Kuinka luoda, hallita ja käyttää pikaohjeita Microsoft Outlookissa

Jos haluat suorittaa useita toimintoja yhdelle sähköpostiviestille yhdellä napsautuksella, Microsoft Outlookin pikaohjeet voivat olla hyödyllisiä sinulle. Oletetaan, että olet kokouksessa ja saat sähköpostin, sinulla ei ole aikaa käydä sähköpostin läpi ja vastata heti. Tässä skenaariossa voit lähettää nopean vastauksen yhdellä napsautuksella käyttämällä nopeita vaiheita. Eikö siitä ole apua? Tässä artikkelissa opimme luomaan, käyttämään, muokkaamaan ja poistamaan Outlookin nopeita vaiheita.

Ennen uuden pikavaiheen luomista on hyvä tietää, että muutama pikavaihe sisältyy jo oletusarvoisesti Outlookiin.

Managerille – Jos haluat välittää valitun sähköpostin esimiehellesi, voit napsauttaa tätä nopeaa vaihetta.

Joukkueen sähköposti – Se luo tyhjän viestin tiimisi jäsenille.

Tehty – Merkitsee viestin luetuksi ja siirtää sen määritettyyn kansioon.

Vastaa & Poista – Tyhjä vastausviesti avautuu, ja kun olet lähettänyt vastauksen, alkuperäinen viesti poistetaan.

Voit käyttää niitä valitsemalla sähköpostiviestin, johon haluat käyttää pikavaiheita, ja napsauttamalla sitten yllä olevaa sopivaa pikavaihetta.

Luo ja käytä pikaohjeita Outlookissa

Vaihe 1: Avaa Microsoft Outlook

Vaihe 2: Napsauta Quick Steps -ryhmässä Luo uusi. Se avaa Muokkaa pikavaihetta -ikkunan.

Vaihe 3: Anna nimi nopealle vaiheelle Nimi ala.

Vaihe 4: Valitse toiminnoista toiminto nopeaan vaiheeseesi pudota alas lista. Täällä valitsen avattavasta valikosta Aseta tärkeys.

Vaihe 5: Voit lisätä useita toimintoja napsauttamalla Lisää toiminto -painiketta ja valitse sitten toiminto avattavasta luettelosta. Tässä valitsen avattavasta valikosta Vastaa.

Vaihe 6: Napsauta Näytä asetukset ja täytä vastauksesi lisätiedot.

Vaihe 7: On olemassa erilaisia ​​vaihtoehtoja, kuten aihe, teksti, pikanäppäin, tärkeys jne. Voit asettaa ne tarvittaessa. Kirjoitan tähän esimerkiksi viestin "Kiitos. Palaamme sinulle vastauksena tekstikenttään.

Vaihe 8: Voit myös lähettää tekstin automaattisesti napsauttamalla valintaruutua lähetä automaattisesti 1 minuutin viiveen jälkeen.

Vaihe 9: Päivitä, jos tarvitset lisävaihtoehtoja, kuten lippu, tärkeys, pikanäppäin jne. ja kun asetukset on tehty, napsauta Suorittaa loppuun.

Vaihe 10: Nyt pikavaihe on luotu ja näet sen yllä Pikavaiheet-ryhmässä.

Vaihe 11: Käytä sitä napsauttamalla sähköpostiviestiä, jonka pikavaihetta haluat käyttää. Napsauta luomaasi pikavaihetta, niin asetukset otetaan käyttöön kyseisessä viestissä.

Muokkaa pikavaihetta

Vaihe 1: Voit muokata pikavaihetta oikealla painikkeella päällä nopeaaskel jonka olet luonut ja valitse Muokata luettelosta.

Tai voit myös napsauttaa pientä nuolta oikeassa alakulmassa Quick Steps -ikkunassa. Tämä avaa Pikavaiheen hallinta -ikkunan, valitse oikea pikavaihe vasemmalta ja napsauta Muokkaa.

Tämä avaa Pikavaiheen hallinta -ikkunan, valitse tiettyä nopeaa vaihetta vasemmalta ja napsauta sitten Muokata.

Vaihe 2: Tee tarvittavat muutokset ja napsauta OK

Vaihe 3: Kun olet valmis, tallenna se napsauttamalla Tallentaa -painiketta.

Poista Quick Step

Vaihe 1: Voit poistaa pikavaiheen oikealla painikkeella luomassasi pikavaiheessa ja valitse poistaa luettelosta.

Tai voit myös napsauttaa pientä nuolta oikeassa alakulmassa Quick Steps -ikkunassa. Tämä avaa Pikavaiheen hallinta -ikkunan, valitse tiettyä nopeaa vaihetta vasemmalta ja napsauta sitten Poistaa.

Vaihe 2: Näyttöön tulee ponnahdusikkuna, jossa pyydetään vahvistusta, napsauta Joo. Klikkaa OK. Ja se poistetaan.

Se siitä! Toivon, että tämä artikkeli on helppo seurata ja hyödyllinen. Kiitos!!