Изпращайте имейли във време по ваш избор, като приложите тези настройки
- Можете да отложите изпращането на имейли в Outlook, ако искате да ги изпратите в предпочитано време.
- Ето информация как да го направите от браузъра или настолното си приложение.
Не мразите ли просто, когато веднага натиснете изпращане на имейл и изведнъж си спомните, че сте забравили да добавите нечий имейл адрес? Е, това може да е нещо от миналото с функцията за забавяне на имейл на Outlook.
Грешките не са единствената причина, поради която потребителите на имейли избират да забавят имейлите. Повечето имейл клиенти имат бутон за автоматично изпращане, но изпращането на имейл съобщения в точното време се счита за правилен имейл етикет.
Използвайки тази проста функция за планиране, можете да спечелите няколко точки с шефа си за спазване на времето.
Как мога да забавя изпращането на отделен имейл в Outlook?
1. Използвайте десктоп версията на Outlook
- Стартирайте пощата си в Outlook от вашия работен плот или я потърсете от списъка с приложения.
- Кликнете върху Нова поща и в прозореца за съставяне на имейл попълнете всички необходими подробности, за да съставите нов имейл или да отговорите на вече съществуващ имейл от вашата входяща кутия.
- Навигирайте до Настроики раздел и изберете Забавяне на доставката.
- Отидете на Опции за доставка раздел, отбележете Не доставяйте преди отметка, изберете времевата рамка и след това щракнете Близо.
- След като излезете от този прозорец, можете да продължите да пишете съобщението си и да натиснете изпращане. След това ще бъде във вашата изходяща поща до планираното време за доставка.
- Ако желаете да редактирате времето за доставка, можете да следвате горните стъпки и да коригирате времето. За да го деактивирате, изчистете Не доставяйте преди отметка.
2. Използвайте версията на браузъра Outlook
- Отворете браузъра си и влезте във вашата поща в Outlook и щракнете върху Нова поща опция в лентата на задачите в горната част.
- Попълнете необходимите записи за получателя, темата и напишете съобщението в имейл прозореца.
- Кликнете върху падащата стрелка до Изпратете опция и изберете Планирайте изпращане.
- Ще се появи нов прозорец, където можете да зададете персонализирана дата и час, когато искате вашето съобщение да бъде доставено.
В случай имейлите не се изпращат във вашия имейл в Outlook, вижте нашата подробна статия за това какво да направите.
За съжаление опцията за забавяне или планиране на имейл в мобилните версии на Outlook не е налична. Единственото заобиколно решение е да използвате мобилния си браузър и да преминете към настолната версия, за да активирате тази функция.
Как мога да забавя изпращането на всички имейли в Outlook?
- Стартирайте настолното си приложение Outlook и щракнете върху Файл раздел.
- Изберете правилаи щракнете върху Управление на правила и сигнали в падащото меню.
- А Правила и сигнали ще се отвори прозорец. Кликнете върху Правила за имейл раздел и изберете Ново правило.
- Отидете на Започнете от празно правило раздел, щракнете върху Прилагане на правило към съобщенията, които изпращам опция и удар Следващия.
- Ще се появи нов диалогов прозорец с опции за планиране на имейлите, които искате да забавите.
- След като щракнете върху някоя от тези опции, стандартното забавяне за всички съобщения няма да се прилага. Затова игнорирайте всички тези правила и просто щракнете върху Следващия.
- В следващите Съветник за правила изскачащ прозорец, отбележете отлагане на доставката с няколко минути квадратчето за отметка, за да зададете правилото за забавяне на изпращане на Outlook.
- След това преминете към Стъпка 2: къмРедактирайте описанието на правилото(щракнете върху подчертана стойност) на дъното. Тук ще определите броя минути, както е посочено в 7 по-горе. Щракнете върху текста с хипервръзка, който ще отвори малък диалогов прозорец, където можете да посочите периода от време, за който искате да отложите имейла, като след това натиснете Добре тогава Следващия.
- Завършете настройката на правилото, като попълните секцията Посочете име за това правило, в случай че искате да създадете повече правила в бъдеще, за да избегнете объркване.
- Уверете се, че сте проверили Включете това правило и след това щракнете върху Завършек.
- Ако имате няколко акаунта в Outlook и искате да приложите едно и също правило за забавяне на имейл, проверете също Създайте това правило за всички акаунти кутия.
- Щракнете върху завършек бутон и диалогов прозорец за потвърждение, който се появява, за да завършите настройката. Сега всичките ви съобщения ще останат в папката "Изходящи" до планираното им време.
- Ако искате да пренасрочите доставката на имейли в Outlook, просто отидете на вашите изходящи имейли. Тук можете отново да редактирате квадратчето за отметка за минути.
В случай, че имейл планирането не работи, и имейлите са заседнали в изходящата ви кутия след изтичане на времето за доставка имаме статия какво да правим.
- Как да запазите календарите на Outlook избрани
- Как да използвате папки за търсене в Outlook
- Как да скриете завършени задачи в Outlook
Как мога да деактивирам или планирам автоматично изпращане/получаване в Outlook?
- Стартирайте вашето приложение Outlook, изберете Файл, и под Настроики меню, щракнете върху Разширено.
- Отидете на Изпращане и получаване и премахнете отметката от Изпращане незабавно при свързване кутия.
- Кликнете върху Изпращане/получаване опция и в изскачащия прозорец, който се показва, премахнете отметката от Планирайте автоматично изпращане/получаване на всеки … минути и Извършване на автоматично изпращане/получаване при излизане кутии.
- Сега щракнете върху Близо за да запазите тези настройки.
- От тук ще трябва само да натиснете F9 когато сте готови да изпратите тези съобщения.
- За да планирате опцията за автоматично изпращане/получаване, следвайте горните стъпки, но в стъпка 3 не забравяйте да проверите Планирайте автоматично изпращане/получаване на всеки... минути, след това коригирайте времето за изпращане на имейл до интервал, който ви харесва.
Единственият недостатък на тази опция за доставка на имейл е, че може да пропуснете важни съобщения, особено когато вашият входящата кутия не се актуализира поради проблеми с връзката.
Следващия път, когато имате наистина важен имейл или съобщение, което не искате да попадне във входящата кутия твърде скоро, добавете допълнително забавяне към времето за изпращане, като използвате стъпките, описани по-горе.
Надяваме се, че това ви доближава една стъпка по-близо до по-добра производителност на имейлите. Вместо да държите имейлите си в папката с чернови за дълги периоди от време, опитайте да ги насрочите.
Може също да искате да проверите други модерни имейл клиенти с имейл планировчици и вижте какво предлагат. Ще се възползвате не само от по-изчистен интерфейс, но и от автоматичен отговор извън офиса и шаблони за имейл, наред с други функции.
Това е всичко за тази статия, но ще се радваме да чуем повече от вас. Коя опция за планиране на имейл предпочитате и защо? Пуснете ни коментар по-долу.
