¿Cómo aceptar o rechazar reuniones automáticamente en Outlook?

Tome el control total de sus citas de Outlook

Si con frecuencia tiene que aceptar o rechazar invitaciones a reuniones pero no le gusta hacerlo manualmente, puede configurarlas para que se acepten o rechacen automáticamente.

Esto le ayudará a establecer un calendario de reuniones sin conflictos y minimizar las distracciones para que pueda concentrarse en lo importante.

En esta guía, exploraremos los pasos detallados para aceptar o rechazar automáticamente las solicitudes de reuniones entrantes en Outlook para que se envíe una respuesta oportuna al organizador de la reunión.

¿Cómo acepto automáticamente una reunión sin enviar respuesta en Outlook?

1. presione el ventanas clave, tipo panorama y haga clic Abierto.
2. En la ventana principal de Outlook, vaya a Archivo pestaña.
instagram story viewer
3. Seleccionar Opciones abrir Opciones de Outlook.
4. Ir a Calendario desde el panel izquierdo, busque Aceptación o rechazo automático, luego haga clic en Aceptar/Rechazar automáticamente botón.
5. Sobre el Aceptar o Rechazar Automáticamente ventana, para aceptar una reunión, coloque una marca de verificación junto a Aceptar automáticamente solicitudes de reunión y eliminar reuniones canceladas y haga clic DE ACUERDO.
6. A continuación, en el Opciones de Outlook ventana, Calendario panel, localizar Opciones de calendario y seleccione Aceptar Para el Utilice esta respuesta cuando proponga una nueva hora de reunión opción.
7. Hacer clic DE ACUERDO y reinicie Outlook para guardar los cambios.

Si utiliza Outlook 2010 o una versión anterior, busque el Programación de recursos opción en lugar de Aceptar o rechazar automáticamente. Haga clic en el Programación de recursos botón para obtener el Ventana de aceptación o rechazo automáticoy cambie la configuración de la convocatoria de reunión en Outlook.

¿Cómo acepto automáticamente reuniones con una respuesta en Outlook?

1. Al establecer una regla

1. Lanzamiento panorama y ve al Hogar pestaña.
2. Hacer clic Normas, luego seleccione Administrar reglas y alertas de la lista desplegable.
3. Hacer clic Nueva regla.
4. Sobre el Asistente de reglas cuadro de diálogo, seleccione Aplicar regla en los mensajes que recibo y haga clic Próximo.
5. En la página siguiente, seleccione que es una invitación a una reunión o una actualización y haga clic Próximo.
6. Desde el Paso 1 cuadro, seleccione responder usando una plantilla específica, luego ve al Paso 2 cuadro y haga clic en el plantilla específica Hipervínculo.
7. En Seleccione una plantilla de respuesta ventana, para Pase a ver, elegir Plantilla estándar o Plantillas de usuario en el sistema de archivos; Verá la plantilla de respuesta a la reunión en el cuadro a continuación. Si hay varias opciones, elija una y haga clic Abierto.
8. Hacer clic Próximo, luego haga clic Próximo.
9. Ahora nombre la regla si lo desea y haga clic Finalizar.

También puedes seleccionar Crea esta regla en todas las cuentas. para aceptar automáticamente la invitación a la reunión en todas sus direcciones de correo electrónico en Outlook.

2. Ejecutando un script VBA

Primero, necesitas guardar el script en VBA; para eso sigue estos pasos:

1. En la ventana de Outlook, presione Alt. + F11 para abrir el Aplicación Visual Basic (VBA) para Outlook.
2. Ir a Insertar, luego seleccione Módulo.
3. Cuando se abra el nuevo módulo, copie y pegue el siguiente script para aceptar automáticamente las invitaciones a reuniones en Outlook y presione Control + S para guardarlo:

Sub AutoAcceptMeetingRequests() Dim objNamespace As Outlook.NameSpace Dim objFolder As Outlook.MAPIFolder Dim objItem As Object Dim objMeetingRequest As Outlook.MeetingItem ' Set up Outlook objects Set objNamespace = Application.GetNamespace("MAPI") Set objFolder = objNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox) ' Loop through inbox items For Each objItem In objFolder.Items If objItem.Class = olMeetingRequest Then Set objMeetingRequest = objItem objMeetingRequest.GetAssociatedAppointment(True).Respond olMeetingAccepted, True ' olMeetingAccepted for acceptance, True to send no response End If Next objItem ' Clean up objects Set objMeetingRequest = Nothing Set objItem = Nothing Set objFolder = Nothing Set objNamespace = Nothing. End Sub. 

Una vez que tenga el script en VBA, deberá ejecutarlo; Siga estos pasos para hacerlo:

1. Vaya a la ventana de Outlook y vaya al Desarrolladores pestaña.
2. Seleccionar macrosy en la lista desplegable, elija las macros que creó para ejecutarlo.

Antes de usar secuencias de comandos VBA en Outlook, cree una copia de seguridad de sus datos y ajustes de configuración, y siempre pruebe la secuencia de comandos a pequeña escala antes de ejecutarla en todo el buzón.

La respuesta automática a las invitaciones a reuniones en Outlook le ahorra tiempo. Es una forma sencilla de informar al organizador de la reunión sobre su asistencia. Sin embargo, siempre consulte la convocatoria de reunión para conocer a sus compañeros asistentes para asegurarse de estar alineado con los participantes en la agenda de la reunión.

Leer más sobre este tema

• Cómo denunciar correos electrónicos de phishing en Outlook
• Cómo cambiar rápidamente el navegador predeterminado en Outlook
• Cómo migrar sus correos electrónicos de Hotmail a Outlook
• 4 formas de compartir un grupo de contactos o una lista de distribución en Outlook
• Cómo abrir varias ventanas de Outlook en Windows 11

¿Cómo rechazo automáticamente reuniones en Outlook?

1. Utilice las opciones de Outlook para rechazar todas las invitaciones a reuniones

1. Inicie Outlook y vaya a Archivo pestaña.
2. Seleccionar Opciones abrir Opciones de Outlook.
3. Ir a Calendario, localizar Aceptar o rechazar automáticamente & haga clic en el Aceptar/Rechazar automáticamente botón.
4. Seleccionar Rechazar automáticamente las solicitudes de reunión que entren en conflicto con una cita o reunión existente para rechazar una reunión.
5. A continuación, seleccione Rechazar Para el Utilice esta respuesta cuando proponga una nueva hora de reunión opción en Opciones de calendario y haga clic en Aceptar.
6. Reinicie Outlook para guardar los cambios.

2. Establecer una regla para rechazar invitaciones a reuniones de una dirección de correo electrónico específica

Primero, debes crear una respuesta y guardar la plantilla para rechazar la reunión; para eso sigue estos pasos:

1. En la ventana principal de Outlook, vaya a Calendario y seleccione Nueva reunión.
2. En el Reunión ventana, ingrese el texto en el cuerpo que desea enviar para rechazar una invitación a una reunión y vaya a la Archivo pestaña.
3. Ahora haga clic Guardar como.
4. Sobre el Guardar como ventana, para Guardar como tipo, seleccionar Plantilla de Outlook (.oft)y para el nombre del archivo, ingrese un nombre y haga clic en Ahorrar.

Ahora que tiene una plantilla personalizada, permítanos crear una regla para rechazar la reunión.

1. Inicie Outlook y vaya a Hogar pestaña.
2. Hacer clic Normas, entonces escoge Administrar reglas y alertas de la lista desplegable.
3. Sobre el Reglas y alertas ventana, seleccione Nueva regla.
4. Sobre el Asistente de reglas cuadro de diálogo, seleccione Aplicar regla en los mensajes que recibo y haga clic Próximo.
5. Desde el Paso 1 cuadro, seleccione el de personas o grupo público opción, luego vaya a Paso 2y haga clic la gente o grupo público Hipervínculo.
6. Se abrirá el Dirección de regla ventana; seleccione el nombre de usuario cuya invitación a la reunión desea rechazar, haga clic en De, y luego DE ACUERDO.
7. Ahora seleccione que es una invitación a una reunión o una actualización y haga clic Próximo.
8. En la siguiente página, elija el responder usando una plantilla específica opción de la Paso 1 caja y en Paso 2, haga clic en el plantilla específica Hipervínculo.
9. En Seleccione una plantilla de respuesta ventana, para Pase a ver, elegir Plantillas de usuario en el sistema de archivos; Verá la plantilla de respuesta a la reunión en el cuadro a continuación. Seleccione el que creó y haga clic Abierto.
10. Hacer clic Próximo, luego haga clic Próximo.
11. Ahora asigne un nombre a la regla y haga clic Finalizar.

Seleccionar Crea esta regla en todas las cuentas. si desea responder automáticamente a las solicitudes de reunión en el otro correo electrónico cuentas.

3. Utilice un script VBA para rechazar varias invitaciones a reuniones

Primero, debe agregar y guardar el script en VBA; así es como puede hacerlo:

1. Inicie Outlook y, en la ventana principal, presione Alt. + F11 para abrir VBA.
2. Ir a Insertary haga clic Módulo.
3. Copie y pegue el siguiente script para eliminar la convocatoria de reunión en el módulo y presione Control + S para guardarlo:

Function GetCurrentItem() As Object Dim objApp As Outlook.Application Set objApp = Application On Error Resume Next Select Case TypeName(objApp.ActiveWindow) Case "Explorer" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveExplorer.Selection.Item(1) Case "Inspector" Set GetCurrentItem = objApp.ActiveInspector.CurrentItem End Select Set objApp = Nothing. End Function Sub Decline_Meeting() Dim oAppt As AppointmentItem Dim cAppt As AppointmentItem Dim num_declines As Integer Dim oResponse Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oAppt = Application.CreateItem(olAppointmentItem) num_declines = InputBox(Prompt:="How many declines?", Title:="Decline It") If num_declines < 0 Then MsgBox "Nope." ElseIf num_declines > 40 Then MsgBox "Too far. Be nice." Else While num_declines > 0 Set cAppt = GetCurrentItem.GetAssociatedAppointment(True) Set oResponse = cAppt.Respond(olMeetingDeclined, True) oResponse.Send num_declines = num_declines - 1 Wend End If Set cAppt = Nothing Set oAppt = Nothing. End Sub. 

Ahora que ha guardado el script, cierre la ventana de VBA. Para ejecutar el script, siga estos pasos:

1. En la ventana de Outlook, seleccione las invitaciones a reuniones que desea rechazar y luego presione Alt. + F8.
2. Obtendrás el macros ventana, seleccione el Solicitudes_rechazadas módulo y haga clic Correr.
3. En la siguiente ventana, ingrese el número de rechazos y haga clic en DE ACUERDO. Aquí, ingrese la cantidad de convocatorias de reunión que ha seleccionado.

Si no está disponible en el mismo horario, el script rechazará automáticamente la reunión pero no eliminará el mensaje de correo electrónico de Outlook, para que pueda reenviar la invitación a la reunión a alguien para que asista en su nombre.

Además, para evitar correos electrónicos de ida y vuelta sobre la logística de la reunión, puede use Cco para agregar a la persona a la reunión.

Automatizar la respuesta a una invitación a una reunión puede aumentar la eficiencia de su programación al permitirle saber qué franjas horarias están libres, lo que agiliza su flujo de trabajo.

Cuéntenos cómo le ha ayudado la respuesta automática a la convocatoria de reunión en la sección de comentarios a continuación.