Agregue una columna usando la opción Selector de campo
- Si la configuración de prioridad predeterminada no es suficiente para usted, puede agregar un campo de prioridad personalizado en Outlook.
- Todo lo que necesita hacer es hacer clic con el botón derecho en el encabezado de la columna, seleccionar Selector de campo, hacer clic en Nuevo, agregar un nombre y arrastrarlo a la lista de tareas.
Para determinar la urgencia de una tarea asignada en Outlook, puede usar los niveles de prioridad incorporados (Alta, Normal y Baja), las etiquetas de color, la fecha de vencimiento y el campo de estado.
Sin embargo, si desea agregar más detalles, debe crear un campo de prioridad personalizado en Outlook, lo que requiere algunos pasos adicionales.
En esta guía completa, explicaremos las instrucciones paso a paso para crear y agregar prioridades personalizadas, junto con los pasos para personalizar las prioridades en Outlook.
¿Qué son los campos de prioridad en Outlook?
En Outlook, el campo de prioridad muestra el nivel de importancia asignado a una tarea, correo electrónico u otros elementos, lo que indica si puede retrasar la tarea o si debe manejarla de inmediato.
Agregar etiquetas, incluida información relevante en el campo de asunto de una tarea, lo ayudará aún más a ordenar la lista de tareas pendientes y ayudará a atender primero los elementos de alta prioridad.
La configuración de prioridad predeterminada tiene tres opciones, Alto, Medio, y Bajo, que no siempre son suficientes, especialmente cuando se trabaja en un equipo en el que los miembros pueden tener distintas interpretaciones de las prioridades.
Además, personalizar el campo de prioridad puede ayudarlo a adaptar la administración de tareas de Outlook, personalizando así el flujo de trabajo.
Para una mayor personalización, puede personalizar el Barra de herramientas de acceso rápido de Outlook para que pueda acceder a todas las opciones de uso frecuente justo en frente de usted, lo que hace que usar la aplicación sea más fácil que nunca.
¿Cómo creo un campo personalizado en Outlook?
1. Crear un campo personalizado
- presione el ventanas clave, tipo panoramay haga clic en Abierto.
- Vaya a la barra de navegación y seleccione el Tareas carpeta. En la nueva ventana, verá la tarea asignada en el panel derecho.
- A continuación, haga clic con el botón derecho en la barra de encabezado de la columna para obtener el menú contextual y seleccione Selector de campo.
- Sobre el Selector de campo cuadro de diálogo, haga clic en Nuevo.
- Sobre el Nueva columna ventana, escriba el nombre que desea asignar a la columna. Para Tipo y Formato, El texto se selecciona de forma predeterminada, pero puede cambiar el tipo de campo según el nombre de la columna o el propósito. Una vez que haya ingresado todos los detalles, haga clic en DE ACUERDO.
- Una vez que la columna aparece en el Selector de campo ventana, arrástrelo y suéltelo en la barra de encabezado de la columna para agregarlo.
Puede crear tantas columnas como desee para simplificar aún más la lista de tareas, pero si agrega demasiadas, las cosas se complicarán.
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2. Habilite Permitir edición en celda para definir la prioridad
NOTA
A diferencia de la carpeta Bandeja de entrada, la carpeta Tareas ya tiene la Permitir la edición en la celda función habilitada; sin embargo, si no puede escribir, siga los pasos para habilitarlo.
- En el Tareas carpeta, vaya a la Vista pestaña, y desde la Vista actual encabezado, seleccione Ver configuraciones.
- Sobre el Configuración de vista avanzada ventana, seleccione la Otros ajustes botón.
- A continuación, localice Encabezados de columna y filas, coloque una marca de verificación junto a Permitir la edición en la celda, luego haga clic DE ACUERDO.
- En la lista de tareas, busque la nueva columna que agregó y agregue el número o el texto que define la importancia de una tarea individual.
Si desea priorizar sus correos electrónicos de un remitente y asegurarse de que todos se entreguen en su bandeja de entrada, debe saber cómo incluir en la lista blanca un correo electrónico en Outlook.
¿Cómo puedo usar campos de prioridad personalizados?
Agregar campos de prioridad personalizados puede ayudarlo a personalizar las tareas según sus preferencias, mejorando la productividad y aumentando la claridad y la eficiencia.
Aquí hay algunas formas que pueden ayudar a comprender mejor cómo es útil:
- Proyectos o tareas urgentes – Si algunas de las tareas mencionadas en su lista se acercan a su fecha de vencimiento, puede usar los campos de prioridad personalizados para asignarles niveles de prioridad alta.
- Prioridad relacionada con el contexto – Para diferentes contextos de tareas, como clientes de alto valor y fechas límite, puede agregar un campo de prioridad para tratar la tarea en consecuencia.
- Riesgo – Agregue un campo de prioridad de riesgo para mostrar los riesgos probables asociados con la tarea asignada.
- Hacer un seguimiento – Un campo de prioridad de seguimiento puede resaltar la tarea que necesita un seguimiento; puede etiquetar la tarea como Seguimiento-Alto.
- colaboración en equipo – Úselo para informar la importancia de la tarea dentro de su equipo para aumentar la comunicación y la eficiencia.
¿Cuáles son las mejores prácticas a seguir para los campos de prioridad personalizados en Outlook?
Para una mejor administración de tareas de Outlook, primero debe comprender el contexto de las tareas en un proyecto y luego agregar un campo de prioridad personalizado adecuado.
Además, para usar la función de manera efectiva, aquí hay algunos consejos que debe tener en cuenta:
- Relevancia – Al elegir un nombre, tipo y formato de columna, debe tener en cuenta las tareas, ya que una etiqueta relevante puede ayudarlo a evaluar la importancia de la tarea rápidamente.
- flujo de trabajo – La personalización de los campos de prioridad debería tener sentido para usted y alinearse con su flujo de trabajo.
- Ordenar por números – El uso de números como tipos de campo puede ayudarlo a mencionar la prioridad de la tarea en orden ascendente o descendente, lo que ayuda a evaluar el nivel de urgencia.
- Revisar la prioridad de la tarea – Debe verificar las prioridades personalizadas regularmente para verificar si se ajusta a sus requisitos actuales.
- No use el mismo enfoque – La gestión de tareas es subjetiva a una persona y tarea en cuestión; por lo tanto, debe elegir los campos de prioridad personalizados que se adapten a sus necesidades y la tarea asignada.
- Simplificar – No agregue demasiados, ya que podría confundirlo y anular el propósito de proporcionar claridad.
¿Cómo establezco una prioridad personalizada en las tareas de Outlook?
Puede hacer clic con el botón derecho en la barra de encabezado de la columna en la Lista de tareas, elegir Selector de campo, agregue una nueva columna, asígnele un nombre y defina los tipos de campo en consecuencia.
Una vez creada, puede arrastrar y soltar la columna en la lista de tareas para agregarla al encabezado de la columna. A continuación, puede mencionar la prioridad según la urgencia u otras preferencias.
Entonces, así es como puede crear un campo de prioridad personalizado en Outlook para etiquetar las tareas según el contexto, la sensibilidad del tiempo, el riesgo involucrado y más.
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