Par Nimisha V S
Comparer et Combiner sont deux fonctionnalités très utiles de Microsoft Word mais rarement utilisé par la plupart d'entre nous en raison de notre méconnaissance de ces fonctionnalités. Ces fonctionnalités nous permettent de comparer deux documents et de trouver la différence entre eux. Voyons donc d'abord quelques situations dans nos travaux quotidiens où nous trouvons leur utilité.
Dans certains cas, nous pouvons avoir différentes versions du même document. Nous devrons peut-être comparer ces différentes versions pour voir les changements entre elles. Ou nous pouvons avoir besoin de les combiner pour générer une copie finale du document. En utilisant la fonction de comparaison, nous pouvons examiner les modifications apportées à chaque ligne, y compris même un changement d'espace blanc. Une autre application de ces fonctionnalités figure également dans notre préparation de CV. Nous pouvons généralement avoir plus d'un exemplaire de reprendre préparés à des fins diverses ou modifiés au fil du temps. Parfois, si vous souhaitez comparer ou combiner deux copies pour créer un CV mis à jour, la fonction de comparaison et de combinaison peut être très utile.
À première vue, il peut sembler que ces deux caractéristiques sont identiques. Mais ils ont des fonctionnalités différentes. La fonction de combinaison nous permet en fait de trouver qui a apporté quelles modifications dans un document en plus de simplement marquer les modifications. Mais la fonction de comparaison compare simplement les différences de contenu entre deux documents.
Voyons maintenant comment nous pouvons utiliser ces fonctionnalités.
Comparer des documents dans Word
1.Ouvrez Word et vous pouvez trouver le Comparer option sous l'onglet révision. Cliquer sur Comparer.
2. Maintenant, dans le menu, sélectionnez Comparer possibilité de comparer deux documents.
3.Maintenant, la boîte de dialogue de comparaison de documents apparaîtra. Nous devons sélectionner les deux documents à comparer. Sélectionnez un document original et un document révisé. Sous les paramètres de comparaison, nous avons différentes options qui peuvent être vérifiées en fonction de nos préférences. Les changements peuvent être comparés au niveau du mot ou au niveau du caractère. Il est préférable de choisir l'option d'afficher les modifications dans un nouveau document pour éviter de jouer avec les documents originaux.
4. En cliquant sur OK, nous obtiendrons un nouveau document qui aura marqué les différences. Dans la barre latérale, nous pouvons voir le nombre d'insertions, de suppressions, de déplacements et de changements de formatage. Chaque changement sera marqué et bien expliqué. Dans le nouveau document, le texte barré est supprimé, le texte souligné en rouge est ajouté et le texte vert est déplacé.
5. Par défaut, nous aurons la copie originale du document sélectionné et affiché dans le panneau de droite. Nous pouvons faire défiler le document original dans le panneau de droite et le nouveau document avec les modifications marquées défilera en conséquence. Mais nous avons une autre option pour masquer le document original. Nous pouvons sélectionner cette option dans l'onglet de révision. Accédez à l'option Comparer dans l'onglet Révision -> Afficher les documents source -> sélectionnez l'option Masquer le document source.
6.Maintenant, dans l'onglet Suivi, sélectionnez l'option Bulles et cliquez sur Afficher les révisions dans les bulles.
Maintenant, dans le panneau de droite, nous pouvons voir les révisions du document marquées en détail dans le formulaire de notification par ballon. Cela permet un examen plus facile des modifications apportées aux documents.
7.Si vous souhaitez obtenir une copie finale du document à partir des copies originales et révisées, vous pouvez le faire facilement en modifiant le nouveau document avec toutes les modifications marquées. À tout changement, faites un clic droit sur la ligne et choisissez d'accepter ou de refuser le changement. Ainsi, nous pouvons ajouter les modifications souhaitées et supprimer les modifications non requises pour créer une copie finale du document.
Combiner des documents dans Word
La fonction Combiner fonctionne de la même manière que comparer. Nous avons déjà vu la différence dans leurs fonctions. Combiner peut être utilisé pour fusionner deux versions d'un document afin de créer une copie finale du document. Lorsque nous utilisons combiner pour générer un nouveau document, toutes les modifications dans le document révisé deviennent des modifications suivies identifiées par les auteurs qui ont apporté les modifications.
Voyons maintenant comment utiliser la fonction combiner :
1. Dans l'onglet de révision, sélectionnez l'option Comparer et cliquez sur Combiner.
2. Dans la boîte de dialogue Combiner, sélectionnez la copie originale et révisée des documents à combiner. Ajustez les paramètres selon vos préférences et cliquez sur OK.
Après cela, vous obtiendrez la même mise en page qu'auparavant dans l'option de comparaison. Vous pouvez afficher les modifications, faire un clic droit dessus et choisir d'accepter ou de refuser la modification. Ainsi, le nouveau document révisé peut être généré.
J'espère que vous avez une idée claire des fonctionnalités de comparaison et de combinaison. Utilisez ces fonctionnalités utiles pour faciliter vos travaux et gagner du temps.
