Πώς να δημιουργήσετε, να προσθέσετε και να προσαρμόσετε πεδία προτεραιότητας στο Outlook

Προσθέστε μια στήλη χρησιμοποιώντας την επιλογή Field Chooser

Για να προσδιορίσετε τον επείγοντα χαρακτήρα μιας εκχωρημένης εργασίας στο Outlook, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ενσωματωμένα επίπεδα προτεραιότητας (Υψηλή, Κανονική και Χαμηλή), τις έγχρωμες ετικέτες, την ημερομηνία λήξης και το πεδίο κατάστασης.

Ωστόσο, εάν θέλετε να προσθέσετε περισσότερες λεπτομέρειες, πρέπει να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πεδίο προτεραιότητας στο Outlook, το οποίο απαιτεί μερικά επιπλέον βήματα.

Σε αυτόν τον αναλυτικό οδηγό, θα εξηγήσουμε τις οδηγίες βήμα προς βήμα για τη δημιουργία και την προσθήκη προσαρμοσμένων προτεραιοτήτων, μαζί με τα βήματα για την προσαρμογή των προτεραιοτήτων στο Outlook.

Ποια είναι τα πεδία προτεραιότητας στο Outlook;

Στο Outlook, το πεδίο προτεραιότητας δείχνει το επίπεδο σημασίας που αποδίδεται σε μια εργασία, ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλα στοιχεία, το οποίο υποδεικνύει εάν μπορείτε να καθυστερήσετε την εργασία ή εάν πρέπει να τη χειριστείτε αμέσως.

Η προσθήκη ετικετών, συμπεριλαμβανομένων των σχετικών πληροφοριών στο πεδίο θέματος για μια εργασία, θα σας βοηθήσει να ταξινομήσετε περαιτέρω τη λίστα υποχρεώσεων και θα σας βοηθήσει να παρακολουθήσετε πρώτα τα στοιχεία υψηλής προτεραιότητας.

Οι προεπιλεγμένες ρυθμίσεις προτεραιότητας έχουν τρεις επιλογές, Υψηλός, Μεσαίο, και Χαμηλός, τα οποία δεν είναι πάντα αρκετά, ειδικά όταν εργάζεστε σε μια ομάδα όπου τα μέλη μπορεί να έχουν διαφορετικές ερμηνείες των προτεραιοτήτων.

Επίσης, η προσαρμογή του πεδίου προτεραιότητας μπορεί να σας βοηθήσει να προσαρμόσετε τη διαχείριση εργασιών του Outlook, εξατομικεύοντας έτσι τη ροή εργασίας.

Για περαιτέρω εξατομίκευση, μπορείτε να προσαρμόσετε το Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης του Outlook ώστε να έχετε πρόσβαση σε όλες τις επιλογές που χρησιμοποιείτε συχνά ακριβώς μπροστά σας, κάτι που κάνει τη χρήση της εφαρμογής πιο εύκολη από ποτέ.

Πώς μπορώ να δημιουργήσω ένα προσαρμοσμένο πεδίο στο Outlook;

1. Δημιουργήστε ένα προσαρμοσμένο πεδίο

1. Πάτα το Windows κλειδί, τύπος άποψηκαι κάντε κλικ Ανοιξε.
2. Μεταβείτε στη γραμμή πλοήγησης και επιλέξτε το Καθήκοντα ντοσιέ. Στο νέο παράθυρο, θα δείτε την εργασία που έχει ανατεθεί να παρατίθεται στο δεξιό παράθυρο.
3. Στη συνέχεια, κάντε δεξί κλικ στη γραμμή κεφαλίδας στήλης για να δείτε το μενού περιβάλλοντος και επιλέξτε Επιλογέας πεδίου.
4. Στο Επιλογέας πεδίου παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ Νέος.
5. Στο Νέα στήλη παράθυρο, πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε να αντιστοιχίσετε στη στήλη. Για Τύπος και Μορφή, Το κείμενο επιλέγεται από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο του πεδίου ανάλογα με το όνομα ή το σκοπό της στήλης. Αφού εισαγάγετε όλα τα στοιχεία, κάντε κλικ Εντάξει.
6. Μόλις εμφανιστεί η στήλη στο Επιλογέας πεδίου παράθυρο, σύρετε και αποθέστε το στη γραμμή κεφαλίδας στήλης για να το προσθέσετε.

Μπορείτε να δημιουργήσετε όσες στήλες θέλετε για να βελτιστοποιήσετε περαιτέρω τη λίστα εργασιών, αλλά αν προσθέσετε πάρα πολλές, τα πράγματα θα γίνουν πολύπλοκα.

Διαβάστε περισσότερα για αυτό το θέμα

• Πώς να δημιουργήσετε ένα αρχείο PST στο Outlook
• Πώς να δημιουργήσετε μια ενοποιημένη προβολή εισερχομένων στο Outlook

2. Ενεργοποιήστε την επιλογή Να επιτρέπεται η επεξεργασία εντός κελιών για τον καθορισμό της προτεραιότητας

ΣΗΜΕΙΩΣΗ

Σε αντίθεση με το φάκελο Εισερχόμενα, ο φάκελος Task έχει ήδη το Να επιτρέπεται η επεξεργασία εντός κελιού δυνατότητα ενεργοποιημένη? Ωστόσο, εάν δεν μπορείτε να πληκτρολογήσετε, ακολουθήστε τα βήματα για να το ενεργοποιήσετε.

1. Στο Καθήκοντα φάκελο, μεταβείτε στο Θέα καρτέλα και από το Τρέχουσα προβολή κεφαλίδα, επιλέξτε Προβολή ρυθμίσεων.
2. Στο Ρυθμίσεις προβολής για προχωρημένους παράθυρο, επιλέξτε το Αλλες ρυθμίσεις κουμπί.
3. Στη συνέχεια, εντοπίστε Επικεφαλίδες και γραμμές στηλών, τοποθετήστε ένα σημάδι επιλογής δίπλα Να επιτρέπεται η επεξεργασία εντός κελιούκαι μετά κάντε κλικ Εντάξει.
4. Στη λίστα εργασιών, εντοπίστε τη νέα στήλη που προσθέσατε και προσθέστε τον αριθμό ή το κείμενο που καθορίζει τη σημασία μιας μεμονωμένης εργασίας.

Εάν θέλετε να δώσετε προτεραιότητα στα email σας από έναν αποστολέα και να διασφαλίσετε ότι όλα παραδίδονται στα Εισερχόμενά σας, πρέπει να γνωρίζετε πώς να λίστα επιτρεπόμενων ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.

Πώς μπορώ να χρησιμοποιήσω προσαρμοσμένα πεδία προτεραιότητας;

Η προσθήκη προσαρμοσμένων πεδίων προτεραιότητας μπορεί να σας βοηθήσει να εξατομικεύσετε τις εργασίες σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας, βελτιώνοντας την παραγωγικότητα και αυξάνοντας τη σαφήνεια και την αποτελεσματικότητα.

Ακολουθούν μερικοί τρόποι που μπορούν να βοηθήσουν στην περαιτέρω κατανόηση του πόσο χρήσιμο είναι:

• Έργα ή εργασίες ευαίσθητα στον χρόνο – Εάν ορισμένες από τις εργασίες που αναφέρονται στη λίστα σας πλησιάζουν την ημερομηνία λήξης τους, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα προσαρμοσμένα πεδία προτεραιότητας για να τους εκχωρήσετε επίπεδα υψηλής προτεραιότητας.
• Προτεραιότητα που σχετίζεται με το πλαίσιο – Για διαφορετικά περιβάλλοντα εργασιών, όπως πελάτες υψηλής αξίας και προθεσμίες, μπορείτε να προσθέσετε ένα πεδίο προτεραιότητας για να αντιμετωπίσετε την εργασία ανάλογα.
• Κίνδυνος – Προσθέστε ένα πεδίο προτεραιότητας κινδύνου για να εμφανίσετε τους πιθανούς κινδύνους που σχετίζονται με την εργασία που έχει ανατεθεί.
• Ακολουθω – Ένα πεδίο προτεραιότητας παρακολούθησης μπορεί να επισημάνει την εργασία που χρειάζεται παρακολούθηση. μπορείτε να ονομάσετε την εργασία ως Παρακολούθηση-Υψηλή.
• Ομαδική συνεργασία – Χρησιμοποιήστε το για να ενημερώσετε τη σημασία της εργασίας στην ομάδα σας για να αυξήσετε την επικοινωνία και την αποτελεσματικότητα.

Ποιες είναι οι βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να ακολουθήσετε για προσαρμοσμένα πεδία προτεραιότητας στο Outlook;

Για καλύτερη διαχείριση εργασιών του Outlook, πρέπει πρώτα να κατανοήσετε το πλαίσιο των εργασιών σε ένα έργο και, στη συνέχεια, να προσθέσετε ένα κατάλληλο προσαρμοσμένο πεδίο προτεραιότητας.

Επιπλέον, για να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα αποτελεσματικά, ακολουθούν μερικές συμβουλές που πρέπει να έχετε υπόψη σας:

• Συνάφεια – Κατά την επιλογή ονόματος, τύπου και μορφής στήλης, πρέπει να έχετε υπόψη τις εργασίες, καθώς μια σχετική ετικέτα μπορεί να σας βοηθήσει να αξιολογήσετε γρήγορα τη σημασία της εργασίας.
• Ροή εργασιών – Η προσαρμογή των πεδίων προτεραιότητας θα πρέπει να έχει νόημα για εσάς και να ευθυγραμμίζεται με τη ροή εργασίας σας.
• Ταξινόμηση κατά αριθμούς – Η χρήση αριθμών ως τύπους πεδίων μπορεί να σας βοηθήσει να αναφέρετε την προτεραιότητα εργασίας με αύξουσα ή φθίνουσα σειρά, κάτι που βοηθά στην αξιολόγηση του επιπέδου επείγουσας ανάγκης.
• Ελέγξτε την προτεραιότητα εργασίας – Πρέπει να ελέγχετε τακτικά τις προσαρμοσμένες προτεραιότητες για να ελέγχετε αν ανταποκρίνεται στις τρέχουσες απαιτήσεις σας.
• Μην χρησιμοποιείτε την ίδια προσέγγιση – Η διαχείριση των καθηκόντων είναι υποκειμενική σε ένα άτομο και ένα έργο στο χέρι. Επομένως, πρέπει να επιλέξετε τα προσαρμοσμένα πεδία προτεραιότητας που ταιριάζουν στις ανάγκες σας και στην εργασία που έχει ανατεθεί.
• Απλοποιώ – Μην προσθέτετε πάρα πολλά από αυτά, καθώς θα μπορούσε να σας μπερδέψει και να ακυρώσει τον σκοπό της παροχής σαφήνειας.

Πώς μπορώ να ορίσω προσαρμοσμένη προτεραιότητα στις εργασίες του Outlook;

Μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ στη γραμμή κεφαλίδας στήλης στη λίστα εργασιών, επιλέξτε Επιλογέας πεδίου, προσθέστε μια νέα στήλη, ονομάστε την και ορίστε τους τύπους πεδίων ανάλογα.

Μόλις δημιουργηθεί, μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε τη στήλη στη λίστα εργασιών για να την προσθέσετε στην κεφαλίδα της στήλης. Στη συνέχεια, μπορείτε να αναφέρετε την προτεραιότητα ανάλογα με το επείγον ή άλλες προτιμήσεις.

Έτσι, με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να δημιουργήσετε ένα προσαρμοσμένο πεδίο προτεραιότητας στο Outlook για να επισημάνετε τις εργασίες σύμφωνα με το περιβάλλον, την ευαισθησία χρόνου, τον εμπλεκόμενο κίνδυνο και άλλα.

Αν βρείτε το Η ευρετηρίαση του Outlook είναι αργή και θέλετε να το διορθώσετε, σας προτείνουμε να δείτε αυτόν τον οδηγό για να επιταχύνετε τη δημιουργία ευρετηρίου στο Outlook στα Windows 11.

Μη διστάσετε να μας δώσετε οποιεσδήποτε πληροφορίες, συμβουλές και την εμπειρία σας σχετικά με το θέμα στην παρακάτω ενότητα σχολίων.