3 τρόποι με τους οποίους μπορείτε να δημιουργήσετε μια εργασία από ένα email στο Outlook

Εξερευνήστε τις ευκολότερες μεθόδους για να το κάνετε αυτό

Το Outlook είναι ένα από τα καλύτερα προγράμματα-πελάτες email, δίνοντάς σας πολλές δυνατότητες και χώρο για προσαρμογή για να παραμείνετε μπροστά στο παιχνίδι.

Ένα τέτοιο χαρακτηριστικό είναι η δυνατότητα δημιουργίας μιας εργασίας από ένα email, η οποία σας εξοικονομεί από την εκ νέου εισαγωγή όλων των πληροφοριών, αυξάνοντας έτσι την αποτελεσματικότητα και μειώνοντας την προσπάθεια.

Σε αυτόν τον οδηγό, θα συζητήσουμε μερικές από τις πιο εύκολες μεθόδους με οδηγίες βήμα προς βήμα για να μετατρέψετε το email σε εργασία στο Outlook και να το προσθέσετε στη λίστα εργασιών σας.

Πώς μπορώ να δημιουργήσω μια εργασία από ένα υπάρχον email;

1. Χρησιμοποιήστε τη μέθοδο μεταφοράς και απόθεσης

1. Πρώτα, ελέγξτε αν μπορείτε να δείτε το Καθήκοντα καρτέλα στο μενού πλοήγησης. αν όχι, πηγαίνετε στο Περισσότερες εφαρμογές, κάντε κλικ σε αυτό και επιλέξτε Καθήκοντα.
2. Κάντε δεξί κλικ Καθήκοντα και επιλέξτε Καρφίτσα για να το διατηρήσετε στη γραμμή πλοήγησης.
3. Στο κύριο παράθυρο του Outlook, επιλέξτε το μήνυμα email για το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε μια εργασία. Σύρετε το στο Καθήκοντα καρτέλα χρησιμοποιώντας το αριστερό κουμπί του ποντικιού και αφήστε το αφήνοντάς το.
4. Αυτό θα ανοίξει το παράθυρο Εργασίας με όλο το περιεχόμενο από το αρχικό email. Για να το προσαρμόσετε περαιτέρω, μπορείτε να επεξεργαστείτε, να αφαιρέσετε ή να προσθέσετε πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων Ημερομηνία έναρξης, Ημερομηνία λήξης, Κατάσταση, και Προτεραιότητα.
5. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ Αποθήκευση & Κλείσιμο.

Αυτή είναι η πιο εύκολη μέθοδος αυτοματισμού από email σε εργασία, δημιουργώντας μια ξεχωριστή εργασία όπως αυτή που δημιουργήθηκε από την αρχή. Μόλις δημιουργηθεί, μπορείτε να το δείτε στη λίστα Εργασιών και το email θα παραμείνει στα Εισερχόμενα.

Ένα άλλο εξαιρετικό πράγμα για τη βελτίωση της παραγωγικότητας και τον εξορθολογισμό της ροής εργασίας σας θα μπορούσε να είναι η διατήρηση του καλύτερες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Outlook εύχρηστος.

2. Χρησιμοποιήστε τη δυνατότητα παρακολούθησης

1. Επιλέξτε το email από το κύριο παράθυρο του Outlook και μεταβείτε στο Σπίτι αυτί. Σε περίπτωση που έχετε ανοιχτό το μήνυμα, μεταβείτε στο Μήνυμα αυτί.
2. Εγκατάσταση Ετικέτες, μετά επιλέξτε Ακολουθω.
3. Επιλέγω Εθιμο από τη λίστα.
4. Στο προσαρμοσμένο πλαίσιο διαλόγου, τοποθετήστε ένα σημάδι επιλογής δίπλα στο Υπενθύμιση και επιλέξτε την επιθυμητή ημερομηνία και ώρα.
5. Χρησιμοποιείτε επίσης πεδία όπως Σημαία σε, Ημερομηνία έναρξης, και Ημερομηνία λήξης για να εισαγάγετε περισσότερες λεπτομέρειες.
6. Κάντε κλικ Εντάξει.

Όταν επισημαίνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εμφανίζεται στο Tasks peek κάτω από τη λίστα εργασιών σας. Την επιλεγμένη ημερομηνία και ώρα, θα λάβετε μια ειδοποίηση υπενθύμισης για να εκτελέσετε την εργασία που σχετίζεται με το email.

Αυτή η μέθοδος βοηθά στη μετατροπή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εργασίες όπως και η μέθοδος μεταφοράς και απόθεσης, αλλά δεν μπορεί να βασιστεί κανείς σε αυτά σαν να διαγράφετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζεται με αυτό, η σημαία θα αφαιρεθεί από την καρτέλα Εργασίες ή τις εκκρεμότητες λίστα.

Διαβάστε περισσότερα για αυτό το θέμα

• Αυτή είναι η θέση αρχείου PST του Outlook στα Windows 11
• Πώς να ενημερώσετε τη λίστα καθολικών διευθύνσεων στο Outlook
• Πώς να επαναφέρετε την προβολή του Outlook στις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις της

3. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Γρήγορων Βημάτων

1. Στο κύριο παράθυρο του Outlook, μεταβείτε στο Σπίτι καρτέλα και εντοπίστε Γρήγορα Βήματα.
2. Κάντε κλικ Δημιουργία νέου ή εντοπίστε Νέο Γρήγορο Βήμακαι επιλέξτε Εθιμο.
3. Στο Επεξεργασία Quick Step παράθυρο, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το Quick Step.
4. Κάτω από Ενέργειες, για το Επιλέξτε μια ενέργεια αναπτυσσόμενο μενού, εντοπίστε το Κατηγορίες, Εργασίες και Σημαίες ενότητα και κάντε κλικ Δημιουργήστε μια εργασία με συνημμένο ή Δημιουργήστε μια εργασία με κείμενο μηνύματος.
5. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Πλήκτρο συντόμευσης επιλογή για την εκχώρηση ενός πλήκτρου συντόμευσης από το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα του.
6. Μόλις όλα είναι στη θέση τους, κάντε κλικ Φινίρισμα για να αποθηκεύσετε το Quick Step.
7. Το Quick Step που δημιουργήσατε θα εμφανιστεί τώρα στο Γρήγορα Βήματα κουτί. Για πρόσβαση σε αυτό, κάντε κλικ στο email στα Εισερχόμενά σας και επιλέξτε το Γρήγορο βήμα δημιουργήσατε ή πατήστε το πλήκτρο συντόμευσης εάν έχει εκχωρηθεί.
8. Θα ανοίξει ένα νέο παράθυρο εργασιών, εισάγετε τις απαιτούμενες λεπτομέρειες και κάντε κλικ Αποθήκευση & Κλείσιμο.

Αυτός είναι ο τρόπος με τον οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Γρήγορων Βημάτων στη δημιουργία εργασιών του Outlook. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία για να αυτοματοποιήσετε επαναλαμβανόμενες εργασίες με ένα μόνο κλικ, όπως η μετακίνηση ενός email σε έναν συγκεκριμένο φάκελο, η διαγραφή ενός αρχικού μηνύματος και πολλά άλλα.

Μπορείτε να επιλέξετε από το προεπιλεγμένο βήμα που αναφέρεται ή να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο Γρήγορο Βήμα σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.

Εάν η δημιουργία συντομεύσεων και η προσαρμογή εργασιών είναι το θέμα σας, πρέπει να ανατρέξετε στον οδηγό μας εξατομικεύστε τη γραμμή εργαλείων του Outlook.

Πώς μπορώ να μετατρέψω ένα email σε προγραμματισμένη εργασία;

Εάν θέλετε να μετατρέψετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε εργασίες και να τα προσθέσετε στη λίστα Προγραμματισμένων εργασιών, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία Παρακολούθηση και την καρτέλα Εκκρεμείς εργασίες. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να το κάνετε:

1. Μεταβείτε στο κύριο παράθυρο του Outlook και μεταβείτε στο email για το οποίο θέλετε να δημιουργήσετε μια εργασία.
2. Κάντε δεξί κλικ στο email και επιλέξτε Ακολουθω, μετά επιλέξτε το Σημαία εικονίδιο για Χωρίς ημερομηνία.
3. Πλοηγηθείτε και κάντε κλικ στο Να κάνω καρτέλα στο μενού πλοήγησης.
4. Στο Να κάνω παράθυρο, επιλέξτε Επισημασμένο email από το αριστερό παράθυρο.
5. Θα λάβετε τη λίστα με τα επισημασμένα email. επιλέξτε αυτό που μόλις προσθέσατε. Στο δεξί παράθυρο, θα λάβετε επιλογές. Κάντε κλικ Προσθήκη ημερομηνίας λήξηςκαι εισάγετε μια ημερομηνία λήξης, η οποία θα προσθέσει την εργασία στο Σχεδιασμένος λίστα.

Επομένως, αυτές είναι οι διαφορετικές μέθοδοι που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε μια εργασία από ένα email στο Outlook. χρησιμοποιήστε οποιοδήποτε από αυτά για τη δημιουργία εργασιών.

Αν θέλετε να μάθετε πώς να μοιραστείτε και διαχείριση εργασιών στο Outlook σας ημερολόγιο, έχουμε έναν υπέροχο οδηγό για το θέμα.

Μη διστάσετε να μας δώσετε οποιεσδήποτε πληροφορίες, συμβουλές και την εμπειρία σας στη μετατροπή των email σε εργασίες στην παρακάτω ενότητα σχολίων.