Microsoft kehittää tekniikkaa, joka liittää tiedostot automaattisesti asiakirjoihin

Sitä voidaan käyttää muun muassa Outlookissa, OneDrivessa tai Teamsissa.

Microsoft on äskettäin jättänyt patentin, joka kuvaa tekniikkaa, joka pystyy automaattisesti liittämään tiedostoja asiakirjoihin aiheen ja käyttäjän tarkoituksenmukaisuuden perusteella.

PatenttiVuonna 2022 kehitetty ja äskettäin julkaistu teknologia näyttää kuvittelevan teknologian, joka soveltuu parhaiten sähköpostisovelluksiin, kuten Outlook, tai jopa tiedostojenhallintasovelluksiin, kuten Microsoft Teamsiin, OneDrivessa.

Kaikki kolme sovellusta saivat äskettäin merkittäviä päivityksiä: esimerkiksi Outlook saa Copilotin, jonka avulla käyttäjät voivat kirjoittaa sähköposteja automaattisesti; Myös Microsoft Teams saa tekoälyn ja uusi muotoilu, joka mahdollistaa paremman tiedostohallinnan.

Ja tiedostonhallinnasta puheen ollen, OneDrive saa myös uudistetun ulkoasun ja parannettu haku, mikä tekee myös alustan käytöstä lähes intuitiivisempaa ja automaattisempaa.

Joten ei olisi ihme, että Microsoft kehittäisi tällaista tekniikkaa. Patentin mukaan teknologia auttaisi käyttäjiä liittämään oikeita tiedostoja dokumenttiin syötteidensä perusteella. Menetelmä arvaisi, mitä käyttäjä haluaa tehdä, sitten se pyytää käyttäjää vahvistamaan ja vasta sitten ehdottaisi luetteloa liitettävistä tiedostoista. Tämä on monella tapaa samanlaista kuin Copilotin jo käyttäytyminen tietyissä tehtävissä.

Automaattinen liitetiedosto: miten se toimii?

1. Järjestelmä käyttää tarkoitusmallia arvatakseen, haluaako käyttäjä liittää tiedoston.
2. Sen jälkeen se pyytää käyttäjää vahvistamaan tämän arvauksen kehotuksella (kutsutaan sisäiseksi nykäisyksi).
3. Luodaan ja näytetään käyttäjälle rivivalikko, jossa on luettelo tiedostoista, jotka käyttäjä saattaa haluta liittää. Nämä tiedostot luokitellaan niiden merkityksen perusteella.
4. Järjestelmä käyttää käyttäjän aikomusta rajata tiedostojen hakua.
5. Tarkoitusmalli käyttää kahta muuta menetelmää (upotusmalli ja N-grammimalli) ja joitain rajoitettuja siemenkyselyitä tarkoituksen selvittämiseksi.
6. Sitten järjestelmä luokittelee tiedostot sen mukaan, kuinka osuvia ne ovat tarkoitukseen.
7. Käyttäjä voi sitten valita luettelosta yhden tai useamman tiedoston liitettäväksi asiakirjaansa.

Kuten aiemmin mainitsimme, Outlook voi hyödyntää tätä uutta tekniikkaa parhaalla mahdollisella tavalla ehdottamalla käyttäjille automaattisia liitetiedostoja sähköposteihinsa.

Se voi kuitenkin mennä Outlookin ulkopuolelle: OneDrive, Microsoft Teams tai mikä tahansa muu Microsoftin ulkopuolinen postitussovellus voi mahdollisesti käyttää sitä. Kokonaisuutena teknologia voi olla pelin muuttaja, koska se voi merkittävästi vähentää aikaa ja työtaakkaa sähköpostien lähettämisessä.

Vaikka emme tiedä, julkaiseeko Microsoft tämän tekniikan, patentti on hyvä merkki siitä, mihin asiat ovat menossa tiedostojenhallinnan suhteen.