Comment importer ou exporter des règles dans Outlook 16

Microsoft Outlook est un logiciel populaire e-mail client qui est utilisé par des millions d'utilisateurs de Windows. Il s'agit d'une fonctionnalité intégrée avec d'autres outils Microsoft Office tels que Word et Power Point. En plus d'être juste une application de messagerie, il possède diverses autres fonctionnalités puissantes, comme vous permettre de rester connecté sur divers appareils avec des outils d'organisation sous la forme de calendrier, gestionnaire de tâches, gestionnaires de contacts et journaux. L'une des fonctionnalités les plus inconnues et les plus attrayantes d'Outlook est que vous pouvez y définir des règles. Cela fonctionne exactement comme le filtre de Gmail dans lequel vous pouvez filtrer les e-mails que vous recevez en fonction de l'expéditeur. Dans cet article, je vais parcourir les étapes à suivre pour gérer les règles dans Outlook.

Les règles dans Outlook aident à réduire le classement manuel et la prise d'actions lorsque des messages similaires arrivent. Ils peuvent s'exécuter automatiquement et c'est dans l'assistant de règles que vous pourrez les gérer.

Les règles peuvent être de n'importe quel type, comme celles spécifiées ci-dessous

• Supposons que vous ayez spécifié une règle pour un message qui arrive d'un utilisateur spécifique. Il sera automatiquement déplacé vers le dossier désigné.
• Vous pouvez spécifier des règles pour déplacer certains messages vers un dossier si un mot spécifié apparaît dans son objet.
• Ils peuvent être utilisés pour signaler les messages de quelqu'un à des fins de suivi.
• Vous pouvez même spécifier des règles pour déplacer les éléments RSS des flux RSS vers un dossier désigné.

ÉTAPES DES RÈGLES D'EXPORTATION/IMPORTATION DANS MICROSOFT OUTLOOK

ÉTAPE 1

Ouvrez Outlook 2016 directement à partir de la barre de recherche incluse en bas à gauche de votre bureau. Connectez-vous avec votre compte Outlook et votre mot de passe.

ÉTAPE 2

Une fois Outlook ouvert, cliquez sur l'onglet Fichiers qui apparaît en haut à droite. Vous verrez apparaître une nouvelle fenêtre. Vers le volet de droite, vous trouverez comme troisième option, Gérer les règles et les alertes. Clique dessus. C'est ici que vous commencez à mettre en place de nouvelles règles.

ÉTAPE 3

Vous trouverez maintenant une fenêtre nommée Règles et alertes émergeant. Trouver sous Règles de messagerie, les Optionsmenu vers l'extrême droite. Clique dessus. Cela vous permet d'avoir une variété d'options par lesquelles vous pouvez définir et contrôler des règles sur les e-mails que vous envoyez et recevez.

ÉTAPE 4

Pour exporter des règles, choisissez dans la fenêtre Options l'option Règles d'exportation. Une fois que vous avez cliqué dessus, vous pouvez exporter les règles déjà spécifiées dans un dossier désigné.

ÉTAPE 5

Pour importer de nouvelles règles dans Outlook à partir d'un dossier qui les contient, vous pouvez choisir l'option Importer des règles.

ÉTAPE 6

Les dossiers à partir desquels vous devez importer, ou vers lesquels vous devez exporter les règles peuvent être spécifiés en choisissant le nom de fichier correspondant.

Notez que lors de l'exportation du fichier de règles, il doit avoir l'extension .rwz qui représente les règles de l'assistant de règles.

Une fois toutes ces actions terminées, vous constaterez qu'Outlook effectue ses actions de la manière que vous attendiez.

J'espère que vous avez trouvé cet article utile.