Как да създадете PST файл в Outlook

Лесен начин за създаване на резервно копие на вашите имейли с PST файлове

Ако използвате Microsoft Outlook, може да сте се натъкнали на ситуация, когато трябва да създадете PST файл. Вероятно ви е свършило мястото, искате резервно копие или просто създайте преносим архив на вашата информация.

Създаването на PST файл ще ви позволи да направите това и ако сте се чудили как да го направите, попаднали сте на правилното място.

Какво е PST файл в Outlook?

PST означава Персонална таблица за съхранение. Това е файлов формат, използван за съхраняване на данни в Microsoft Outlook. Може да се използва за съхраняване на имейли, контакти в адресната книга и записи в календара.

Този файл се създава автоматично, когато добавите имейл акаунт и го улеснява

архивирайте вашите данни. Ако имате няколко акаунта, настроени в Outlook, всеки от тях ще има своя лична папка на вашия компютър, при условие че е IMAP или POP3 акаунт.

Файловете с данни се съхраняват на сървъра за базирани на сървър акаунти като Microsoft 365, Exchange и Outlook.com. Техните офлайн файлове се съхраняват на вашия компютър в OST формат.

Местоположението по подразбиране за този файл варира в зависимост от вашата версия на Windows, така че за по-новите версии на Windows 11 вероятно ще го намерите по следния път, освен ако не сте го променили ръчно: C:\Users\UserName\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Как да запазя имейл на Outlook като PST файл?

1. Стартирайте вашето приложение Outlook.
2. Щракнете с десния бутон върху вашия Входяща кутия папка или всяка друга и изберете Нова папка.
3. Въведете име за новосъздадената папка.
4. Върнете се във входящата си кутия, отворете имейл съобщението и го плъзнете в папката, която сте създали в 3 по-горе.
5. Кликнете върху Файл раздел в горния ляв панел, изберете Отваряне и експортиранеи в падащото меню изберете Внос износ.
6. Хит Експортиранекъм файл и щракнете Следващия.
7. Кликнете върху Файл с данни на Outlook и удари Следващия.
8. Изберете папката, създадена в 3 по-горе, и щракнете Следващия.
9. Кликнете върху Прегледайте за да изберете местоположение на папка за запазване на PST файла, след което натиснете завършек.

Основната причина, поради която хората използват този тип файлове, е да запазят имейлите си от загуба или повреда. Неочаквани събития като кражба на данни или хардуерен срив могат да причинят проблеми с Outlook, поради което те се превръщат в предпазна мрежа.

Лошото обаче надделява над доброто. Тъй като този тип файл е необичаен, не можете просто да получите достъп до съдържанието му друг имейл клиент без първо да го конвертирате. Може също да срещнете проблеми със съвместимостта, когато не може да отвори PST файл създадени в по-стари версии на Outlook.

Друг недостатък е, че те не могат да се търсят, освен ако не ги индексирате или конвертирате в друг формат. Ще продължите да получавате PST не може да бъде намерен съобщение за грешка, въпреки че сте го създали.

Най-добрият начин да гарантирате, че вашите файлове с данни в Outlook се съхраняват във формат, който може да бъде прочетен от бъдещи версии на Microsoft Office Outlook е да ги запишете в по-удобен файлов формат, като EML файл вместо a PST.

Как да създам PST файл в Outlook?

1. Използвайте вградените настройки на Outlook

1. Стартирайте вашето приложение Outlook.
2. Кликнете върху Нови предмети опция, изберете Още артикули от падащото меню и Файл с данни на Outlook от изскачащото меню.
3. Въведете име в полето за име на файл. Проверете Добавяне на незадължителна парола ако искате да защитите файла с парола, натиснете Добре.
4. Следвайте подканите, за да създадете идентификационните данни за сигурност в следващата подкана и натиснете Въведете.

2. Използвайте функцията за импортиране и експортиране

1. Стартирайте вашето приложение Outlook.
2. Кликнете върху Файл меню в горния ляв панел, изберете Отваряне и експортиранеи щракнете върху Внос износ.
3. Хит Експортиране във файл и щракнете Следващия.
4. Кликнете върху Файл с данни на Outlook (.pst) и удари Следващия.
5. Изберете всички папки, от които искате да създадете PST файлове, и щракнете Следващия.
6. След това щракнете върху Прегледайте за да изберете местоположение на папка за запазване, след което натиснете завършек.

Важно е да се отбележи, че по-новите акаунти в Outlook като IMAP, Microsoft Exchange Server и Outlook.com използват OST формат. Това обаче не означава, че не можете да създавате PST файлове. Ще трябва да използвате метода за експортиране, за да постигнете това.

Прочетете повече по тази тема

• Как да създадете единен изглед на входящата кутия в Outlook
• Как да активирате и използвате Copilot в Outlook [Лесни стъпки]
• Как да добавите и видите GIF от имейл на Outlook
• Как да импортирате контакти от Outlook в iPhone
• Как да импортирате iCalendar (.ics) в Outlook

1. Стартирайте вашето приложение Outlook.
2. Кликнете върху Файл раздела, след което изберете Информация.
3. Навигирайте до Инструменти за почистванеи в падащото меню изберете Архив.
4. Отметнете всички папки, които искате да експортирате от списъка с папки, след което натиснете Прегледайте за да настроите местоположението на PST файла на Outlook и натиснете Добре.

4. Използвайте настройките на акаунта

1. Стартирайте вашето приложение Outlook.
2. Навигирайте до Файлменю в горния ляв панел и щракнете върху Информация.
3. Кликнете върху Настройки на акаунта и изберете Настройки на акаунта.
4. В Настройки на акаунта диалогов прозорец, навигирайте до Файлове с данни и щракнете върху Добавете бутон.
5. Изберете име за този файл и под типа на файла изберете .pst, след което удари Добре.

Когато шифровате PST файлове, те могат да се отварят само с парола. Това помага да се запази чувствителната информация в безопасност от любопитни очи, особено при използване на споделени компютри.

С времето, когато натрупате много имейли, събития в календара и други данни, вашият PST файл може да стане твърде голям и да доведе до влошаване на производителността. Рисковете от наличието на a повреден PST файл също са по-високи при такъв обемен файл.

Това ви налага да намалете размера на PST файла за да поеме отговорността за вашето хранилище и да сведе до минимум всякакви сривове на приложения.

Ако използвате много стара версия на Microsoft Office, възможно е вашата инсталация на Outlook да не поддържа PST файлове. В този случай няма да видите никакви опции за импортиране на PST файлове в Outlook. Ако случаят е такъв, препоръчваме да надстроите до версия, която го прави.

С опциите, обсъдени по-горе, не трябва да имате проблеми със създаването на PST файл в пощата на Outlook. Просто не забравяйте архивирайте вашите данни в Outlook преди да създадете PST файл.

Уведомете ни кой метод намирате за лесен за следване в секцията за коментари по-долу.