Τρόπος λήψης της λίστας ονομάτων αρχείων μέσα σε έναν φάκελο στο Excel

Έχετε έναν φάκελο μέσα στον οποίο υπάρχουν εκατοντάδες αρχεία. Πρέπει να λάβετε τη λίστα με τα ονόματα όλων αυτών των αρχείων, επίσης, πρέπει να λάβετε τη λίστα για να συμπληρωθεί σε ένα αρχείο Excel. Λοιπόν, προφανώς υπάρχει ο χειροκίνητος τρόπος και μετά υπάρχει ο τρόπος Geek Page. Ο μη αυτόματος τρόπος θα ήταν να αντιγράψετε το όνομα κάθε αρχείου και να το επικολλήσετε σε ένα αρχείο Excel, απαιτώντας χρόνια για να ολοκληρωθεί η εργασία, με πολλά ανθρώπινα λάθη. Ο τρόπος Geek Page σίγουρα θα εκτελούσε αρχικά κάποια βήματα για να αυτοματοποιήσει ολόκληρη τη διαδικασία με τη βοήθεια ενός μόνο κλικ. Ακούγεται συναρπαστικό? Έτσι νιώθουμε κι εμείς!

Σε αυτό το άρθρο, εξηγούμε πώς μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε μια λίστα με τα ονόματα των αρχείων που υπάρχουν μέσα σε έναν καθορισμένο φάκελο, με τη βοήθεια μόνο ορισμένων καθαρών τύπων του Excel. Ελπίζω να απολαύσετε την ανάγνωση!

Παράδειγμα Σεναρίου

Ας υποθέσουμε ότι έχετε τον ακόλουθο φάκελο με αρχεία διαφορετικών τύπων, π.χ. xlsx, txt, docx κ.λπ. Τώρα, η απαίτηση είναι να έχετε αυτήν τη λίστα ονομάτων αρχείων σε ένα αρχείο Excel χωρίς να κάνετε μη αυτόματη αντιγραφή-επικόλληση κάθε ονόματος αρχείου, καθώς ο αριθμός των αρχείων στον φάκελο θα μπορούσε να είναι αρκετά τεράστιος. Ας δούμε πώς μπορεί να γίνει αυτό εύκολα.

Ενότητα 1: Τρόπος λήψης της λίστας όλων των ονομάτων αρχείων μέσα σε έναν φάκελο

Βήμα 1: Πρώτα, εκτόξευση Microsoft Προέχω. Όταν γίνει, κάντε κλικ στο Κενό βιβλίο εργασίας επιλογή.

Βήμα 2: Ας προχωρήσουμε και να αποθηκεύσουμε πρώτα το έγγραφο, καθώς τα βήματα που αναφέρονται σε αυτό το άρθρο απαιτούν την αποθήκευση του εγγράφου, για να λειτουργήσουν.

Για να αποθηκεύσετε το έγγραφο, κάντε κλικ στο ΑΡΧΕΙΟ καρτέλα στο επάνω μέρος.

Βήμα 3: Τώρα στο αριστερά παράθυρο παραθύρου, κάντε κλικ στο Αποθήκευση ως επιλογή. Στη συνέχεια στο σωστά παράθυρο παραθύρου, κάντε κλικ στο Ξεφυλλίζω κουμπί.

Βήμα 4: Μόλις βρεθείτε στο Αποθήκευση ως παράθυρο, κάντε τα παρακάτω βήματα.

1. Κυβερνώ στο ακριβής τοποθεσία που είναι το δικό σου υπάρχουν αρχεία, δηλαδή η τοποθεσία που αναφέρεται στο Παράδειγμα Σεναρίου ενότητα αυτού του άρθρου.
2. Ως επόμενο, δώστε ένα όνομα στο αρχείο αυτοματισμού σας κάτω από το Ονομα αρχείου πεδίο. Στο παρακάτω παράδειγμα, έχω δώσει το όνομα ως theGeekPageAutomation.xlsx.
3. Από προεπιλογή, θα επιλεγεί η επέκταση. Αλλά αν δεν είναι, επιλέξτε την επέκταση ως Βιβλίο εργασίας του Excel (*.xlsx) από το αναπτυσσόμενο μενού που σχετίζεται με το Αποθήκευση ως τύπος επιλογή.
4. Χτύπα το Αποθηκεύσετε κουμπί μόλις τελειώσετε.

Βήμα 5: Τώρα, στο Εξερεύνηση αρχείων, ανοίξτε τη θέση όπου υπάρχουν τα αρχεία σας. Αυτή είναι η ίδια τοποθεσία όπου έχετε αποθηκεύσει επίσης το αρχείο αυτοματισμού, στο Βήμα 4.

Κάνε κλικ στο γραμμή πλοήγησης εξερευνητής αρχείων και αντιγράψτε ολόκληρη την τοποθεσία επιλέγοντας τη θέση και στη συνέχεια πατώντας τα πλήκτρα CTRL + C μαζί.

Βήμα 6: Τώρα επιστρέψτε στο αρχείο Excel που αποθηκεύσατε, στην περίπτωσή μου theGeekPageAutomation.xlsx, και μετά διπλό κλικ στο πρώτο κελί, το οποίο είναι, Α'1. Μπορείτε να επιλέξετε και άλλα κελιά. Αλλά επειδή η όλη διαδικασία είναι μακρά, θα μπορούσατε να μπερδευτείτε αν επιλέξετε διαφορετικό κελί. Επομένως, σας συνιστούμε να επιλέξετε το ίδιο το κελί A1.

Τώρα, απλά πατήστε τα πλήκτρα CTRL + V ταυτόχρονα να Επικόλληση την τοποθεσία στην οποία αντιγράψατε Βήμα 5.

Μη αυτόματη προσθήκη \* (πίσω κάθετο + αστερίσκος) στο τέλος της αντιγραμμένης θέσης. Αυτό είναι πολύ σημαντικό. Βασικά μεταφράζεται σε, όλα όσα υπάρχουν στην καθορισμένη τοποθεσία.

Βήμα 7: Εάν μπορούσατε να επικολλήσετε σωστά τη θέση του φακέλου όπου υπάρχουν τα αρχεία σας, μπορείτε να παραλείψετε αυτό το βήμα. Διαφορετικά, εάν αντιμετωπίζετε δυσκολίες, η παρακάτω είναι μια λύση ενός βήματος, δοκιμάστε το.

Αυτό το βήμα περιγράφει απλώς μια άλλη εύκολη μέθοδο χρησιμοποιώντας την οποία μπορείτε να βρείτε τη θέση του φακέλου όπου υπάρχουν τα αρχεία σας. Για αυτό, πρέπει αντιγράψτε και επικολλήστε τον παρακάτω τύπο στο κελί Α'1 όπως φαίνεται στο στιγμιότυπο οθόνης παρακάτω.

=SUBSTITUTE(CELL("όνομα αρχείου"), RIGHT(CELL("όνομα αρχείου"),LEN(CELL("όνομα αρχείου"))-FIND("@",SUBSTITUTE(CELL("όνομα αρχείου"),"\","@ ",LEN(CELL("όνομα αρχείου"))-LEN(SUBSTITUTE(CELL("όνομα αρχείου"),"\",""))),1)),"*")

Σημείωση: Σημειώστε ότι δεν χρειάζεται να προσθέσετε \* χειροκίνητα στο τέλος της τοποθεσίας, εάν χρησιμοποιείτε αυτόν τον τύπο. Αυτό το μέρος αντιμετωπίζεται ήδη στον τύπο.

Βήμα 8: Τώρα αν χτυπήσεις το Εισαγω κλειδί, μπορείτε να δείτε τη θέση του φακέλου όπου υπάρχουν τα αρχεία σας.

Μόλις έχετε έτοιμη τη θέση του φακέλου με \* στο τέλος, πατήστε το ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ ΤΥΠΟΙ καρτέλα στο επάνω μέρος.

Ως επόμενο, κάτω από το ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ ΤΥΠΟΙ καρτέλα, πατήστε το Ορίστε Όνομα κουμπί.

Βήμα 9: Τώρα, πρώτα, δώστε ένα όνομα στο νέο εύρος ονομάτων σας. Έχω δώσει το όνομα ως GeekPageList.

Τώρα κάτω από το Αναφέρεται σε πεδίο, πληκτρολογήστε =ΑΡΧΕΙΑ( και μετά τέλος Κάντε κλικ στο Α'1 κελί για αυτόματη συμπλήρωση του ΑΡΧΕΙΑ() τύπος.

=ΑΡΧΕΙΑ(

Βήμα 10: Μόλις κάνετε κλικ στο κελί A1, θα αναφέρεται στο κελί ΑΡΧΕΙΑ() φόρμουλα αυτόματα.

Κλείστε τον τύπο FILES() κατά πληκτρολόγηση σε ένα στήριγμα κλεισίματος, ). Θυμηθείτε, αυτό είναι ένα σημαντικό βήμα.

Χτύπα το Εντάξει κουμπί.

Βήμα 11: Τώρα έχετε δημιουργήσει επιτυχώς μια περιοχή με όνομα που έχει τα ονόματα όλων των αρχείων μέσα στο φάκελο του οποίου τη θέση έχετε αναφέρει στο κελί A1.

Τώρα το νέο σας εύρος με όνομα GeekPageList είναι σαν πίνακας και έχει καθορισμένα όλα τα ονόματα αρχείων του φακέλου. Η μόνη εργασία που εκκρεμεί τώρα είναι να εξαγάγουμε με επιτυχία τα ονόματα των αρχείων ένα προς ένα από αυτόν τον πίνακα.

Για να εξαγάγετε με επιτυχία το πρώτο όνομα αρχείου από τον πίνακα GeekPageList, απλά διπλό κλικ σε οποιοδήποτε κελί, προτείνουμε κελί Β1 καθώς αυτό είναι το κελί που χρησιμοποιείται στα παραδείγματα στιγμιότυπων οθόνης και αντιγραφή επικόλληση τον ακόλουθο τύπο.

=INDEX(GeekPageList, 1)

Σημείωση: Εάν έχετε δώσει διαφορετικό όνομα στην περιοχή ονομάτων σας στο Βήμα 9, πρέπει να αντικαταστήσετε GeekPageList όνομα με το όνομα που δώσατε.

Σημειώστε επίσης ότι το ΔΕΙΚΤΗΣ Η συνάρτηση παίρνει τον πίνακα που της έχει μεταβιβαστεί, ως το πρώτο της όρισμα και επιστρέφει το στοιχείο που υπάρχει στον αριθμό ευρετηρίου που της έχει διαβιβαστεί, ως το δεύτερο όρισμα. Σε αυτήν την περίπτωση, ΔΕΙΚΤΗΣ Η λειτουργία επιστρέφει το πρώτο αρχείο που υπάρχει μέσα στη θέση φακέλου που υπάρχει στο κελί Α'1.

Βήμα 12: Αν χτυπήσεις το Εισαγω πληκτρολογήστε τώρα, μπορείτε να δείτε ότι το όνομα του πρώτου αρχείου εξήχθη με επιτυχία από GeekPageList.

Βήμα 13: Ομοίως, μπορείτε να εξαγάγετε το όνομα του δεύτερου αρχείου χρησιμοποιώντας το ΔΕΙΚΤΗΣ λειτουργούν ως εξής.

=INDEX(GeekPageList, 2)

Βήμα 14: Ομοίως, το τρίτο όνομα αρχείου μπορεί να εξαχθεί περνώντας τον αριθμό ευρετηρίου ως 3.

=INDEX(GeekPageList, 3)

Εφόσον ο αριθμός των αρχείων μέσα στο φάκελο είναι περιορισμένος, μπορείτε, ίσως, να συνεχίσετε να αντικαθιστάτε τον αριθμό του ευρετηρίου των αρχείων όπως φαίνεται στα παραπάνω βήματα. Τι γίνεται όμως αν υπάρχουν πολλά αρχεία; Λοιπόν σίγουρα τότε χρειαζόμαστε κάποιον τρόπο χρησιμοποιώντας τον οποίο μπορούμε να αυτοματοποιήσουμε τον πληθυσμό του δεύτερου ορίσματος του ΔΕΙΚΤΗΣ λειτουργία. Ας δούμε πώς μπορεί να γίνει αυτό στα επόμενα βήματα.

Βήμα 15: Για αυτοματοποίηση του πληθυσμού του δεύτερου ορίσματος του ΔΕΙΚΤΗΣ λειτουργία, ας χρησιμοποιήσουμε το ΣΕΙΡΕΣ λειτουργία. Αντικαταστήστε τον τύπο που έχετε στο κελί Β1 με το παρακάτω.

=INDEX(GeekPageList, ROWS(A1:A1))

Βήμα 16: Αν χτυπήσεις το Εισαγω κλειδί, μπορείτε να δείτε ότι το δεύτερο όρισμα συμπληρώθηκε σωστά και ότι το όνομα του πρώτου αρχείου ανακτήθηκε με επιτυχία.

Εάν τώρα σύρετε τον τύπο προς τα κάτω για να τον εφαρμόσετε στη στήλη, θα παρατηρήσετε ότι το όνομα του το πρώτο αρχείο επαναλαμβάνεται και ότι δεν λαμβάνουμε τα ονόματα των άλλων αρχείων που υπάρχουν στο ντοσιέ. Λοιπόν, απαιτούνται μερικές ακόμη μικρές τροποποιήσεις για να αποκτήσετε όλα τα ονόματα αρχείων.

Βήμα 17: Απλά κάντε κλικ στο πρώτο όρισμα απο ΣΕΙΡΕΣ λειτουργία, που είναι Α'1, μεσα στην ΔΕΙΚΤΗΣ λειτουργία και μετά πατήστε το F4 κλειδί.

Αυτό θα κλειδώσει το πρώτο επιχείρημα του ΣΕΙΡΕΣ λειτουργία. Ο τύπος σας, σε αυτό το στάδιο, θα πρέπει να έχει ως εξής.

=INDEX(GeekPageList, ROWS($A$1:A1))

Βήμα 18: Τώρα ας προσπαθήσουμε να σύρουμε τον τύπο προς τα κάτω. Για αυτό, κάντε κλικ στο μικρό πράσινο τετράγωνο σχήμα στο δεξιά γωνία του κελιού και σύρετέ το προς τα κάτω.

Βήμα 19: Τώρα, μπορείτε να δείτε ότι ο τύπος εφαρμόζεται σωστά και έρχονται όλα τα ονόματα των αρχείων, αντί να επαναλαμβάνετε το πρώτο ξανά και ξανά.

Αλλά αν κοιτάξετε στο τέλος της επισημασμένης περιοχής, μπορείτε να το δείτε #REF! ήρθε το σφάλμα. Αυτό συμβαίνει επειδή ο πίνακας έχει ξεφύγει από το εύρος. Ναι, αν σύρουμε τον τύπο πιο κάτω, υπερβαίνοντας τον πραγματικό αριθμό των αρχείων στον φάκελό μας, που είναι ο αριθμός των στοιχείων στον πίνακα μας, τότε μπορούμε να λάβουμε το #REF! σφάλμα, υποδεικνύοντας ότι έχουμε ένα υπερχείλιση συστοιχίας λάθος. Μην ανησυχείτε, αυτό μπορεί επίσης να ξεπεραστεί γρήγορα και εύκολα.

Βήμα 20: Για να χειριστεί το Σφάλμα #REF, ας προσθέσουμε το ΑΦΑΝΙΣΤΗΡΙΟ λειτουργία. ο IFERROR() η συνάρτηση, όπως ορίζεται παρακάτω, θα επέστρεφε a κενή τιμή εάν υπάρχει σφάλμα στην τιμή που επιστρέφεται από τον εσωτερικό τύπο. Ο τύπος σας με τον χειρισμό σφαλμάτων θα πρέπει να είναι ο εξής.

=IFERROR(INDEX(GeekPageList, ROWS($A$1:A1)),"")

Βήμα 21: Αυτό είναι. Το σφάλμα αντιμετωπίζεται πλέον τέλεια. Δεν θα λαμβάνετε πλέον σφάλματα τιμών στη λίστα ονομάτων αρχείων σας. Απολαμβάνω!

Σημείωση: Σημειώστε ότι το αρχείο αυτοματισμού, theGeekPageAutomation.xlsx, περιλαμβάνεται επίσης στη λίστα αρχείων καθώς βρίσκεται στην ίδια τοποθεσία. Μπορείτε να διαγράψετε με μη αυτόματο τρόπο το όνομα του αρχείου αυτοματισμού από τη λίστα, εάν δεν θέλετε να υπάρχει στη λίστα ονομάτων αρχείων.

Ενότητα 2: Τρόπος λήψης της λίστας ονομάτων αρχείων με συγκεκριμένες επεκτάσεις μέσα σε έναν φάκελο

Τώρα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε μόνο τη λίστα ονομάτων αρχείων με μια συγκεκριμένη επέκταση. Σε αυτήν την περίπτωση, το μόνο που χρειάζεστε είναι μια μικρή προσαρμογή, ας δούμε τι είναι στα επόμενα βήματα.

Σημειώστε ότι πριν προχωρήσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε ολοκληρώσει όλα τα βήματα που αναφέρονται στην Ενότητα 1.

Βήμα 1: Εάν χρειάζεστε μόνο το docx λίστα ονομάτων αρχείων και, στη συνέχεια, στο Α'1 κελί, αντί να βάλουμε ένα απλό αστερίσκος σημάδι, *, πρέπει να βάλετε *docx*. Ανατρέξτε στο στιγμιότυπο οθόνης παρακάτω.

Ναι, αυτό θα ήταν όλο. Απλά χτυπήστε το Εισαγω κλειδί και στη στήλη σι, θα έχετε τη λίστα των docx μόνο αρχεία.

Βήμα 2: Ομοίως, εάν χρειάζεστε μόνο τη λίστα αρχείων κειμένου, τότε στο Α'1 κελί, στο τέλος, πληκτρολογήστε *κείμενο* αντί για έναν μόνο αστερίσκο. Χτύπα το Εισαγω κλειδί για να δείτε τα αποτελέσματα στη στήλη Β.

Βήμα 3: Ομοίως, αν θέλετε μόνο xlsx αρχεία, πληκτρολογήστε *xlsx* μετά το \ στο Α'1 κύτταρο.

Μπορείτε να δημιουργήσετε τη λίστα ονομάτων αρχείων οποιουδήποτε συγκεκριμένου τύπου επέκτασης όπως JPEG, PNG κ.λπ. με τον ίδιο τρόπο. Καλα να περνατε!

Πείτε μας στην ενότητα σχολίων εάν έχετε κολλήσει σε κάποιο από τα βήματα, είμαστε πάντα πρόθυμοι να σας βοηθήσουμε! Επίσης, μοιραστείτε το άρθρο με τους φίλους και την οικογένειά σας εάν το βρήκατε χρήσιμο.

Μείνετε συντονισμένοι για περισσότερες συναρπαστικές συμβουλές, κόλπα και άρθρα!