Σύγκριση και συνδυασμός εγγράφων στο Microsoft Word

Το Σύγκριση και το Combine είναι δύο πολύ χρήσιμα χαρακτηριστικά του Microsoft Word αλλά σπάνια χρησιμοποιείται από τους περισσότερους από εμάς λόγω της άγνοιας μας σχετικά με αυτά τα χαρακτηριστικά. Αυτές οι δυνατότητες μας επιτρέπουν να συγκρίνουμε δύο έγγραφα και να βρούμε τη διαφορά μεταξύ τους. Ας δούμε, λοιπόν, μερικές καταστάσεις στα καθημερινά μας έργα όπου βρίσκουμε τη χρήση τους.
Σε ορισμένες περιπτώσεις ενδέχεται να έχουμε διαφορετικές εκδόσεις του ίδιου εγγράφου. Ίσως χρειαστεί να συγκρίνουμε αυτές τις διαφορετικές εκδόσεις για να δούμε τις αλλαγές μεταξύ τους. Ή ίσως χρειαστεί να τα συνδυάσουμε για να δημιουργήσουμε ένα τελικό αντίγραφο του εγγράφου. Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία σύγκρισης μπορούμε να εξετάσουμε τις αλλαγές που έγιναν σε κάθε γραμμή, ακόμη και συμπεριλαμβανομένης μιας αλλαγής στο κενό διάστημα. Επίσης, μια άλλη εφαρμογή αυτών των χαρακτηριστικών έρχεται στην προετοιμασία του βιογραφικού μας. Συνήθως ενδέχεται να έχουμε περισσότερα από ένα αντίγραφα

ΒΙΟΓΡΑΦΙΚΟ προετοιμάζεται για διάφορους σκοπούς ή τροποποιείται με την πάροδο του χρόνου. Μερικές φορές, εάν θέλετε να συγκρίνετε ή να συνδυάσετε δύο αντίγραφα για να δημιουργήσετε ένα ενημερωμένο βιογραφικό, τότε η δυνατότητα σύγκρισης και συνδυασμού μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη.

Με την πρώτη ματιά μπορεί να φαίνεται ότι αυτά τα δύο χαρακτηριστικά είναι ίδια. Αλλά έχουν διαφορετικές λειτουργίες. Η λειτουργία συνδυασμού μας επιτρέπει πραγματικά να βρούμε ποιος έκανε τι αλλάζει σε ένα έγγραφο, εκτός από την απλή σήμανση των αλλαγών. Αλλά η λειτουργία σύγκρισης συγκρίνει απλώς τις διαφορές περιεχομένου μεταξύ δύο εγγράφων.

Τώρα ας δούμε πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε αυτές τις λειτουργίες.

Σύγκριση εγγράφων στο Word

1. Ανοίξτε το Word και μπορείτε να βρείτε το Συγκρίνω επιλογή στην καρτέλα αναθεώρησης. Κάντε κλικ στο Συγκρίνω.

2. Τώρα από το μενού επιλέξτε Συγκρίνω επιλογή για σύγκριση δύο εγγράφων.

3. Τώρα θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου σύγκρισης εγγράφων. Πρέπει να επιλέξουμε τα δύο έγγραφα που θα συγκριθούν. Επιλέξτε ένα πρωτότυπο έγγραφο και ένα αναθεωρημένο έγγραφο. Κάτω από τις ρυθμίσεις σύγκρισης έχουμε διαφορετικές επιλογές που μπορούν να ελεγχθούν σύμφωνα με τις προτιμήσεις μας. Οι αλλαγές μπορούν να συγκριθούν σε επίπεδο λέξης ή σε επίπεδο χαρακτήρων. Είναι προτιμότερο να επιλέξετε την επιλογή εμφάνισης των αλλαγών σε ένα νέο έγγραφο για να αποφύγετε την ταλαιπωρία με τα πρωτότυπα έγγραφα.

4. Κάνοντας κλικ στο OK, θα λάβουμε ένα νέο έγγραφο το οποίο θα έχει τις διαφορές που επισημαίνονται. Στην πλαϊνή γραμμή μπορούμε να δούμε τον αριθμό των παρεμβολών, διαγραφών, μετακινήσεων και αλλαγών μορφοποίησης. Κάθε αλλαγή θα επισημανθεί και θα εξηγηθεί καλά. Στο νέο κείμενο διαγραφής κειμένου διαγράφεται, προστίθεται κόκκινο υπογραμμισμένο κείμενο και μετακινείται το πράσινο κείμενο.

5. Από προεπιλογή, το αρχικό αντίγραφο του εγγράφου θα επιλεγεί και θα εμφανιστεί στο δεξιό πλαίσιο. Μπορούμε να πραγματοποιήσουμε κύλιση προς τα κάτω στο αρχικό έγγραφο στο δεξί πλαίσιο και το νέο έγγραφο με τις αλλαγές που σημειώνονται θα μετακινηθούν ανάλογα. Έχουμε όμως μια άλλη επιλογή απόκρυψης του αρχικού εγγράφου. Μπορούμε να ορίσουμε αυτήν την επιλογή από την καρτέλα κριτικής. Μεταβείτε στην επιλογή Σύγκριση στην καρτέλα αναθεώρησης -> Εμφάνιση εγγράφων προέλευσης-> επιλέξτε Απόκρυψη πηγής εγγράφου.

6. Τώρα στην καρτέλα Παρακολούθηση επιλέξτε την επιλογή Μπαλόνια και κάντε κλικ στο Εμφάνιση αναθεωρήσεων σε μπαλόνια.

Τώρα στο δεξιό πλαίσιο μπορούμε να δούμε τις αναθεωρήσεις στο έγγραφο που σημειώνονται λεπτομερώς σε φόρμα ειδοποίησης με μπαλόνι. Αυτό δίνει μια ευκολότερη ανασκόπηση των αλλαγών στα έγγραφα.

7. Εάν θέλετε να έχετε ένα τελικό αντίγραφο του εγγράφου από τα πρωτότυπα και αναθεωρημένα αντίγραφα, τότε μπορείτε να το κάνετε εύκολα επεξεργάζοντας το νέο έγγραφο με όλες τις αλλαγές που σημειώνονται. Σε οποιαδήποτε αλλαγή, απλώς κάντε δεξί κλικ στη γραμμή και επιλέξτε εάν θα αποδεχτείτε ή θα απορρίψετε την αλλαγή. Έτσι μπορούμε να προσθέσουμε τις αλλαγές που θέλουμε και να απορρίψουμε τις αλλαγές που δεν απαιτούνται για τη δημιουργία ενός τελικού αντιγράφου του εγγράφου.

Συνδυασμός εγγράφων στο Word

Η λειτουργία συνδυασμού λειτουργεί παρόμοια με τη σύγκριση. Έχουμε ήδη δει τη διαφορά στις λειτουργίες τους. Το Combine μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη συγχώνευση δύο εκδόσεων ενός εγγράφου για τη δημιουργία ενός τελικού αντιγράφου του εγγράφου. Όταν χρησιμοποιούμε το συνδυασμό για να δημιουργήσουμε ένα νέο έγγραφο, τότε όλες οι αλλαγές στο αναθεωρημένο έγγραφο γίνονται εντοπισμένες αλλαγές που προσδιορίζονται από τους συντάκτες που πραγματοποίησαν τις αλλαγές.

Τώρα ας δούμε πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνδυασμένη λειτουργία:

1. Στην καρτέλα αναθεώρησης επιλέξτε Σύγκριση και κάντε κλικ στο Συνδυασμός.

2. Στο πλαίσιο Συνδυασμός διαλόγου επιλέξτε το πρωτότυπο και αναθεωρημένο αντίγραφο των εγγράφων που θα συνδυαστούν. Προσαρμόστε τις ρυθμίσεις σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας και κάντε κλικ στο OK.

Μετά από αυτό θα λάβετε την ίδια διάταξη όπως πριν στην επιλογή σύγκρισης. Μπορείτε να δείτε τις αλλαγές, να κάνετε δεξί κλικ πάνω τους και να επιλέξετε εάν θα αποδεχτείτε ή θα απορρίψετε την αλλαγή. Έτσι μπορεί να δημιουργηθεί το αναθεωρημένο νέο έγγραφο.

Ελπίζω να έχετε μια σαφή ιδέα για τη σύγκριση και να συνδυάσετε λειτουργίες. Χρησιμοποιήστε αυτές τις χρήσιμες λειτουργίες για να κάνετε τα έργα σας ευκολότερα και να εξοικονομήσετε χρόνο.