendevi inviarla a una persona ma l'hai inviata per errore a qualcun altro? Ad esempio, potresti voler inviare informazioni riservate tramite e-mail, ma non vuoi che il tuo messaggio sia facilmente accessibile.

Per impedire l'accesso non autorizzato, è possibile utilizzare Outlook per crittografare il messaggio. Continua a leggere per scoprire come inviare e-mail sicure in Outlook.

Outlook offre un'e-mail sicura?

Outlook offre funzionalità di posta elettronica sicure. La maggior parte delle persone ha familiarità con le funzionalità di sicurezza di base, come la possibilità di proteggere con password le e-mail e impedire ai destinatari di inoltrare o copiare messaggi. Ma c'è di più nella sicurezza di Outlook oltre a questo.

• E-mail crittografata – Sebbene esista software di crittografia della posta elettronica, Outlook offre anche posta sicura crittografando messaggi e allegati. Ciò significa che nessuno può leggerli tranne il destinatario previsto. Le e-mail crittografate vengono inviate utilizzando Transport Layer Security (TLS) o Secure Sockets Layer (SSL), che è un protocollo utilizzato per verificare l'identità di un server e creare una connessione crittografata.
• Crittografia dei messaggi di Office 365 – Crittografia dei messaggi di Office 365 è un servizio che ti permette di inviare e ricevere email crittografate. Ciò può essere utile se si desidera proteggere le informazioni da accessi non autorizzati, ad esempio quando si inviano documenti sensibili a soggetti esterni. Funziona anche con la maggior parte dei client di posta elettronica.
• Certificati S/MIME – S/MIME è l'acronimo di Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions ed è uno standard aperto per la crittografia a chiave pubblica-chiave privata e la firma dei messaggi di posta elettronica. S/MIME utilizza la tecnologia di crittografia RSA per firmare digitalmente e crittografare le e-mail in modo che solo i destinatari previsti possano visualizzarle.
• Firme – Servono per aggiungere un ulteriore livello di protezione contro gli attacchi di spoofing e phishing. Si assicurano che ogni messaggio che invii provenga da un account autorizzato verificando che provenga effettivamente dal tuo indirizzo di posta in arrivo. Puoi anche usare software di firma e-mail se il built-in non offre molta personalizzazione. In alternativa, puoi aggiungere software di scansione della posta elettronica per verificare la presenza di malware.
• Componenti aggiuntivi di Outlook – Oltre alla protezione integrata per Outlook, sono disponibili diversi componenti aggiuntivi per la sicurezza di terze parti in Ufficio Negozio che può aiutarti a proteggere il tuo account di posta elettronica. I componenti aggiuntivi di Outlook sono piccoli programmi che possono essere utilizzati per estendere le funzionalità di Outlook.

Come posso inviare un'e-mail sicura in Outlook?

1. Messaggi di posta elettronica individuali

1. Avvia il Applicazione Outlook e clicca su Nuova email.
2. Naviga verso il Opzioni scheda e fare clic sulla freccia accanto a Più opzioni.
3. Nel Proprietà finestra di dialogo che si apre, fare clic su Impostazioni di sicurezza.
4. IL Proprietà di sicurezza si aprirà la finestra di dialogo e selezionare la casella Crittografa contenuti e allegati dei messaggi.
5. Andare su Sicurezza in Impostazioni di sicurezza e nel menu a discesa selezionare Certificato S/MIME, quindi premere OK.
6. Ora, quando invii il messaggio, verrà crittografato.

Gli utenti di Outlook che desiderano inviare e-mail protette con S/MIME devono installare un certificato S/MIME sul proprio computer e configurare le impostazioni di Outlook di conseguenza.

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2. Tutte le email

1. Fare clic su File nell'angolo in alto a sinistra della home page di Outlook e selezionare Opzioni.
2. Passare a Centro protezione, quindi selezionare Impostazioni Centro protezione.
3. Selezionare Sicurezza e-mail e selezionare la casella Crittografa contenuti e allegati per i messaggi in uscita.
4. Ora fai clic su Impostazioni in Email crittografata.
5. Passare a Certificati e algoritmi e, in Certificato di firma, selezionare Certificato S/MIME, quindi premere OK.

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Cosa fa la crittografia di un'e-mail?

La crittografia di un'e-mail è un modo per proteggere il contenuto del tuo messaggio dall'accesso di altri. Se stai inviando informazioni sensibili tramite e-mail, è essenziale assicurarsi che nessuno, tranne il destinatario previsto, possa leggerle.

Il processo di crittografia avviene in due fasi. Innanzitutto, devi crittografare il messaggio in modo che nessuno possa leggerlo senza la chiave corretta. Quindi, sarebbe meglio se lo decifrassi con la chiave giusta. Quindi, come si apre un'e-mail crittografata in Outlook?

Vedrai un'icona a forma di lucchetto accanto al nome del mittente se ricevi un'e-mail crittografata. È possibile aprire l'e-mail facendo clic sull'icona del lucchetto. Ti verrà quindi richiesto di inserire la chiave di sicurezza per rivelare il contenuto dell'e-mail.

Crittografare le tue e-mail non significa inviarle in codice segreto. Significa solo che solo la persona con la chiave di decrittazione corretta può aprirli. Ora che conosci la crittografia, potresti chiederti: Dov'è il mio pulsante Invia protetto in Outlook?

Quando invii un nuovo messaggio di posta elettronica, puoi trovare il pulsante Invia protetto sotto l'opzione File nell'angolo in alto a sinistra.

Ed ecco come inviare e-mail utilizzando Outlook in modo sicuro. In caso di problemi, ad esempio Outlook non si apre in Windows 11, abbiamo una guida dedicata per te.

Outlook.com fa parte della suite Microsoft Office, quindi non sorprende che offra alcune funzionalità di sicurezza della posta elettronica, tra le altre caratteristiche degne di nota che devi cercare.

Inoltre, puoi installare il software di autenticazione a più fattori per aggiungere un ulteriore livello di protezione a tutti i tuoi account.

Abbiamo anche un eccitante confronto tra Outlook e GMail se sei alla ricerca di un client di posta affidabile.

Facci sapere quali altre misure di sicurezza hai quando invii email qui sotto.