Kuinka hyväksyä tai hylätä kokoukset automaattisesti Outlookissa?

Hallitse Outlook-tapaamisiasi täysin

Jos sinun on usein hyväksyttävä tai hylättävä kokouskutsut, mutta et halua tehdä sitä manuaalisesti, voit asettaa ne hyväksytyksi tai hylättäväksi automaattisesti.

Tämä auttaa sinua määrittämään ristiriitattoman kokousaikataulun ja minimoimaan häiriötekijät, jotta voit keskittyä olennaiseen.

Tässä oppaassa tutkimme yksityiskohtaisia ​​vaiheita saapuvien kokouspyyntöjen automaattiseen hyväksymiseen tai hylkäämiseen Outlookissa, jotta kokouksen järjestäjälle lähetetään oikea-aikainen vastaus.

Kuinka hyväksyn kokouksen automaattisesti lähettämättä vastausta Outlookissa?

1. paina Windows avain, tyyppi näkymät ja napsauta Avata.
2. Siirry Outlookin pääikkunassa kohtaan Tiedosto -välilehti.
instagram story viewer
3. Valitse Vaihtoehdot avata Outlookin asetukset.
4. Mene Kalenteri etsi vasemmasta ruudusta Automaattinen hyväksyntä tai hylkääminen, napsauta sitten Automaattinen hyväksyntä/hylkääminen -painiketta.
5. Käytössä Hyväksy tai hylkää automaattisesti ikkuna, hyväksy kokous asettamalla valintamerkki vieressä Hyväksy automaattisesti kokouspyynnöt ja poista peruutetut kokoukset ja napsauta OK.
6. Seuraavaksi Outlookin asetukset ikkuna, Kalenteri ruutu, paikantaa Kalenterin asetukset ja valitse Hyväksyä varten Käytä tätä vastausta ehdottaessasi uutta kokousaikaa vaihtoehto.
7. Klikkaus OK ja käynnistä Outlook uudelleen tallentaaksesi muutokset.

Jos käytät Outlook 2010:tä tai vanhempaa versiota, etsi Resurssien ajoitus vaihtoehto sen sijaan Automaattinen hyväksyntä tai hylkääminen. Klikkaa Resurssien ajoitus painiketta saadaksesi Automaattinen Hyväksy tai Hylkää -ikkunaja muuta Outlookin kokouspyyntöasetuksia.

Kuinka hyväksyn automaattisesti kokoukset, joissa on vastaus Outlookissa?

1. Asettamalla säännön

1. Tuoda markkinoille Näkymät ja mene kohtaan Koti -välilehti.
2. Klikkaus säännötja valitse sitten Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä avattavasta luettelosta.
3. Klikkaus Uusi sääntö.
4. Käytössä Ohjattu sääntötoiminto valintaikkuna, valitse Käytä sääntöä vastaanottamiini viesteihin ja napsauta Seuraava.
5. Valitse seuraavalla sivulla joka on kokouskutsu tai päivitys ja napsauta Seuraava.
6. alkaen Vaihe 1 laatikko, valitse Vastaa käyttämällä tiettyä mallia, mene sitten kohtaan Vaihe 2 -ruutua ja napsauta tietty malli hyperlinkki.
7. Päällä Valitse vastausmalli ikkuna, varten Katso sisään, valitse Vakiomalli tai Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä; näet kokouksen vastausmallin alla olevassa laatikossa. Jos vaihtoehtoja on useita, valitse yksi ja napsauta Avata.
8. Klikkaus Seuraavaja napsauta sitten Seuraava.
9. Nimeä nyt sääntö, jos haluat ja napsauta Suorittaa loppuun.

Voit myös valita Luo tämä sääntö kaikille tileille hyväksyäksesi kokouskutsun automaattisesti kaikissa Outlookissa olevissa sähköpostiosoitteissasi.

2. Suorittamalla VBA-skripti

Ensin sinun on tallennettava komentosarja VBA: ssa; noudata näitä ohjeita:

1. Paina Outlook-ikkunassa Alt + F11 avaamaan Visual Basic Application (VBA) Outlookille.
2. Mene Lisääja valitse sitten Moduuli.
3. Kun uusi moduuli avautuu, kopioi ja liitä seuraava komentosarja hyväksyäksesi kokouskutsut automaattisesti Outlookissa ja paina Ctrl + S tallentaaksesi sen:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Kun sinulla on komentosarja VBA: ssa, sinun on suoritettava se. noudata näitä ohjeita tehdäksesi sen:

1. Siirry Outlook-ikkunaan ja siirry kohtaan Kehittäjät -välilehti.
2. Valitse Makrotja valitse avattavasta luettelosta luomasi makrot suorittaaksesi sen.

Ennen kuin käytät VBA-komentosarjoja Outlookissa, luo varmuuskopio tiedoistasi ja kokoonpanoasetuksistasi ja testaa komentosarja aina pienessä mittakaavassa ennen sen suorittamista koko postilaatikossa.

Automaattinen vastaaminen kokouskutsuihin Outlookissa säästää aikaa. Se on vaivaton tapa ilmoittaa kokouksen järjestäjälle osallistumisestasi. Kuitenkin aina Tarkista kokouspyyntö nähdäksesi muut osallistujat varmistaaksesi, että olet samassa linjassa kokouksen asialistalla olevien osallistujien kanssa.

Lue lisää tästä aiheesta

• Tietojenkalasteluviestien ilmoittaminen Outlookissa
• Kuinka nopeasti muuttaa oletusselain Outlookissa
• Sähköpostien siirtäminen Hotmailista Outlookiin
• 4 tapaa jakaa yhteystietoryhmä tai jakeluluettelo Outlookissa
• Kuinka avata useita Outlook-ikkunoita Windows 11:ssä

Kuinka hylän kokoukset automaattisesti Outlookissa?

1. Käytä Outlookin asetuksia hylätäksesi kaikki kokouskutsut

1. Käynnistä Outlook ja siirry kohtaan Tiedosto -välilehti.
2. Valitse Vaihtoehdot avata Outlookin asetukset.
3. Mene Kalenteri, paikantaa Automaattinen hyväksyntä tai hylkääminen & Klikkaa Automaattinen hyväksyntä/hylkääminen -painiketta.
4. Valitse Hylkää automaattisesti kokouspyynnöt, jotka ovat ristiriidassa olemassa olevan tapaamisen tai kokouksen kanssa.
5. Seuraavaksi Valitse Hylkää varten Käytä tätä vastausta ehdottaessasi uutta kokousaikaa Kalenteriasetukset-kohdassa ja napsauta OK.
6. Tallenna muutokset käynnistämällä Outlook uudelleen.

2. Aseta sääntö hylätä kokouskutsut tietystä sähköpostiosoitteesta

Ensin sinun on luotava vastaus ja tallennettava malli hylätäksesi kokouksen. noudata näitä ohjeita:

1. Siirry Outlookin pääikkunassa kohtaan Kalenteri ja valitse Uusi kokous.
2. Vuonna Tapaaminen -ikkunaan, hylkää kokouskutsu kirjoittamalla teksti tekstitekstiin, jonka haluat lähettää, ja siirry kohtaan Tiedosto -välilehti.
3. Napsauta nyt Tallenna nimellä.
4. Käytössä Tallenna nimellä ikkuna, varten Tallenna tyyppinä, valitse Outlook-malli (.oft), ja tiedoston nimeä varten syötä nimi ja napsauta Tallentaa.

Nyt kun sinulla on mukautettu malli, anna meidän luoda sääntö kokouksen hylkäämiseksi.

1. Käynnistä Outlook ja siirry kohtaan Koti -välilehti.
2. Klikkaus säännöt, valitse sitten Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä avattavasta luettelosta.
3. Käytössä Säännöt ja varoitukset ikkuna, valitse Uusi sääntö.
4. Käytössä Ohjattu sääntötoiminto valintaikkuna, valitse Käytä sääntöä vastaanottamiini viesteihin ja napsauta Seuraava.
5. alkaen Vaihe 1 -ruutuun, valitse ihmisiltä tai julkiselta ryhmältä vaihtoehto ja siirry sitten kohtaan Vaihe 2ja napsauta ihmiset tai julkinen ryhmä hyperlinkki.
6. Se avaa Säännön osoite ikkuna; valitse käyttäjätunnus, jonka kokouskutsun haluat hylätä, napsauta From, ja sitten OK.
7. Valitse nyt joka on kokouskutsu tai päivitys ja napsauta Seuraava.
8. Valitse seuraavalla sivulla Vastaa käyttämällä tiettyä mallia vaihtoehto kohteesta Vaihe 1 laatikko ja sisään Vaihe 2, Klikkaa tietty malli hyperlinkki.
9. Päällä Valitse vastausmalli ikkuna, varten Katso sisään, valitse Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä; näet kokouksen vastausmallin alla olevassa laatikossa. Valitse luomasi ja napsauta Avata.
10. Klikkaus Seuraavaja napsauta sitten Seuraava.
11. Nimeä nyt sääntö ja napsauta Suorittaa loppuun.

Valitse Luo tämä sääntö kaikille tileille jos haluat vastata automaattisesti toisen sähköpostin kokouspyyntöihin tilit.

3. Käytä VBA-komentosarjaa useiden kokouskutsujen hylkäämiseen

Ensin sinun on lisättävä ja tallennettava skripti VBA: han. Näin voit tehdä sen:

1. Käynnistä Outlook ja paina pääikkunassa Alt + F11 avataksesi VBA: n.
2. Mene Lisääja napsauta Moduuli.
3. Kopioi ja liitä seuraava komentosarja kokouspyynnön poistamiseksi moduulista ja paina Ctrl + S tallentaaksesi sen:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Nyt kun olet tallentanut komentosarjan, sulje VBA-ikkuna. Suorita komentosarja seuraavasti:

1. Valitse Outlook-ikkunassa kokouskutsut, jotka haluat hylätä, ja paina sitten Alt + F8.
2. Saat Makrot -ikkunassa, valitse Decline_Requests moduuli ja napsauta Juosta.
3. Syötä seuraavassa ikkunassa hylkäysten määrä ja napsauta OK. Kirjoita tähän valitsemiesi kokouspyyntöjen määrä.

Jos et ole tavoitettavissa samaan aikaan, komentosarja hylkää kokouksen automaattisesti, mutta ei poista sähköpostiviestiä Outlookista, joten voit lähettää kokouskutsun eteenpäin jollekin osallistumaan siihen puolestasi.

Voit myös välttää kokouslogistiikkaa koskevia edestakaisin sähköpostiviestejä lisää henkilön kokoukseen käyttämällä Piilokopiota.

Kokouskutsun vastauksen automatisointi voi parantaa aikataulujen tehokkuutta kertomalla sinulle, mitkä aikavälit ovat vapaita, mikä virtaviivaistaa työnkulkuasi.

Kerro meille alla olevassa kommenttiosiossa, kuinka automaattinen vastaaminen kokouspyyntöön on auttanut sinua.