La funzione di archiviazione automatica in Outlook aiuta gli utenti a gestire lo spazio nella propria cassetta postale spostando automaticamente le e-mail dalla cartella corrente alla posizione di archiviazione. Gli elementi archiviati vengono archiviati in un file di dati di Outlook (.pst). In alcuni casi, gli utenti hanno notato che l'archiviazione automatica manca o non funziona correttamente anche quando tutte le impostazioni sono corrette.
In questo articolo abbiamo elencato le strategie per risolvere i problemi e far funzionare di nuovo l'archiviazione automatica.
Metodo 1 – Modificare le impostazioni di Archiviazione automatica
Gli utenti hanno suggerito che la modifica delle impostazioni di Archiviazione automatica li ha aiutati a risolvere il problema. Questo può essere impostato su più livelli: Impostazioni predefinite, per cartella e manuali.
Livello 1 – Impostazioni di archiviazione automatica predefinite
1. Vai a File menù.
2. Ora seleziona il Opzioni scheda.
3. Nella finestra che si apre, seleziona il pulsante Avanzate scheda.
4. Cercare Archiviazione automatica nel riquadro di destra e fare clic su Impostazioni di archiviazione automatica... pulsante.
5. Per assicurarti che l'archiviazione automatica funzioni, seleziona la prima casella e configurala per la frequenza con cui desideri eseguire l'archiviazione automatica.
6. Seleziona la casella di controllo Richiedi prima dell'esecuzione dell'archiviazione automatica per ricevere una notifica prima che venga eseguita l'archiviazione automatica.
7. Controlla le seguenti opzioni:
- Elimina elementi scaduti (solo cartelle di posta elettronica) se vuoi che gli elementi scaduti vengano eliminati
- Archivia o elimina i vecchi elementi altrimenti verranno eliminati solo gli articoli scaduti.
- Mostra cartella archivio nell'elenco cartelle per far apparire archive.pst nell'elenco delle cartelle che aiuta a trovare facilmente gli elementi archiviati.
- Puoi imposta l'età degli articoli che si desidera archiviare nel campo di Elimina gli elementi più vecchi di x, che per impostazione predefinita si basa sulla data dell'ultima modifica
8. Hai opzioni per decidere se sposta i vecchi elementi in un file di archivio o eliminarli definitivamente.
9. Una volta selezionata l'opzione, puoi applicarli e fare clic su ok per salvare le impostazioni.
Livello 2 – Impostazioni di archiviazione automatica per cartella
Se l'archiviazione automatica non funziona su una cartella specifica nella tua casella di posta, segui i passaggi seguenti:
1. Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e selezionare Proprietà.
2. Clicca sul Archiviazione automatica scheda.
3. In base alle tue esigenze seleziona quanto segue:
- Se vuoi che questa cartella sia un'eccezione di Archiviazione automatica, seleziona Non archiviare elementi in questo.
- Se desideri archiviare gli elementi in questa cartella utilizzando le impostazioni predefinite come discusso in precedenza, seleziona Archivia gli elementi in questa cartella utilizzando le impostazioni predefinite
- Se desideri impostare diverse opzioni di archiviazione automatica per questa cartella, seleziona Archivia questa cartella usando queste impostazioni. È possibile modificare l'età degli elementi da eliminare e creare un file separato per l'archiviazione.
4. Clicca su ok una volta che hai finito.
Nota: Queste impostazioni sono specifiche della cartella e non vengono applicate alle sottocartelle.
Livello 3 – Archivia manualmente le impostazioni
Puoi anche avviare manualmente il processo di archiviazione se quanto sopra non funziona.
1. Vai a File e poi seleziona Utensili.
2 In Strumenti, selezionare Pulisci i vecchi oggetti. Avvia il processo di archiviazione e l'avanzamento viene visualizzato nella barra di stato.
Metodo 2: modificare il valore del registro ArchiveIgnoreLastModifiedTime
Per impostazione predefinita, il processo di archiviazione in Outlook si basa sulla data e sull'ora dell'ultima modifica. Se rispondi, inoltri, sposti, modifichi, salvi o importi un elemento, la data di modifica cambierà, il che potrebbe impedire all'Archiviazione automatica di archiviare l'elemento.
Gli utenti hanno riscontrato che l'archiviazione automatica funziona impostando il valore del Registro di sistema per ArchiveIgnoreLastModifiedTime, che rende gli elementi di archivio di Outlook in base alla data di ricezione. Prima di modificare il valore del registro, conservane un backup in caso di errori.
1. premere Tasto Windows + R iniziare Correre. Tipo regedit per aprire il Editor del Registro di sistema.
2. Vai alla posizione sottostante o copia-incolla nella barra di navigazione.
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office.0\Outlook\Preferences
3. Una volta raggiunta la sottochiave del registro di cui sopra, fare clic su Modificare menù.
4. Nel menu Modifica, seleziona Nuovo e clicca su Valore DWORD (32 bit) per creare un nuovo elemento nel registro.
5. Assegna un nome al nuovo elemento come ArchivioIgnoraUltima modifica e premi accedere.
6. Fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento appena creato, quindi selezionare Modificare.
7. Imposta il valore su 1 nel Dati di valore casella e fare clic su ok.
8. Chiudere l'editor del registro e riavviare Outlook per rendere effettive le modifiche al registro.
Ora controlla se Outlook archivia correttamente gli elementi provando ad archiviare manualmente e verificando se gli elementi sono archiviati in base alla data di ricezione.
Metodo 3 – Escluso da Archiviazione automatica
Se noti che un elemento specifico non è stato archiviato, significa che la proprietà per esso è impostata per escluderlo dall'archiviazione automatica.
1. Fare doppio clic per aprire l'elemento che è stato escluso dal processo di archiviazione.
2. Clicca sul File menu e poi selezionare Proprietà.
3. Nel Proprietà finestra, deseleziona l'opzione Non archiviare automaticamente questo elemento.
4. Puoi personalizzare il tuo Visualizza per avere una panoramica degli elementi per i quali è stata configurata questa opzione. Devi consentire il modifica in cella funzione come di seguito:
- Selezionare Visualizzazione e clicca su Visualizza impostazioni.
- Qui clicca su Altre impostazioni pulsante.
- Ora controlla l'opzione Consenti modifica all'interno della cella.
- Ora puoi fare clic sulla casella di controllo di un particolare elemento sotto Non archiviare automaticamente direttamente dalla vista per attivare/disattivare l'archiviazione per quell'elemento.
Nota: Potresti non vedere una casella di controllo per i tuoi articoli a meno che non fai clic sul campo stesso. Nessuna casella di controllo o una casella di controllo non selezionata significa che l'elemento verrà archiviato in base alle impostazioni dell'archivio.
Metodo 4 – Comando di archiviazione non disponibile in ambiente aziendale
Archiviazione automatica disabilitata da Criteri di gruppo
Nel caso in cui lavori in un ambiente aziendale e non riesci a trovare l'archiviazione automatica e l'archiviazione impostazioni come menzionato nel Metodo 1 sopra, significa che l'amministratore potrebbe aver disabilitato le impostazioni come gruppo politica. Ciò aiuta a prevenire la diffusione dei dati della cassetta postale nei vari computer della rete in file pst.
In questo caso, è necessario chiedere all'amministratore della posta dove archiviare i dati e per quanto tempo devono essere conservati gli elementi. Inoltre, gli amministratori possono impostare Criteri di gruppo per disabilitare l'archiviazione automatica e impedire la creazione di file pst.
Scambia con l'archivio online
Un altro motivo per le impostazioni mancanti è che quando si dispone di un account Exchange, è stato abilitato un archivio online sul server Exchange. In tali casi, le opzioni di archiviazione lato client verranno disabilitate automaticamente da Outlook e l'archiviazione avviene secondo i criteri aziendali impostati sul server Exchange.
Il vantaggio è che puoi avere accesso al tuo archivio su qualsiasi computer che esegue Outlook o anche tramite un browser quando accedi alla tua casella di posta tramite Outlook sul Web. Come risultato dell'abilitazione per il tuo account, le funzionalità di archiviazione automatica e archiviazione manuale non saranno più disponibili in Outlook.
Metodo 5 – Verifica di archive.pst danneggiato o completo
Quando il file archive.pst diventa corrotti, Outlook non sarà in grado di archiviare in quel file. In tal caso, è necessario chiudi Outlook e usa il Strumento di riparazione Posta in arrivo (scanpst.exe) per scansionarlo alla ricerca di errori e creare un nuovo file di archivio. Clicca qui per trovare la posizione di scanpst.exe e i passaggi per eseguire la scansione nella correzione 5 dell'articolo.
Quando il file archive.pst diventa completo, non consentirà a Outlook di archiviare altri elementi al suo interno. Quando viene raggiunto il limite di avviso, non sarà possibile spostare gli elementi nell'archivio né manualmente né utilizzando l'archiviazione automatica. una volta che il limite è raggiunto, si consiglia di creare un nuovo file di archivio. Il limite di dimensione si basa sulla versione di Outlook utilizzata.
- File pst di Outlook 97 – 2002 (ANSI): la dimensione massima del file è 2 GB e viene emesso un avviso quando raggiunge 1,8 GB.
- File pst di Outlook 2003 – 2019 (Unicode): il limite predefinito è 20 GB Outlook 2003/2007 e 50 GB nelle versioni successive 2010, 2013, 2016, 2019 e Microsoft 365. Viene emesso un avviso quando il limite raggiunge rispettivamente 19 GB e 47,5 GB.
Metodo 6 – Elimina i messaggi dalla casella di posta completa
Nel caso in cui la tua casella di posta sia piena, riceverai un messaggio che indica che la casella di posta è piena quando stai tentando di inviare un messaggio. Tuttavia, quando tenti di archiviare quando la casella di posta è piena, l'archivio non funzionerà e non riceverai nemmeno un errore che afferma lo stesso.
Per farlo tornare al lavoro, puoi farlo eliminare o spostare manualmente alcuni elementi nel file di archivio o contatta il tuo amministratore di posta per aumentare temporaneamente le dimensioni della tua casella di posta.
Per ripulire la tua casella di posta, puoi procedere con il processo di pulizia nel seguente ordine delle cartelle: Posta eliminata, posta indesiderata, Posta in arrivo, Posta inviata e altre cartelle di posta, Diario, Calendario, Contatti e Appunti.
Se una delle soluzioni di cui sopra non funziona per te, ti consigliamo di eseguire un riparazione della tua suite Office o reinstallare Office e controlla se aiuta a risolvere il problema.
Grazie per aver letto questo articolo.
Ci auguriamo che tu sia stato in grado di risolvere l'errore di archiviazione automatica non funzionante.
