Πώς να δημιουργήσετε γρήγορα τμήματα στο Microsoft Outlook

Μερικοί άνθρωποι μπορεί να έχουν συναντήσει ένα σενάριο όπου πρέπει να στέλνετε το ίδιο μήνυμα ξανά και ξανά. Αυτή είναι μια επαναλαμβανόμενη εργασία που είναι χρονοβόρα. Γιατί να μην δοκιμάσετε να το κάνετε αυτόματα; Εκεί βοηθά η επιλογή Quick Parts στο Outlook. Είναι μια επιλογή όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξανά το περιεχόμενο και να το εισαγάγετε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δεν περιορίζεται μόνο σε μηνύματα κειμένου, αλλά μπορείτε επίσης να εισάγετε εικόνες, γραφικά και μερικά άλλα. Η Microsoft το ονομάζει "Building Blocks". Δεν είναι ενδιαφέρον; Σε αυτό το άρθρο ας μάθουμε πώς να δημιουργήσουμε τα Γρήγορα ανταλλακτικά, να τα εισαγάγουμε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να τα χρησιμοποιήσουμε.

Δημιουργήστε Quick Parts στο Outlook

Βήμα 1: Ανοίξτε το Microsoft Outlook

Βήμα 2: Από την καρτέλα Αρχική σελίδα, κάντε κλικ στο Νέο Ηλεκτρονικό Μήνυμα για να ανοίξετε ένα νέο μήνυμα email.

Βήμα 3: Πληκτρολογήστε το μήνυμα στο νέο email που θέλετε να αποθηκεύσετε ως γρήγορο μέρος και επιλέγω το.

Βήμα 4: Κάντε κλικ στο Εισάγετε αυτί

Βήμα 5: Από την ομάδα κειμένου που βρίσκεται στα δεξιά, κάντε κλικ στο Γρήγορα Ανταλλακτικά αναπτυσσόμενη λίστα. Από τη λίστα επιλέξτε Αποθήκευση επιλογής στη Συλλογή Γρήγορων τμημάτων

Σημείωση: Εάν δεν επιλέξετε το κείμενο, η επιλογή Αποθήκευση επιλογής στη συλλογή Γρήγορων τμημάτων δεν θα ενεργοποιηθεί.

Βήμα 6: Θα ανοίξει το παράθυρο Δημιουργία νέου μπλοκ δόμησης. Δώστε ένα όνομα στο γρήγορο μέρος στο Ονομα Ενότητα.

Βήμα 7: Ελέγξτε εάν άλλες πληροφορίες όπως Γκαλερί, Κατηγορία κ.λπ. είναι κατάλληλες σύμφωνα με την απαίτησή σας, διαφορετικά μπορείτε να κάνετε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα τους και να επιλέξετε το απαραίτητο. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο Εντάξει.

Βήμα 8: Το κείμενο που επιλέξατε στο Βήμα 3 έχει πλέον αποθηκευτεί.

Βήμα 9: Όποτε θέλετε να επαναχρησιμοποιήσετε το κείμενο σε νέο email ή απαντήσεις/προώθηση, κάντε κλικ στο Εισάγετε καρτέλα στο επάνω μέρος.

Βήμα 10: Κάντε κλικ στο Γρήγορα ανταλλακτικά επιλογή και κάντε κλικ στο πλαίσιο όπου είναι αποθηκευμένο κείμενο.

Βήμα 11: Αυτό θα εισαγάγει αυτόματα το κείμενο στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Βήμα 12: Μπορείτε επίσης να οργανώσετε το μήνυμα, να επεξεργαστείτε το κείμενο, να το διαγράψετε κ.λπ. κάνοντας κλικ στο Γρήγορα ανταλλακτικά επιλογή τότε κάντε δεξί κλικ στο πλαίσιο όπου είναι αποθηκευμένο το κείμενο. Εμφανίζεται μια λίστα λειτουργιών που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ανάλογα με τις ανάγκες σας. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να διαγράψετε το προστιθέμενο κείμενο/γρήγορο μέρος κάντε κλικ στο Οργάνωση και διαγραφή επιλογή από τη λίστα.

Βήμα 13: Επιλέγω το κείμενο που προστέθηκε και στη συνέχεια κάντε κλικ στο Διαγράφω. Θα εμφανιστεί ένα αναδυόμενο παράθυρο που θα ζητά επιβεβαίωση, κάντε κλικ στο Ναί.

Βήμα 14: Κλείστε το παράθυρο κάνοντας κλικ στο Κλείσε κουμπί.

Αυτό είναι! Ελπίζω αυτό το άρθρο να είναι εύκολο να ακολουθηθεί και να είναι χρήσιμο. Ευχαριστώ!!