Θέλετε να μειώσετε το μέγεθος του εγγράφου του Word; Στις περισσότερες περιπτώσεις, το μέγεθος του αρχείου δεν αποτελεί πρόβλημα, καθώς δεν καταλαμβάνουν μεγάλο μέρος της μνήμης σας σε σύγκριση με παιχνίδια, βίντεο και άλλα μεγάλα αρχεία. Ωστόσο, εάν ανεβάζετε ένα έγγραφο word στο διαδίκτυο, στέλνοντάς το μέσω email θα πρέπει να μειώσετε το μέγεθός του.
Αυτό το άρθρο σάς διδάσκει πώς να μειώσετε το μέγεθος ενός εγγράφου Microsoft Word. Υπάρχουν διάφορες τεχνικές για την ελαχιστοποίηση του μεγέθους του εγγράφου. Η συμπίεση εικόνων είναι ο πιο δημοφιλής τρόπος για την ελαχιστοποίηση του μεγέθους των αρχείων word. Μπορείτε επίσης να αντιμετωπίσετε τεράστια έγγραφα με άλλους τρόπους, όπως αποθήκευση πολυμέσων και αρχείων Word σε άλλες μορφές, διαγραφή τυχόν εκδόσεων αυτόματης ανάκτησης και περιορισμός της χρήσης συγκεκριμένων λειτουργιών.
Πίνακας περιεχομένων
1. Μετατροπή του εγγράφου σε μορφή.docx
Οι νεότερες εκδόσεις των Εγγράφων του Word αποθηκεύονται σε Μορφές DOCX αντί για μορφή DOC, επειδή ο τύπος αρχείου DOCX συμπιέζει τα περιεχόμενα του εγγράφου σαν αρχείο ZIP, γεγονός που κάνει το έγγραφό σας μικρότερο. Ο ένας και μοναδικός λόγος που χρειάζεται να χρησιμοποιήσουμε το DOC είναι εάν χρειάζεστε συμβατότητα με παλαιότερα προγράμματα επεξεργασίας. Επομένως, κατά την αποθήκευση του εγγράφου σας, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το.docx μορφή για να το αποθηκεύσετε.
2. Συμπίεση εικόνων/εικόνων
1. Επιλέξτε την εικόνα που θέλετε να συμπιέσετε στο έγγραφό σας. Η καρτέλα Μορφή εικόνας γίνεται διαθέσιμη μόλις την επιλέξετε.
2. Στο Μορφή εικόνας καρτέλα, επιλέξτε Συμπίεση εικόνων.
3. Μόλις εμφανιστεί η καρτέλα Συμπίεση, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα και τέλος κάντε κλικ Εντάξει.
- Επιλέξτε το πλαίσιο ενάντια Διαγράψτε τις περικομμένες περιοχές της εικόνας.
- Επιλέξτε το κουμπί επιλογής ενάντια Χρήση Προεπιλεγμένης Ανάλυσης.
Με τη ρύθμιση αυτών των τιμών, αφαιρείται ο πρόσθετος χώρος και η ανάλυση καθορίζεται για όλες τις εικόνες που χρησιμοποιούνται στο έγγραφο.
3. Αποθήκευση εικόνων σε χαμηλότερη ανάλυση
1. Κάντε κλικ στο Αρχείο > Επιλογές.
2. Κάντε κλικ στο Για προχωρημένους > Μέγεθος και ποιότητα εικόνας.
Σε αυτήν την ενότητα, σημειώστε το πλαίσιο ενάντια Απόρριψη δεδομένων επεξεργασίας και ορίστε την προεπιλεγμένη ανάλυση σε 150 ppi.
4. Μην ενσωματώνετε γραμματοσειρές
Οι ενσωματωμένες γραμματοσειρές θα επιτρέπουν στους χρήστες να διαβάζουν ή να εκτυπώνουν το έγγραφό σας με τις γραμματοσειρές που γράφατε, ακόμα και όταν το σύστημά τους δεν τις υποστηρίζει. Αυτό θα αυξήσει επίσης το μέγεθος του εγγράφου σας.
1. Ανοιχτό Αρχείο > Επιλογές > Αποθήκευση.
2. Κάντε κύλιση προς τα κάτω για να επιλέξετε Διατηρήστε την πιστότητα κατά την αποθήκευση αυτού του εγγράφου. Σε αυτήν την ενότητα, μην τσεκάρετε το πλαίσιο ενάντια στις γραμματοσειρές ενσωμάτωσης στο αρχείο.
5. Εισαγάγετε εικόνες αντί για αντιγραφή και επικόλληση
Η εισαγωγή της εικόνας στο έγγραφο αντί της αντιγραφής βοηθά στη μείωση του μεγέθους του εγγράφου. Όταν αντιγράφετε, η εικόνα μπορεί να χάσει τη συμπίεση, να φέρει και άλλα δεδομένα και να αλλάξει τον τύπο αρχείου. Για να εισαγάγετε την εικόνα ακολουθήστε
1. Κάντε κλικ στο Εισαγωγή > Εικόνες.
2. Επιλέξτε την εικόνα που θέλετε να εισαγάγετε και κάντε κλικ Εισάγετε ή μπορείτε απλά διπλό κλικ στην εικόνα για να την εισαγάγετε.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Μπορείτε απλώς να επεξεργαστείτε τις εικόνες σας σε άλλο πρόγραμμα επεξεργασίας προτού τις αποθηκεύσετε στο σύστημά σας και να τις χρησιμοποιήσετε ανάλογα στην εργασία σας. Αυτό βοηθά επίσης στη μείωση του μεγέθους του εγγράφου.
6. Εκδόσεις αυτόματης ανάκτησης
1. Κάντε κλικ στο Αρχείο > Επιλογές.
2. Κάντε κλικ στο Αποθήκευση > Αποθήκευση εγγράφων
- Εάν θέλετε να διαγράψετε τις Πληροφορίες αυτόματης ανάκτησης καταργήστε την επιλογή το κουτί δίπλα του. Με αυτήν την ενέργεια, δεν μπορούμε να ανακτήσουμε το έγγραφο όποτε χρειάζεται.
- Έτσι, μπορείτε απλώς να αυξήσετε τον χρόνο. Μπορείτε να το αλλάξετε από 10 λεπτά σε 20 λεπτά.
7. Απενεργοποίηση μικρογραφιών
1.Κάντε κλικ Αρχείο > Πληροφορίες > Ιδιότητες ( Για προχωρημένους)
2. Σύμφωνα με το Περίληψη αυτί, καταργήστε την επιλογή το πλαίσιο Αποθήκευση μικρογραφιών και πατήστε Εντάξει.
8. Διακοπή/Μετατροπή Ενσωμάτωση αντικειμένων
Εάν συμπεριλάβετε αντικείμενα όπως τα φύλλα εργασίας του Excel στα Έγγραφά σας, το μέγεθος αυξάνεται. Διακόψτε το μέγιστο αυτή την ενσωμάτωση εάν θέλετε να μειώσετε το μέγεθος.
Εάν απαιτείται ενσωμάτωση, τότε πρέπει να τη μετατρέψετε σε εικόνα. Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε ένα ενσωματωμένο στοιχείο και πατήστε Cltr+ Shift + F9.
9. Αφαίρεση κρυφών πληροφοριών από το έγγραφο
1. Κάντε κλικ Αρχείο > Πληροφορίες > Έλεγχος για ζητήματα.
2. κάντε κλικ στο Επιθεωρώ.
3. Κάντε κλικ στο Αφαίρεση όλων και Κλείσε.
10. Αντί για μη αυτόματη μορφοποίηση, εφαρμόστε στυλ
Σε ένα έγγραφο του Word, όσο περισσότερη μη αυτόματη ή άμεση μορφοποίηση εφαρμόζετε, τόσο μεγαλύτερο θα γίνεται. Αυτό είναι ένα τεράστιο πρόβλημα όταν έχουμε να κάνουμε με μεγάλα χαρτιά. Για να μειώσετε το μέγεθος του αρχείου και να αυτοματοποιήσετε τη μορφοποίηση, χρησιμοποιήστε στυλ όσο το δυνατόν περισσότερο.
Για παράδειγμα, εξετάστε το ενδεχόμενο να χρησιμοποιήσετε ένα στυλ αντί για 14 σημεία, έντονη γραφή και μπλε για να δημιουργήσετε μια κεφαλίδα.
Για να χρησιμοποιήσετε ένα στυλ, απλώς επιλέξτε το κείμενο και εφαρμόστε οποιοδήποτε στυλ θέλετε Στυλ Παρούσα ομάδα στο Σπίτι αυτί.
Για να τροποποιήσετε το στυλ που χρησιμοποιείτε, απλώς κάντε δεξί κλικ πάνω Στυλ
11. Αποθηκεύστε ένα αντίγραφο του εγγράφου
Τέλος, μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα αντίγραφο του εγγράφου word σε μορφή RTF ( Μορφή εμπλουτισμένου κειμένου ) ή μορφή PDF και μπορείτε επίσης να αντιγράψετε ολόκληρο το κείμενο και να το επικολλήσετε σε ένα ολοκαίνουργιο έγγραφο.
Όλα αυτά αφορούν τη μείωση του μεγέθους του εγγράφου Microsoft Word.
Ελπίζω αυτό το άρθρο να είναι χρήσιμο.
Ευχαριστώ για την ανάγνωση.