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Dans Microsoft Outlook, Quick Parts est le moyen idéal pour automatiser les réponses par e-mail. Il s'agit d'une fonctionnalité permettant de gagner du temps à partir d'Office 2007 et vous permet de stocker ou de réutiliser des éléments de document.
Il peut s'agir de réponses à des demandes d'informations, de propriétés de documents, de tableaux, de vos liens vers des ressources les plus utilisés ou d'autres contenus de courrier électronique. Eh bien, vous avez le droit de penser à AutoTex en lisant ces derniers. Quick Parts remplace à peu près cette fonctionnalité dans les anciennes versions d'Office.
L'insertion automatique existe toujours, mais Quick Parts possède de nombreuses fonctionnalités supplémentaires et est beaucoup plus polyvalent. Et cela fonctionne de la même manière dans toutes les versions d'Outlook pour Bureau 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010, ainsi que Outlook 2007.
Donc, pour créer des Quick Parts pour le texte, suivez la procédure détaillée ici. Ensuite, n'hésitez pas à apprendre à mieux les gérer et n'oubliez pas que les étapes sont les mêmes pour les emails, les contacts, les rendez-vous ou les tâches.
Comment puis-je créer, partager, supprimer et exporter des Quick Parts Outlook ?
1. Créer des parties rapides dans Outlook
- Tapez le texte que vous souhaitez utiliser dans une partie rapide dans un nouveau message électronique.
- Mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez enregistrer en tant que partie rapide. Tout le formatage, les images, les liens ou tout autre contenu seront stockés dans le cadre de la partie rapide.
- Vous pouvez maintenant passer au Onglet Insérer.
- Dans le Groupe de texte, Cliquez sur Pièces rapides.
- Pour créer la partie rapide, choisissez l'option pour Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides.
- Du Créer un nouveau bloc de construction boîte de dialogue, il est temps d'entrer un nom descriptif pour votre entrée.
- Cliquez sur d'accord pour le sauver.
- Une fois le Quick Part créé, vous pouvez y accéder et le réutiliser à tout moment depuis n'importe où.
2. Partager des parties rapides dans Outlook
Les Quick Parts sont enregistrés dans des fichiers appelés Courriel Normal.dotm et Normal.dotm. Ceux-ci ne sont PAS conçus pour être partagés. Lorsque vous souhaitez partager plusieurs parties rapides utiles, créez et enregistrez un nouveau modèle.
Il peut s'agir d'un modèle .dotx plutôt que d'un modèle .dotm, ce qui rend le partage possible même en utilisant ce client de messagerie.
3. Supprimer les parties rapides dans Outlook
- Tout d'abord, ouvrez le modèle qui contient le bloc de construction que vous souhaitez supprimer.
- Allez au Onglet Insérer.
- Vers le côté droit se trouve Pièces rapides, trouvé dans le Groupe de texte. Cliquez dessus.
- Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle entrée, puis cliquez sur Organiser et supprimer.
- Sélectionnez l'entrée que vous souhaitez supprimer et cliquez sur le bouton Bouton Supprimer.
- Enfin, lorsqu'on vous demande si vous voulez vraiment supprimer le bloc de construction sélectionné, confirmez en cliquant sur Oui.
Noter: ce bloc de construction n'est plus disponible dans les galeries lorsque vous distribuez le modèle, même si le contenu peut toujours apparaître dans le modèle.
4. Exporter des parties rapides dans Outlook
- Tout d'abord, ouvrez un dossier.
- Entrer %APPDATA%MicrosoftTemplates dans la zone d'adresse.
- appuie sur le La touche Entrée.
- Vous obtiendrez alors le Courriel Normal.dotm et Normal.dotm fichiers dans le nouveau dossier d'ouverture.
- Maintenant, copiez simplement ces deux fichiers du dossier et collez-les dans le dossier de votre choix.
Noter: NormalEmail.dotm et Normal.dotm se trouvent généralement dans votre dossier Modèles. À partir de là, n'hésitez pas à les copier et les coller manuellement.
Conclusion
Si vous réutilisez souvent du contenu, vous pouvez bénéficier de la fonctionnalité Quick Parts d'Outlook. Que vous rédigiez un nouveau message ou que vous répondiez simplement à un message existant, cela reste un excellent moyen de gagner du temps lors de la rédaction de votre prochain e-mail.
Une fois que vous aurez commencé à connaître Quick Parts, vous vous demanderez probablement comment vous avez pu vous en passer !
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