Ved Nimisha V S
Sammenlign og kombiner er to meget nyttige funktioner i Microsoft Word men sjældent brugt af de fleste af os på grund af vores uvidende om disse funktioner. Disse funktioner lader os sammenligne to dokumenter og finde forskellen mellem dem. Så lad os først se nogle situationer i vores daglige værker, hvor vi finder deres brug.
I nogle tilfælde kan vi have forskellige versioner af det samme dokument. Vi skal muligvis sammenligne disse forskellige versioner for at se ændringerne mellem dem. Eller det kan være nødvendigt at vi kombinerer dem for at generere en endelig kopi af dokumentet. Ved hjælp af sammenligningsfunktionen kan vi undersøge de ændringer, der er foretaget på hver linje, selv inklusive en ændring i det hvide rum. Også en anden anvendelse af disse funktioner kommer i vores CV-forberedelse. Vi har normalt mere end en kopi af Genoptag forberedt til forskellige formål eller modificeret over tid. Til tider, hvis du vil sammenligne eller kombinere to eksemplarer for at oprette et opdateret CV, kan funktionen sammenligne og kombinere være til stor nytte.
Ved første øjekast kan det se ud til, at disse to funktioner er ens. Men de har forskellige funktioner. Kombineringsfunktionen giver os faktisk mulighed for at finde, hvem der har foretaget hvilke ændringer i et dokument ud over blot at markere ændringerne. Men sammenligningsfunktionen sammenligner kun forskellene i indhold mellem to dokumenter.
Lad os nu se, hvordan vi kan bruge disse funktioner.
Sammenligning af dokumenter i Word
1. Åbn Word, og du kan finde Sammenligne indstilling under fanen gennemgang. Klik på Sammenligne.
2.Vælg nu fra menuen Sammenligne mulighed for at sammenligne to dokumenter.
3.Nu vises dialogboksen Sammenlign dokumenter. Vi skal vælge de to dokumenter, der skal sammenlignes. Vælg et originaldokument og et revideret dokument. Under sammenligningsindstillingerne har vi forskellige muligheder, der kan kontrolleres i henhold til vores præferencer. Ændringerne kan sammenlignes på ord- eller tegnniveau. Det er bedre at vælge muligheden for at vise ændringerne i et nyt dokument for at undgå at rode med de originale dokumenter.
4. Når du klikker på OK, får vi et nyt dokument, hvor forskellene er markeret. I sidelinjen kan vi se antallet af indsættelser, sletninger, bevægelser og formateringsændringer. Hver ændring markeres og forklares godt. I det nye dokument slettes tekst, tekst, rød understreget tekst tilføjes, og grøn tekst flyttes.
5. Som standard får vi den originale kopi af dokumentet valgt og vist i højre panel. Vi kan rulle ned i det originale dokument i højre panel, og det nye dokument med de markerede ændringer vil rulle sammen i overensstemmelse hermed. Men vi har en anden mulighed for at skjule det originale dokument. Vi kan vælge denne indstilling fra gennemgangsfanen. Gå til Sammenlign indstilling i gennemgangsfanen -> Vis kildedokumenter-> vælg Skjul kildedokument.
6. Vælg nu indstillingen Balloner i fanen Sporing og klik på Vis revisioner i balloner.
Nu i højre panel kan vi se revisionerne i dokumentet markeret i detaljer i formular til meddelelse om ballon. Dette giver en lettere gennemgang af ændringer i dokumenterne.
7.Hvis du vil have en endelig kopi af dokumentet fra den originale og reviderede kopi, kan du gøre det let ved at redigere det nye dokument med alle de markerede ændringer. Ved enhver ændring skal du bare højreklikke på linjen og vælge, om du vil acceptere eller afvise ændringen. Således kan vi tilføje de ønskede ændringer og kassere de ændringer, der ikke kræves for at oprette en endelig kopi af dokumentet.
Kombination af dokumenter i Word
Kombiner funktion fungerer lignende at sammenligne. Vi har allerede set forskellen i deres funktioner. Kombiner kan bruges til at flette to versioner af et dokument for at oprette en endelig kopi af dokumentet. Når vi bruger kombinere til at generere et nyt dokument, bliver alle ændringer i det reviderede dokument sporet ændringer identificeret af de forfattere, der foretog ændringerne.
Lad os nu se, hvordan du bruger kombinationsfunktionen:
1. I sammenligningsfanen skal du vælge Sammenlign indstilling og klikke på Kombiner.
2. Vælg den originale og reviderede kopi af de dokumenter, der skal kombineres, i dialogboksen Kombiner. Juster indstillingerne efter dine præferencer, og klik på OK.
Herefter får du det samme layout som før i sammenligningsindstillingen. Du kan se ændringerne, højreklikke på dem og vælge, om du vil acceptere eller afvise ændringen. Således kan det reviderede nye dokument genereres.
Håber du har en klar idé om sammenligne og kombinere funktionaliteter. Brug disse nyttige funktioner til at gøre dine arbejder lettere og spare tid.
