Parte de Microsoft Office suite de productividad, acceso Microsoft es quizás el nombre más reconocible en la industria de la gestión de bases de datos. Individuos, empresarios, profesores de escuela, desarrolladores de software, arquitectos de datos y otros tipos de usuarios de PC recurren a este sistema de gestión de bases de datos (DBMS) a diario.
Muchos usuarios de Microsoft Office están familiarizados con MS Word, PowerPoint o Excel, pero pocos han experimentado casualmente con Access para comprender su propósito o cómo funciona. En realidad, no es tan complicado.
En lo que respecta a la gestión de datos, MS Access es más avanzado que Excel pero más fácil que SQL Server. Por lo tanto, no necesita experiencia con bases de datos cliente / servidor para usarlo a su favor. Un sencillo tutorial de Microsoft Access sobre cómo crear formularios y consultar datos debería ayudarlo a comenzar.
Gracias a su interfaz fácil de usar y su potente conjunto de funciones, MS Access se puede utilizar para crear y administrar bases de datos por cualquier motivo, desde la organización de un inventario doméstico en el hogar hasta el seguimiento de los archivos de personal en trabaja. Es el ajuste perfecto para usuarios individuales y equipos.
Nuestra revisión
- Pros
- Solución de gestión de bases de datos fácil de usar
- Se integra en herramientas de MS Office y fuera de Office
- Complementos, gráficos y plantillas enriquecidas
- libre de intentar
- Contras
- Ninguno
Consulte las versiones y ciclos de productos de Microsoft Access, el conjunto de funciones y las nuevas funciones de la última versión. También puede encontrar más detalles sobre los requisitos del sistema para cada versión disponible para descargar, cómo descargar e instalar, interfaz, una breve comparación con SQL Server, nuestro veredicto y un par de soluciones alternativas de administración de bases de datos que son igual de fáciles usar.
Versiones de Microsoft Access y fin de vida
Microsoft lanzó la versión 1.0 de Access en 1992, pero ganó popularidad cuando se integró con Microsoft Office 95. Desde entonces, la suite de Microsoft Office ha recibido una actualización importante cada 3 años: Office 97, 2000, 2007, 2010, 2013, 2016 y 2019.
Cuando se trata del ciclo de vida del producto, debe saber que todas las versiones hasta MS Access 2010 ya no son compatibles. Access 2010 ha extendido el soporte hasta octubre de 2020, Access 2013 hasta abril de 2023 y Access 2016 y 2019 hasta octubre de 2025. Microsoft recomienda encarecidamente a los usuarios que se actualicen a la última versión.
Funciones de Microsoft Access
Esto es lo que puede hacer con este excelente sistema de administración de bases de datos proporcionado por Microsoft:
- Cree y administre bases de datos para organizar rápidamente grandes cantidades de información
- Genere gráficos e informes, exporte informes como archivos PDF
- Diseñar tablas, trabajar con hojas de datos y consultas
- Crea campos calculados y usa funciones agregadas
- Actualizar, ordenar y filtrar registros de bases de datos
- Mantenga las bases de datos sin conexión o publíquelas en la web con SharePoint
- Explore un conjunto completo de plantillas y gráficos
- Se integra con productos de Microsoft Office y aplicaciones que no son de Office
- Mejore la funcionalidad de Access descargando e instalando numerosos complementos
- Cree sus propios complementos y utilícelos en sus proyectos de base de datos o compártalos con otros
- Los desarrolladores de software pueden crear productos y servicios utilizando código VBA
- Una excelente solución de gestión de bases de datos para usuarios ocasionales y profesionales.
Última versión de Microsoft Access
La edición más reciente es Microsoft Access 2019, que trae una amplia gama de nuevas características, mejoras y correcciones:
- Explore 11 nuevos gráficos: gráficos de líneas, barras, circulares y combinados
- Agrega soporte para el tipo de datos de números grandes (enteros grandes, mayores que 253-1)
- Vuelve a tener soporte para archivos dBASE (formato DBF) para la importación y exportación de datos
- Le permite ordenar la hoja de propiedades en formularios e informes de Microsoft Access
- Agrega la propiedad Nombre de etiqueta para conectar controles de etiqueta
- Intenta reconectarse automáticamente a las fuentes de datos ODBC en caso de falla de conexión
- Muchas mejoras de accesibilidad al usar el Narrador de Windows
- Una nueva tecla de acceso rápido para editar elementos de la lista (Ctrl + E en la vista Formulario)
- Mejoras para el cuadro de ayuda "Dime qué quieres hacer"
- Mejora el cambio de tamaño de los objetos en los paneles Relación y Diseño de consultas.
- Mejora el desplazamiento del panel de navegación en el modo de DPI alto
Requisitos del sistema de Microsoft Access
Antes de descargar y configurar esta herramienta de administración de datos en su PC, verifique si cumple con estas condiciones:
-
Microsoft Access 2019
- Procesador: CPU de doble núcleo a 1,6 GHz o superior
- Memoria: mínimo de 2 Gb de RAM
- Gráficos: DirectX 9 o posterior para aceleración de hardware (con WDDM 2.0 o posterior para Windows 10)
- Espacio libre en disco: alrededor de 4 Gb
- Monitor: 1280 x 768 o superior
- SO: Windows 10, Windows Server 2019
- Otro: .NET Framework 3.5 o más reciente
-
Microsoft Access 2016
- Procesador: CPU de 1 GHz con conjunto de instrucciones SSE2
- Memoria: al menos 1 Gb de RAM
- Gráficos: DirectX 10 para aceleración de hardware
- Espacio libre en disco: alrededor de 3 Gb
- Monitor: Resolución mínima de 1024 x 576
- SO: Windows 10, 8.1, 8, Windows Server 2012
- Otro: .NET Framework 3.5 o más reciente
-
Microsoft Access 2013
- Procesador: CPU de 1 GHz con conjunto de instrucciones SSE2
- Memoria: 1 Gb o más de RAM
- Gráficos: DirectX 10 para aceleración de hardware
- Espacio libre en disco: 3,5 Gb
- Monitor: Resolución mínima de 1024 x 576
- SO: Windows 10, 8.1, 8, 7, Windows Server 2019, 2012, 2008 R2
- Otro: .NET Framework 3.5 o superior
Cómo descargar e instalar Microsoft Access
Dado que es parte del paquete de Microsoft Office, debe descargar Microsoft Office y elegir Microsoft Access para la instalación. Para hacer esto, es necesario visitar esta página, inicie sesión con su cuenta de Microsoft e ingrese su clave de producto. Luego, puede descargar Microsoft Office a su PC y elegir Access para la configuración.
Si prefiere utilizar la versión en línea de Microsoft Access, que forma parte de Microsoft 365, necesita una cuenta Microsoft 365 Premium.
Sin embargo, si solo está interesado en la versión de prueba gratuita de Microsoft Access y no quiere complicarse con la proceso de registro, puede descargar la versión comercial independiente, en tiempo de ejecución, de Microsoft Access desde este informe de Windows página. Enumeramos los enlaces de descarga directa a los archivos IMG de Microsoft Access 2019, 2016 y 2013, así que elija y tenga paciencia hasta que finalice la descarga (los archivos de instalación son muy grandes).
Después de la instalación, obtendrá una prueba gratuita que puede utilizar para evaluar todo el conjunto de opciones y ajustes de configuración proporcionados por MS Access. Al final de la prueba, puede eliminar el producto de su PC o comprar una licencia. No es obligatorio comprar una licencia para el paquete completo de Office 365, solo para Access.
Interfaz de Microsoft Access
En lo que respecta a la interfaz de usuario, Microsoft Access está envuelto en una ventana clara con un aspecto sofisticado. La versión más nueva se combina perfectamente con Windows 10, dados sus botones planos y su interfaz de usuario optimizada. El menú Archivo le proporciona acceso rápido a las propiedades de la base de datos que puede editar, así como a la herramienta de protección, optimización y reparación con contraseña.
Las plantillas de MS Access están disponibles al intentar crear un nuevo archivo y puede elegir entre varios estilos, como negocios, registros, listas e inventarios. Por ejemplo, puede usar plantillas para administrar tareas, crear aplicaciones web personalizadas, mantener actualizada su lista de contactos, administrar eventos o armar un inventario de productos.
La ventana principal de Microsoft Access muestra todas las opciones clave en la barra de la cinta, distribuidas en las pestañas Inicio, Crear, Datos externos, Herramientas de base de datos, Campos y Tabla.
Microsoft Access vs. servidor SQL
Aunque tanto Microsoft Access como servidor SQL están diseñados para manejar bases de datos, son bastante diferentes. Si bien MS Access es ideal para usuarios ocasionales y profesionales que necesitan organizar bases de datos rápidamente, no está hecho para lidiar con innumerables operaciones de bases de datos en empresas a gran escala. En ese caso, Microsoft SQL Server es mejor.
Por otro lado, es más fácil aprender Access desde cero que SQL Server porque no es necesario conocer el código de administración de la base de datos. Puede utilizar asistentes simples y la funcionalidad de arrastrar y soltar para diseñar tablas y crear formularios. SQL Server ofrece más posibilidades pero necesita que se le diga exactamente qué hacer a través del código.
¿Qué es Microsoft Access?
Teniendo todo en cuenta, podemos decir con seguridad que Microsoft Access debe pertenecer a su kit de herramientas si opera una pequeña empresa y necesita administrar bases de datos sin conocimientos de codificación. Está empaquetado en una interfaz fácil de usar, contiene numerosas plantillas y ofrece ayudarlo en todo momento a través del asistente Tell Me.
Por ejemplo, puede utilizar las plantillas de gestión de proyectos e inventario del hogar de Microsoft Access para comenzar rápidamente. Y gracias a la Motor de base de datos de Microsoft Access, MS Access se integra fácilmente con productos de Office y que no son de Office para facilitar la interoperabilidad.
Alternativas de Microsoft Access
No hay muchas herramientas de administración de bases de datos tan fáciles de usar como Access. Si está buscando una alternativa de Microsoft Access, puede consultar Navicat. Es una excelente herramienta de administración de bases de datos para la colaboración en equipo, que se puede utilizar con utilidades DBMS como MySQL o PostgreSQL.
Otro gran reemplazo para Microsoft Access es LibreOffice Base, que es gratuito y de código abierto. Es una solución de administración de bases de datos rica en funciones con opciones versátiles, que ofrece soporte para MS Access, MySQL, MariaDB y PostgreSQL. Y, al igual que MS Office, Base se integra con otros productos de su suite, como LibreOffice Writer.
Preguntas frecuentes: Obtenga más información sobre la herramienta de administración de bases de datos de Microsoft Access
- ¿Microsoft Access es gratuito?
No, Microsoft Access no es un software gratuito, pero puede probarlo sin costo durante una prueba gratuita. Microsoft ofrece una versión de prueba gratuita para Office 365, así como para las versiones minoristas, independientes y en tiempo de ejecución de Microsoft Access. No es necesario que se registre en nada para activar la prueba.
- ¿Cuál es el equivalente de Google a Microsoft Access?
El equivalente de Google de Microsoft Access podría considerarse bases de datos de Google Cloud. Es una solución empresarial para la gestión y migración de bases de datos, que se puede utilizar a través de Google Cloud Platform. Está principalmente orientado a desarrolladores de aplicaciones, sitios web y servicios.
- ¿Cómo convierto una hoja de cálculo en una base de datos?
Abra su base de datos en Microsoft Access, vaya a la pestaña Datos externos, haga clic en Excel y seleccione la hoja de cálculo de Excel que desea importar a su base de datos para convertirla en una fuente de datos usando el asistente.
