Как мога да копирам списъка с присъстващи от срещите в Outlook?

Всичко, от което се нуждаете, за да копирате вашите участници в Outlook към друга заявка

Изпращането на заявки за среща до хора в Outlook е толкова лесно, колкото и да е. Той ви позволява да наблюдавате отговорите на присъстващите, наред с други предимства.

Но какво се случва, ако трябва да копирате списъка с участници от една среща на Outlook в друга, за да изпратите нова покана за среща? Е, това е много просто и ние ще ви покажем как да го направите и много повече в това подробно ръководство.

Как да експортирам участници в среща в Excel?

Експортирането на участници в срещата в Excel е доста просто и директно, тъй като трябва само да копирате и поставите имейл адресите и състоянието на отговор на поканените.

Все пак трябва да го филтрирате и сортирате. Ще обясним всичко това в следващия раздел на това ръководство.

Как да копирам списъка на присъстващите от среща на екип?

1. Щракнете с десния бутон, за да копирате

1. Стартирайте Outlook и щракнете върху Календар икона в левия прозорец.
2. Щракнете върху датата на срещата, от която искате да копирате присъстващите, в календара и щракнете двукратно върху поканата за среща от дясната страна на прозореца.
   
3. Сега щракнете Да се поле в новоотворения прозорец на срещата.
4. Натисни Ctrl ключ + А за да изберете всички присъстващи, и щракнете с десния бутон върху полето.
5. Накрая изберете копие опция и поставете присъстващите в новата среща, където имате нужда от тях.
   

Ако искате да копирате само списъка с участници в събрание от покана за събрание в Outlook без техните отговори, можете да направите това, като просто щракнете с десния бутон върху полето До и го поставите в срещата заявки.

2. Използвайте Копиране на състоянието в клипборда

1. Стартирайте Outlook и отворете оригиналната среща, от която искате да копирате поканените.
2. Щракнете върху Проследяване бутон.
3. Сега изберете Копиране на състоянието в клипборда.
   
4. Стартирайте Excel и създайте нов работен лист.
5. След това изберете A1 клетка и натиснете Ctrl ключ + V за поставяне на присъстващите и техните отговори.
   
6. Оттук щракнете върху Данни раздел в горната част.
7. Кликнете Филтър, последвано от стрелката надолу до Отговор.
   
8. Изберете параметъра, с който да филтрирате от отговорите (приет, отказан или без отговор) и щракнете върху Добре. Сега трябва да имате само филтрираните участници.
9. Накрая копирайте присъстващите и ги поставете в поканата за събрание, за да имате нужда от тях в Outlook.

Ако трябва да копирате участници от покана за среща в Outlook въз основа на техните отговори, това е методът, който трябва да използвате. С това можете вижте участниците в срещата за да препратите последващия имейл, преди да го изпратите.

Прочетете повече по тази тема

• Календарът на Outlook не позволява редакции: 3 начина да го коригирате
• 2 начина за извикване и повторно изпращане на имейл в Outlook
• Как да създадете и използвате категории в Outlook: Увеличете вашата производителност

3. Копирайте с Outlook VBA

1. Стартирайте Outlook и натиснете Alt ключ + F11 за да отворите VBA редактора.
2. Кликнете Поставете в горната част и изберете Модул.
   
3. Сега копирайте и поставете примерния код по-долу там: Sub CopySpecificAttendees()
Dim olSel As Selection
Dim olItem As AppointmentItem
Dim olAttendees As Recipients
Dim obj As Object
Dim strAddrs As String
Dim DataObj As MSForms.DataObject
Set DataObj = New MSForms.DataObject
Set olSel = Outlook.Application.ActiveExplorer.Selection
Set olItem = olSel.Item(1)
Set olAttendees = olItem.Recipients
For Each obj In olAttendees
'To copy the attendees who have accepted the meeting request
If obj.MeetingResponseStatus = olResponseAccepted Then
'To copy who declined - "If olAttendee.MeetingResponseStatus = olResponseDeclined Then"
'To copy who haven't respond - "If olAttendee.MeetingResponseStatus = olResponseNone" Then
strAddrs = strAddrs & ";" & obj.Address
DataObj.SetText strAddrs
DataObj.PutInClipboard
End If
Next
End Sub
4. След това се върнете в прозореца на Outlook и щракнете върху Файл раздел.
5. След това изберете Настроики в левия прозорец.
   
6. Кликнете Лента с инструменти за бърз достъп.
7. Оттук щракнете върху Изберете команди от падащото меню и изберете Макроси.
8. Изберете макроса.
   
9. Щракнете върху Добавете бутон.
10. След това щракнете върху Добре бутон, за да го добавите.
    
11. Сега отидете в календара си и щракнете върху срещата, за да копирате присъстващите.
12. Щракнете върху иконата на макрос в горната част. Това ще помогне за копиране на подробностите за срещата.
13. Накрая създайте новата заявка за среща, щракнете върху Да се поле и натиснете Ctrl + V. Присъстващите ще бъдат поставени там автоматично.

Ако искате един вид автоматизиран метод за копиране на присъстващи от вашите покани за срещи в Outlook, това е решението. Винаги можете да използвате създадения макрос, за да копирате подробностите за срещата и присъстващите по всяко време.

Как да отпечатате списъка на присъстващите в Outlook

1. Отидете до вашия Календар в Outlook и отворете поканата за събрание, от която да отпечатате участниците.
   
2. Сега щракнете Проследяване в Среща раздел.
3. Изберете Копиране на състоянието в клипборда от контекстното меню.
   
4. След това отворете нов документ на Word и поставете списъка с присъстващите там.
5. Накрая натиснете Ctrl + П за печат.

Ако някога се наложи да отпечатате подробности за вашата среща, включително поканени за среща и отговори, стъпките по-горе ще ви помогнат да свършите работата.

Стигнахме до края на това подробно ръководство за това как да копирате присъстващите на събрание в Outlook изцяло в нова заявка. С опциите по-горе можете да копирате всички участници в конкретна заявка за среща или да ги изберете въз основа на техните отговори.

Това ще бъде особено полезно, ако някога се наложи препратете поканата си за среща като напомняне за определена група хора.

Така че, трябва да нямате проблеми с вашата среща в Outlook планиране и напомняне с предоставената информация.