Correctif: l'archivage automatique est manquant ou ne fonctionne pas dans MS Outlook

La fonction d'archivage automatique d'Outlook aide les utilisateurs à gérer l'espace dans leur boîte aux lettres en déplaçant automatiquement les e-mails du dossier actuel vers l'emplacement d'archivage. Les éléments archivés sont stockés dans un fichier de données Outlook (.pst). Dans certains cas, les utilisateurs ont remarqué que l'archivage automatique est manquant ou ne fonctionne pas correctement, même lorsque tous les paramètres sont corrects.

Dans cet article, nous avons répertorié des stratégies pour résoudre les problèmes et faire fonctionner à nouveau l'archivage automatique.

Méthode 1 - Modifier les paramètres d'archivage automatique

Les utilisateurs ont suggéré que la modification des paramètres d'archivage automatique les avait aidés à résoudre le problème. Cela peut être défini à plusieurs niveaux: par défaut, par dossier et paramètres manuels.

Niveau 1 - Paramètres d'archivage automatique par défaut

1. Aller à Déposer menu.

2. Sélectionnez maintenant le Options languette.

3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le Avancée languette.

4. Rechercher Archive automatique dans le volet de droite et cliquez sur Paramètres d'archivage automatique… bouton.

5. Pour vous assurer que l'archivage automatique fonctionne, cochez la première case et configurez-la en fonction de la fréquence à laquelle vous souhaitez que l'archivage automatique s'exécute.

6. Cochez la case Demander avant l'exécution de l'archivage automatique pour recevoir une notification avant l'archivage automatique.

7. Cochez les options suivantes :

• Supprimer les éléments expirés (dossiers de messagerie uniquement) si vous souhaitez que les éléments expirés soient supprimés
• Archiver ou supprimer les anciens éléments sinon, seuls les éléments expirés seront supprimés.
• Afficher le dossier d'archive dans la liste des dossiers pour laisser le fichier archive.pst apparaître dans la liste des dossiers, ce qui permet de trouver facilement les éléments archivés.
• Vous pouvez définir l'âge des éléments que vous souhaitez archiver dans le domaine de Nettoyer les éléments de plus de x, qui est basé par défaut sur la dernière date de modification

8. Vous avez des options pour décider si déplacer les anciens éléments vers un fichier d'archive ou les supprimer définitivement.

9. Une fois que vous avez sélectionné l'option, vous pouvez les appliquer et cliquez sur d'accord pour enregistrer les paramètres.

Niveau 2 - Paramètres d'archivage automatique par dossier

Si l'archivage automatique ne fonctionne pas sur un dossier spécifique de votre boîte aux lettres, suivez les étapes ci-dessous :

1. Clic-droit sur le dossier et sélectionnez Propriétés.

2. Clique sur le Archive automatique languette.

3. En fonction de vos besoins, sélectionnez les éléments suivants :

• Si vous souhaitez que ce dossier soit une exception à l'archivage automatique, sélectionnez Ne pas archiver les éléments dans ce.
• Si vous souhaitez archiver des éléments dans ce dossier en utilisant les paramètres par défaut décrits précédemment, sélectionnez Archiver les éléments de ce dossier en utilisant les paramètres par défaut
• Si vous souhaitez définir différentes options d'archivage automatique pour ce dossier, sélectionnez Archiver ce dossier en utilisant ces paramètres. Vous pouvez modifier l'âge des éléments à supprimer et créer un fichier séparé pour l'archivage.

4. Cliquer sur d'accord une fois que vous avez terminé.

Noter: Ces paramètres sont spécifiques au dossier et ne s'appliquent pas aux sous-dossiers.

Niveau 3 – Paramètres d'archivage manuel

Vous pouvez également démarrer le processus d'archivage manuellement si ce qui précède ne fonctionne pas.

1. Aller à Déposer puis sélectionnez Outils.

2 Dans Outils, sélectionnez Nettoyer les vieux objets. Il démarre le processus d'archivage et la progression est affichée dans la barre d'état.

Méthode 2 - Modifier la valeur de registre ArchiveIgnoreLastModifiedTime

Le processus d'archivage dans Outlook est basé par défaut sur la date et l'heure de la dernière modification. Si vous répondez, transférez, déplacez, modifiez, enregistrez ou importez un élément, la date de modification changera, ce qui peut empêcher l'archivage automatique de l'élément.

Les utilisateurs ont trouvé que l'archivage automatique fonctionnait en définissant la valeur de registre pour ArchiveIgnoreLastModifiedTime, ce qui permet d'archiver les éléments Outlook en fonction de la date de réception. Avant de modifier la valeur de registre, conservez-en une sauvegarde en cas d'erreur.

1. presse Touche Windows + R commencer Courir. Taper regedit pour ouvrir le Éditeur de registre.

2. Accédez à l'emplacement ci-dessous ou copiez-collez-le dans la barre de navigation.

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office.0\Outlook\Preferences 

3. Une fois que vous avez atteint la sous-clé de registre ci-dessus, cliquez sur Éditer menu.

4. Dans le menu Edition, sélectionnez Nouveau et cliquez sur Valeur DWORD (32 bits) pour créer un nouvel élément dans le registre.

5. Nommez le nouvel élément comme ArchiveIgnorerDernièreModificationHeure et appuyez sur Entrer.

6. Cliquez avec le bouton droit sur l'élément nouvellement créé, puis sélectionnez Modifier.

7. Réglez la valeur sur 1 dans le Données de valeur case et cliquez sur d'accord.

8. Fermez l'Éditeur du Registre et redémarrez Outlook pour que les modifications du Registre prennent effet.

Vérifiez maintenant si Outlook archive correctement les éléments en essayant d'archiver manuellement et en vérifiant si les éléments sont archivés en fonction de leur date de réception.

Méthode 3 – Exclu de l'archivage automatique

Si vous remarquez qu'un élément spécifique n'a pas été archivé, cela signifie que sa propriété est définie pour l'exclure de l'archivage automatique.

1. Double-cliquez pour ouvrir l'élément qui a été exclu du processus d'archivage.

2. Clique sur le Déposer menu, puis sélectionnez Propriétés.

3. Dans le Propriétés fenêtre, décochez l'option Ne pas archiver automatiquement cet élément.

4. Vous pouvez personnaliser votre vue pour obtenir un aperçu des éléments pour lesquels cette option a été configurée. Vous devez autoriser le édition en cellule fonctionner comme ci-dessous :

• Sélectionner Vue et cliquez sur Paramètres d'affichage.

• Ici cliquez sur le Autres réglages bouton.

• Cochez maintenant l'option Autoriser l'édition dans la cellule.

• Vous pouvez maintenant cliquer sur une case à cocher d'éléments particuliers sous Ne pas archiver automatiquement directement depuis la vue pour activer/désactiver l'archivage de cet élément.

Noter: Vous ne verrez peut-être pas de case à cocher pour vos articles à moins que vous ne cliquiez sur le champ lui-même. Aucune case à cocher ou une case à cocher non sélectionnée signifie que l'élément sera archivé en fonction de vos paramètres d'archivage.

Méthode 4 - Commande d'archivage non disponible dans l'environnement d'entreprise

Archivage automatique désactivé par la stratégie de groupe

Si vous travaillez dans un environnement d'entreprise et que vous ne parvenez pas à trouver l'archivage automatique et l'archivage paramètres comme mentionné dans la méthode 1 ci-dessus, cela signifie que l'administrateur a peut-être désactivé les paramètres en tant que groupe politique. Cela permet d'éviter que les données de la boîte aux lettres ne se propagent sur divers ordinateurs du réseau dans les fichiers pst.

Dans ce cas, vous devez demander à l'administrateur de messagerie où vous devez archiver vos données et combien de temps les éléments doivent être conservés. En outre, vos administrateurs peuvent définir des stratégies de groupe pour désactiver l'archivage automatique et empêcher la création de fichiers pst.

Échanger avec les archives en ligne

Une autre raison des paramètres manquants est que lorsque vous avez un compte Exchange, une archive en ligne a été activée pour vous sur le serveur Exchange. Dans de tels cas, les options d'archivage côté client seront automatiquement désactivées par Outlook et l'archivage se fera conformément aux stratégies d'entreprise définies sur le serveur Exchange.

L'avantage est que vous pouvez accéder à votre archive sur n'importe quel ordinateur exécutant Outlook ou même via un navigateur lorsque vous accédez à votre boîte aux lettres via Outlook sur le Web. À la suite de cette activation pour votre compte, les fonctionnalités d'archivage automatique et d'archivage manuel ne seront plus disponibles dans Outlook.

Méthode 5 - Rechercher un fichier archive.pst endommagé ou complet

Lorsque le fichier archive.pst devient corrompu, Outlook ne pourra pas archiver dans ce fichier. Dans ce cas, vous devez fermer Outlook et utilisez le Outil de réparation de la boîte de réception (scanpst.exe) pour l'analyser à la recherche d'erreurs et créer un nouveau fichier d'archive. Cliquez ici pour trouver l'emplacement du scanpst.exe et les étapes pour effectuer l'analyse dans la correction 5 de l'article.

Lorsque le fichier archive.pst devient complet, il ne permettra pas à Outlook d'y stocker d'autres éléments. Lorsque la limite d'avertissement est atteinte, vous ne pourrez pas déplacer les éléments vers l'archive, que ce soit manuellement ou à l'aide de l'archivage automatique. Une fois la la limite est atteinte, il est recommandé de créer un nouveau fichier d'archive. La taille limite est basée sur la version d'Outlook utilisée.

• Fichiers Outlook 97 - 2002 pst (ANSI): la taille maximale du fichier est de 2 Go et un avertissement est émis lorsqu'il atteint 1,8 Go.
• Fichiers pst Outlook 2003 – 2019 (Unicode): la limite par défaut est de 20 Go Outlook 2003/2007 et 50 Go dans les versions ultérieures 2010, 2013, 2016, 2019 et Microsoft 365. Un avertissement est émis lorsque la limite atteint respectivement 19 Go et 47,5 Go.

Méthode 6 - Supprimer les e-mails de la boîte aux lettres complète

Dans le cas où votre boîte aux lettres est pleine, vous recevrez un message indiquant que la boîte aux lettres est pleine lorsque vous essayez d'envoyer un message. Cependant, lorsque vous essayez d'archiver lorsque la boîte aux lettres est pleine, l'archive ne fonctionnera pas et vous ne recevrez pas non plus d'erreur indiquant la même chose.

Pour le remettre au travail, vous pouvez soit supprimer ou déplacer manuellement certains éléments vers votre fichier d'archive ou contactez votre administrateur de messagerie pour augmenter temporairement la taille de votre boîte aux lettres.

Pour nettoyer votre boîte aux lettres, vous pouvez procéder au nettoyage dans l'ordre suivant des dossiers: Éléments supprimés, courrier indésirable, boîte de réception, éléments envoyés et autres dossiers de courrier, journal, calendrier, contact et Remarques.

Si l'un des correctifs ci-dessus ne fonctionne pas pour vous, nous vous recommandons d'effectuer un réparation de votre suite Office ou réinstaller Office et vérifiez si cela aide à résoudre le problème.

Merci d'avoir lu cet article.

Nous espérons que vous avez pu résoudre l'erreur d'archivage automatique qui ne fonctionne pas.