Tekijä Nimisha V S.
Vertaa ja Yhdistä ovat kaksi erittäin hyödyllistä ominaisuutta Microsoft Word mutta useimmat meistä käyttävät sitä harvoin, koska emme ole tietoisia näistä ominaisuuksista. Näiden ominaisuuksien avulla voimme verrata kahta asiakirjaa ja löytää niiden välisen eron. Katsotaan siis ensin jokapäiväisten teostemme tilanteita, joissa löydämme niiden käytön.
Joissakin tapauksissa meillä voi olla saman version eri versiot. Saatamme joutua vertailemaan näitä eri versioita nähdäksesi niiden väliset muutokset. Tai meidän on ehkä yhdistettävä ne lopullisen kopion luomiseksi asiakirjasta. Vertailuominaisuuden avulla voimme tutkia jokaisella rivillä tehdyt muutokset, myös muutoksen tyhjässä tilassa. Näiden ominaisuuksien toinen sovellus tulee esiin jatko-valmisteluissamme. Meillä voi olla yleensä useita kopioita jatkaa valmistettu eri tarkoituksiin tai muunnettu ajan myötä. Joskus, jos haluat verrata tai yhdistää kahta kopiota päivitetyn ansioluettelon luomiseksi, vertailu- ja yhdistämistoiminnolla voi olla suuri hyöty.
Ensi silmäyksellä voi tuntua siltä, että nämä kaksi ominaisuutta ovat samat. Mutta niillä on erilaiset toiminnot. Yhdistä-ominaisuuden avulla voimme todellakin löytää vain kuka mitä muutoksia asiakirjassa muutosten merkitsemisen lisäksi. Mutta vertailuominaisuus vertaa vain kahden asiakirjan sisältöeroja.
Katsotaan nyt, kuinka voimme käyttää näitä ominaisuuksia.
Word-asiakirjojen vertailu
1.Avaa Word ja löydät Vertailla vaihtoehto tarkastelu-välilehdessä. Klikkaa Vertailla.
Valitse nyt valikosta Vertailla mahdollisuus verrata kahta asiakirjaa.
3.Nyt näyttöön tulee asiakirjojen vertailu -valintaikkuna. Meidän on valittava kaksi vertailtavaa asiakirjaa. Valitse alkuperäinen asiakirja ja tarkistettu asiakirja. Vertailuasetusten alla meillä on erilaisia vaihtoehtoja, jotka voidaan tarkistaa mieltymystemme mukaan. Muutoksia voidaan verrata sanatasolla tai merkkitasolla. On parempi valita vaihtoehto näyttää muutokset uudessa asiakirjassa, jotta vältetään sekoittuminen alkuperäisten asiakirjojen kanssa.
4. Napsauttamalla OK, saat uuden asiakirjan, jossa erot on merkitty. Sivupalkissa näkyy lisäysten, poistojen, siirtojen ja muotoilumuutosten määrä. Jokainen muutos merkitään ja selitetään hyvin. Uuden asiakirjan yliviivattu teksti poistetaan, punainen alleviivattu teksti lisätään ja vihreä teksti siirretään.
5. Oletuksena alkuperäisen kopion asiakirjasta valitaan ja näytetään oikeassa paneelissa. Voimme vierittää alkuperäistä asiakirjaa oikeassa paneelissa ja uusi asiakirja, johon on merkitty muutokset, vierittää sitä vastaavasti. Mutta meillä on toinen vaihtoehto piilottaa alkuperäinen asiakirja. Voimme valita tämän vaihtoehdon tarkastelu-välilehdeltä. Siirry vertailuvaihtoehtoon tarkastelu-välilehdessä -> Näytä lähdeasiakirjat-> valitse Piilota lähdeasiakirja -vaihtoehto.
Valitse nyt Seuranta-välilehdessä Ilmapallot-vaihtoehto ja napsauta Näytä versiot ilmapalloissa.
Nyt oikeassa paneelissa voimme nähdä asiakirjan muutokset, jotka on merkitty yksityiskohtaisesti ilmapallon ilmoituslomakkeeseen. Tämä helpottaa asiakirjojen muutosten tarkastelua.
7.Jos haluat saada lopullisen kopion asiakirjasta alkuperäisistä ja tarkistetuista kopioista, voit tehdä sen helposti muokkaamalla uutta asiakirjaa ja kaikki muutokset merkittyinä. Minkä tahansa muutoksen kohdalla napsauta hiiren kakkospainikkeella riviä ja valitse, hyväksytäänkö vai hylätäänkö muutos. Siten voimme lisätä haluamamme muutokset ja hylätä muutokset, joita ei vaadita asiakirjan lopullisen kopion luomiseksi.
Dokumenttien yhdistäminen Wordissa
Yhdistä-ominaisuus toimii samalla tavalla kuin vertailu. Olemme jo nähneet eron heidän toiminnoissaan. Yhdistä-sovelluksella voidaan yhdistää kaksi asiakirjan versiota lopullisen kopion luomiseksi asiakirjasta. Kun käytämme yhdistelmää uuden asiakirjan luomiseen, kaikista tarkistetun asiakirjan muutoksista seurataan muutoksia, jotka muutokset tehneet kirjoittajat ovat tunnistaneet.
Katsotaan nyt, kuinka yhdistämistoimintoa käytetään:
1. Valitse tarkastelu-välilehdessä Vertaa-vaihtoehto ja napsauta Yhdistä.
2. Valitse Yhdistä-valintaikkunassa yhdistettävien asiakirjojen alkuperäinen ja tarkistettu kopio. Säädä asetukset mieltymystesi mukaan ja napsauta OK.
Tämän jälkeen saat saman asettelun kuin aiemmin vertailuvaihtoehdossa. Voit tarkastella muutoksia, napsauttaa niitä hiiren kakkospainikkeella ja valita, hyväksytäänkö vai hylätäänkö muutokset. Täten tarkistettu uusi asiakirja voidaan luoda.
Toivottavasti sinulla on selkeä käsitys toimintojen vertailusta ja yhdistämisestä. Käytä näitä hyödyllisiä ominaisuuksia helpottaaksesi työsi ja säästääksesi aikaa.
